Podatnik, który dokona rejestracji w systemie KSeF, będzie mógł wystawiać, przesyłać do kontrahentów i archiwizować faktury ustrukturyzowane, jeżeli oni uprzednio wyrażą na to zgodę. Począwszy od 1 lutego 2026 roku, niemal wszyscy podatnicy z wyjątkiem konsumentów będą zobligowani do stosowania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Czy do tej grupy zaliczają się także stowarzyszenia? Czy obowiązkowy będzie KSeF w stowarzyszeniu?
Czym jest Krajowy System e-Faktur i kto może z niego korzystać?
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF to elektroniczny system, który jest prowadzony i zarządzany przez Krajową Administrację Skarbową, a konkretnie przez Szefa KAS. System ten ma wiele zadań, a podstawowym jest umożliwienie wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych oraz zautomatyzowanego wysyłania do odbiorcy, a także przechowywania tych dokumentów transakcyjnych. Zatem przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury, które automatycznie są przesyłane w KSeF do innego przedsiębiorcy.
Wystawienie i wysyłka w systemie KSeF nie musi odbywać się wyłącznie po zalogowaniu do niego. Przedsiębiorca może pobrać wtyczki umożliwiające integrację z nim swojego systemu księgowego.
Poza podstawowymi funkcjami KSeF realizuje jeszcze inne zadania, takie jak:
- standaryzacja jednolitej faktury;
- unikalny system rejestracji faktur – wszystkie faktury posiadają unikalne numery, rejestrowany przebieg wysyłki i odbioru faktur w KSeF;
- kontrola poprawności wystawiania faktur w KSeF;
- rozporządzanie utworzonymi uprawnieniami i uwierzytelnieniami;
- podgląd faktur KSeF;
- wystawianie faktur korygujących (z wyjątkiem not korygujących);
- powiadomienia o fakturach.
Należy podkreślić, że sama czynność otrzymywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu systemu KSeF wymaga wcześniejszej zgody odbiorcy.
Zgodnie z art. 106nb ustawy o VAT z KSeF mogą korzystać przedstawieni w poniższej tabeli podatnicy.
KSeF w stowarzyszeniu
W aktualnym stanie prawnym stosowanie KSeF jest wciąż dobrowolne.
Na stronie Ministerstwa Finansów w informacjach o KSeF można przeczytać, że 10 czerwca 2024 roku została opublikowana nowelizacja ustawy o VAT, która przesuwa obowiązek wystawiania e-faktur na 1 lutego 2026 roku. Zatem na razie to właśnie wtedy wejdzie w życie obowiązek stosowania KSeF.
Jeżeli do tego czasu nic się nie zmieni, to zobowiązanym do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF będą:
- czynni podatnicy VAT;
- podatnicy zwolnieni z VAT;
- podatnicy zarejestrowani w Polsce do procedury unijnej VAT OSS, którzy posiadają polski NIP.
W tym miejscu należałoby odnieść się jeszcze do art. 106ga ustawy o VAT, który ma obowiązywać właśnie od 1 lutego 2026 roku.
Zgodnie z tym przepisem obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie dotyczy niektórych przypadków.
W powyższych przypadkach podatnicy wciąż mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. Z kolei w przypadkach określonych w tabeli pod numerem 1 oraz 2 podatnicy mogą dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Patrząc na powyższe uregulowanie KSeF w stowarzyszeniu będzie obowiązkowy począwszy od 1 lutego 2026 roku i to zarówno dla stowarzyszeń będących podatnikami zwolnionymi z VAT, jak i czynnymi podatnikami VAT.
Zatem obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych (chyba że zostaną uchwalone zmiany w przepisach o KSeF) od 1 lutego 2026 roku dotyczy stowarzyszeń:
- realizujących tylko zadania statutowe (korzystających ze zwolnienia z VAT);
- wykonujących zadania statutowe i prowadzących działalność gospodarczą (korzystające ze zwolnienia z VAT);
- wykonujących zadania statutowe i prowadzących działalność gospodarczą, w ramach której sprzedaż jest opodatkowana podatkiem VAT;
- ewentualne pozostałe przypadki.
Obowiązek wystawiania faktur przy pomocy KSeF będą miały, począwszy od 1 lutego 2026 roku stowarzyszenia:
- nieprowadzące działalności gospodarczej (działalność statutowa);
- prowadzące działalność gospodarczą
– niezależnie od tego, czy będą czynnymi, czy zwolnionymi podatnikami VAT.