Tak, niedochodzenie należności od innej gminy z tytułu zwrotu kosztów wychowania przedszkolnego jest niezgodne z przepisami. Zaniechanie wystawiania not obciążeniowych wobec sąsiedniej gminy może stanowić naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Obowiązek ustalania należności

Z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.z.o.) wynika, że „jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania”. Ponadto w myśl art. 254 pkt 1 u.f.p. w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązują określone zasady gospodarki finansowej. Zgodnie z jedną z nich: „ustalanie, pobieranie i odprowadzanie dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego następuje na zasadach i w terminach wynikających z obowiązujących przepisów”.

Jak rozliczać koszty wychowania przedszkolnego dzieci spoza gminy – zasady i podstawy prawne

Zasady pokrywania kosztów nauki uczniów objętych wychowaniem przedszkolnym spoza terenu gminy regulują przepisy ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (dalej: u.f.z.o.). I tak w przypadku uczniów uczęszczających do przedszkoli:

► prowadzonych przez gminę: z art. 50 ust. 2 u.f.z.o. wynika, że „jeżeli do placówki wychowania przedszkolnego prowadzonej przez gminę uczęszcza uczeń objęty wychowaniem przedszkolnym do końca roku szkolnego w roku kalendarzowym, w którym kończy 6 lat, niebędący jej mieszkańcem, który nie jest uczniem niepełnosprawnym, gmina, której mieszkańcem jest ten uczeń, pokrywa koszty wychowania przedszkolnego tego ucznia w wysokości równej:

  • podstawowej kwocie dotacji dla przedszkoli (…),
  • podstawowej kwocie dotacji dla szkół podstawowych, w których zorganizowano oddział przedszkolny, o której mowa w art. 12 ust. 2, lub
  • podstawowej kwocie dotacji dla innych form wychowania przedszkolnego, określonej dla gminy, w której uczeń uczęszcza do placówki wychowania przedszkolnego (...)”.

Co istotne, powyższe kwoty pomniejsza się „o przewidzianą kwotę potrzeb oświatowych na ucznia określoną na dany rok budżetowy dla gminy prowadzącej placówkę wychowania przedszkolnego, do której uczęszcza ten uczeń”.

► prowadzonych przez inne podmioty: w myśl art. 51 ust. 1 u.f.z.o. „jeżeli do publicznego przedszkola, o którym mowa w art. 16 ust. 1 [chodzi o przedszkole prowadzone przez jednostki inne niż JST – red.], uczęszcza uczeń objęty wychowaniem przedszkolnym do końca roku szkolnego w roku kalendarzowym, w którym kończy 6 lat, niebędący mieszkańcem gminy dotującej to przedszkole, który nie jest uczniem niepełnosprawnym, gmina, której mieszkańcem jest ten uczeń, pokrywa koszty dotacji udzielonej zgodnie z art. 16 ust. 1, pomniejszonej o przewidzianą kwotę potrzeb oświatowych dla gminy dotującej na ucznia na dany rok budżetowy”.

Brak not obciążeniowych a naruszenie przepisów o rachunkowości i finansach publicznych

Istotne znaczenie w opisanej sytuacji ma również art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.), w myśl którego „do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym”. W wystąpieniu pokontrolnym Regionalna Izba Obrachunkowa w Kielcach z 18 kwietnia 2025 r. (znak WK.60.38.2024) za nieprawidłowe uznała, że „w roku szkolnym 2022/2023 nie wystawiono not obciążeniowych dotyczących zwrotu kosztów wychowania przedszkolnego związanych z uczęszczaniem dziecka z terenu gminy X … do przedszkola w Y”. RIO dodała, jest to naruszenie art. 42 ust. 5 i art. 254 pkt 1 u.f.p., w związku z art. 20 ust. 1 u.r.

We wniosku pokontrolnym izba nakazała: „ustalać w poszczególnych okresach sprawozdawczych przypadające jednostce sektora finansów publicznych należności pieniężne z tytułu zwrotu kosztów wychowania przedszkolnego za uczniów uczęszczających do przedszkoli, oddziałów przedszkolnych oraz punktów przedszkolnych na terenie gminy niebędących mieszkańcami tej gminy oraz terminowo podejmować w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzające do wykonania zobowiązania”.

Kiedy zaniechanie dochodzenia należności przez gminę narusza dyscyplinę finansów publicznych

Jak podkreśliła RIO, zaniechanie ustalania powyższych należności może wiązać się z odpowiedzialnością w trybie dyscypliny finansów publicznych. W myśl art. 5 pkt. 1 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest „nieustalenie należności Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub innej jednostki sektora finansów publicznych albo ustalenie takiej należności w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia”.

Zatem jeśli gmina nie podejmuje działań, aby ustalić i dochodzić należności z tytułu zwrotu kosztów wychowania przedszkolnego za dzieci z innej gminy, to wójt lub burmistrz musi liczyć się z odpowiedzialnością w trybie dyscypliny finansów publicznych. Oczywiście w praktyce, zanim miałoby to nastąpić, sprawa musiałaby zostać zgłoszona do rzecznika dyscypliny finansów publicznych, który jednak sam nie stosuje kar, lecz kieruje wniosek o ukaranie do komisji orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych. ©℗

Podstawa prawna

  • art. 42 ust. 5, art. 254 pkt 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1530; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 39)
  • art. 50 ust. 2, art. 51 ust. 1 ustawy z 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 439)
  • art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 1863)art. 5 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 104; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 497)