Zakup ubrań i akcesoriów roboczych dla przedsiębiorcy

Prowadzę własną działalność gospodarczą. Czy zakup ubrań i akcesoriów roboczych (np. rękawiczki, okulary ochronne itp.) mogę zaliczyć do kosztów firmowych?

Dariusz, Kłodzko

Zgodnie z art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT) wydatek uznany za koszt uzyskania przychodów (koszt firmowy) musi spełniać poniższe cechy:

1. być poniesiony na cele działalności gospodarczej;
2. zostać sfinansowany ze środków przedsiębiorcy;
3. nie może być zwrócony przedsiębiorcy w postaci dotacji, subwencji lub innych zwrotów o podobnym charakterze;
4. musi skutkować osiąganiem, zwiększeniem lub zabezpieczeniem przychodów;
5. pomiędzy wydatkiem a przychodem musi wystąpić związek bezpośredni albo pośredni;
6. musi być właściwie udokumentowany;
7. nie może wystąpić w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Dla uznania wydatku na nabycie odzieży roboczej za koszt uzyskania przychodu nie wystarczy faktura zakupu oraz samo stwierdzenie, że odzież ma charakter roboczy.

Podstawę oceny w tym przypadku stanowi zakres czynności wykonywanych przez przedsiębiorcę w prowadzonej działalności. Jeżeli faktycznie używanie odzieży ochronnej jest konieczne do zachowania warunków pracy zgodnie z zasadami BHP, to niewątpliwie wydatek taki spełnia wymogi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i jako koszt poniesiony w celu osiągnięcia przychodów oraz niepodlegający wyłączeniu na podstawie art. 23 tej samej ustawy, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Jednak, aby wydatki na zakup odzieży ochronnej czy obuwia mogły być zaliczone do kosztów podatkowych, muszą być one faktycznie robocze. Nie mogą zatem posiadać cech odzieży osobistej (np. zakup wizytowego obuwia czy garnituru). Odzież czy obuwie inne niż robocze mogą być uznane przez urząd skarbowy za służące zaspokojeniu prywatnych potrzeb i tym samym nie mogą stanowić kosztów firmowych.

Analiza, czy wydatek na odzież roboczą przedsiębiorcy niezatrudniającego pracowników może być kosztem uzyskania przychodów, wymaga też spojrzenia na rodzaj prowadzonej działalności.

Wiele rodzajów działalności, np. zakład stolarski, mechanik, ratownik medyczny, spawacz czy budowlaniec, wymaga wręcz zastosowania odzieży roboczej – ochronnej (BHP). Bez tego nie tylko zagrożone jest bezpieczeństwo wykonywania pracy, lecz także zdecydowanie spowalnia to, a wręcz niekiedy uniemożliwia realizację tej pracy.

Należy jednak podkreślić, że nawet gdy rodzaj działalności nie wymaga bezpośredniego stosowania odzieży ochronnej, to mimo to racjonalne uzasadnienie zakupu odzieży roboczej może przyczynić się do możliwości ujęcia wydatku na jej zakup w kosztach uzyskania przychodów.

Przykład 1.

Osoba fizyczna prowadząca działalność – zakład stolarski – zakupiła odzież roboczą (ochronną) w celu zapewnienia sobie bezpieczeństwa pracy, ale też właściwej wydajności pracy. W skład nabytej odzieży roboczej weszły: kurtka, kamizelka, spodnie, obuwie robocze, maska przeciwpyłowa, okulary ochronne.

Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów z uwagi na charakter zakupionej odzieży – stricte zapewniająca bezpieczeństwo i higienę pracy oraz pozbawiona cech odzieży osobistej.

Przykład 2.

Osoba fizyczna prowadząca działalność – zakład fryzjerski – nabyła odzież roboczą (ochronną) dla siebie, ale i dla klientów, w celu zapewnienia sobie i klientom bezpiecznej, higienicznej i wydajnej pracy. W skład zakupionej odzieży roboczej weszły: peleryny i rękawy fryzjerskie chroniące skórę i ubrania klientów przed kontaktami substancjami używanymi w zakładzie, fartuchy fryzjerskie, rękawice ochronne, ręczniki ochronne, podkładki pod nogi.

Przedsiębiorca ma prawo zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów z uwagi na charakter zakupionej odzieży – stricte zapewniająca bezpieczeństwo i higienę pracy oraz pozbawiona cech odzieży osobistej.

Powyższe potwierdza m.in. stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 lipca 2019 roku (sygn. 0115-KDIT3.4011.226.2019.1.JŁ). Stwierdzono w niej, że jak już wcześniej wskazano, sama faktura nie wystarczy do udowodnienia racjonalności poniesionego wydatku.

Dyrektor w ww. stanowisku uszczegółowił cechy wydatku uznanego za koszt uzyskania przychodu w kilku istotnych kwestiach:

• bezpośredni cel poniesienia przedmiotowych wydatków to prawidłowe wykonywanie działalności;
• precyzyjne wykonywanie zadań może istotnie wpływać na wysokość uzyskiwanych przychodów, dzięki dobrej opinii przedsiębiorca może bowiem utrzymać obecnych oraz uzyskać nowych klientów;
• dopasowanie niezbędności wydatku do rodzaju prowadzonej działalności;
• brak osobistego charakteru poniesionego wydatku;
• pozostałe kwestie.

Natomiast w uzasadnieniu do ww. interpretacji Dyrektor KIS stwierdza, że: „[…] Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Świadczy usługi geodezyjne zarówno dla firm, jak i dla osób fizycznych. Obecnie świadczy usługi dla firmy, która buduje wesołe miasteczko. Wytycza miejsca pod różne urządzenia w wesołym miasteczku. Codziennie jest obecny podczas budowy, gdyż wymagane jest precyzyjne wytyczenie miejsca, a następnie już na etapie budowy sprawdzenie, czy wszystko jest umiejscowione, jak należy. Wnioskodawca pracuje w różnych warunkach atmosferycznych i podczas zimy, opadów deszczu czy śniegu, w czasie mrozu i wiatru. Do pracy kupuje ochronną odzież roboczą: specjalne buty robocze, skarpety termoaktywne, spodnie, polary, kurtki, softshelle, koszulki. Ubrania kupowane są w sklepie z odzieżą roboczą. Odzież często ulega zniszczeniu, uszkodzeniu. Wnioskodawcy zdarza się rozerwać ją przez wystające na placu budowy różne druty, pręty. Zakupiona odzież wykorzystywana jest wyłącznie w prowadzonej przez Niego działalności gospodarczej.

W świetle powyższego stwierdzić należy, że w złożonym wniosku Wnioskodawca wykazał związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy ww. wydatkami a uzyskiwaniem przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Ponadto Wnioskodawca wskazał, wprost, że wydatki na wskazane we wniosku zakupy ponosił wyłącznie w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Co równie istotne, wydatki powyższe, jako niewskazane w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zostały przez ustawodawcę wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Zauważyć należy, że wydatki na zakup ochronnej odzieży roboczej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej jedynie w takim zakresie, w jakim racjonalnie jest to uzasadnione w tej działalności i wyłącznie pod warunkiem ich należytego udokumentowania. Jeżeli zatem bezpośrednim celem poniesienia przedmiotowych wydatków jest prawidłowe wykonywanie działalności, to wydatki te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże podkreślić należy, że wydatki te będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów tylko i wyłącznie w sytuacji, jeśli nie mają one charakteru osobistego, bowiem wydatki osobiste nie mają na celu uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, czy też zachowania lub zabezpieczenia tego źródła przychodu.

W konsekwencji wydatki ponoszone w celach prywatnych (osobistych) nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Jeżeli zatem bezpośrednim celem poniesienia przedmiotowych wydatków przez Wnioskodawcę jest precyzyjne wykonywanie świadczonych usług także w trudnych warunkach atmosferycznych (precyzyjne wykonywanie zadań może istotnie wpływać na wysokość uzyskiwanych przychodów, bowiem dzięki dobrej opinii przedsiębiorca może utrzymać obecnych oraz uzyskać nowych klientów), to wydatki te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. […]”.

Na koniec warto wspomnieć, że w przypadku obowiązku (także domniemania obowiązku) stosowania odzieży roboczej w kontekście wykonywania niektórych rodzajów działalności (czynności) warto sięgnąć do konkretnych przepisów prawnych i zweryfikować taki obowiązek. Przykładami takich przepisów prawnych są m.in.:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy;
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 roku w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy;
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2012 roku w sprawie rodzajów urządzeń technicznych podlegających dozorowi technicznemu;
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 21 października 2008 roku w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn;
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 5 sierpnia 2005 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy pracach związanych z narażeniem na hałas lub drgania mechaniczne;
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 2 lutego 2011 roku w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy;
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 marca 2000 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy ręcznych pracach transportowych;
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe;
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 czerwca 2016 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy pracach związanych z narażeniem na pole elektromagnetyczne;
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 22 kwietnia 2005 roku w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki;
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 12 czerwca 2018 roku w sprawie najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy;
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 30 października 2002 roku w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy;
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 30 grudnia 2004 roku w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem w miejscu pracy czynników chemicznych – tekst jednolity.