Absenteizm – kiedy nieobecności pracownika są problem dla pracodawcy

Z artykułu dowiesz się:

• Czym jest pracowniczy absenteizm i co to jest wskaźnik Bradforda?

• Dlaczego krótkie nieobecności mogą być bardziej szkodliwe dla organizacji, niż dłuższe?

• Jak można zarządzać absencją pracowników?

Absenteizm – co to jest?

Absencja to usprawiedliwiona lub też nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, której podstawowym skutkiem jest zmniejszenie ilości czasu świadczenia pracy przez pracownika. Dopuszczalny wymiar nieobecności regulują przepisy prawa pracy. Przyczyny absencji pracowniczej są różnorodne. Podstawowym kryterium rozróżnienia może być podział na nieobecności zamierzone (np. urlop wypoczynkowy) i niezamierzone (np. choroba, nagłe zdarzenie w rodzinie/w domu).

Przez absenteizm (ang. absenteeism) najczęściej rozumie się niepożądane zjawisko ciągłego uchylania się przez pracowników od wypełniania obowiązków poprzez ich częstą nieobecność w miejscu pracy.

Wskaźnik Bradforda

Wskaźnik Bradforda to narzędzie, które łączy informacje o częstotliwości i czasie trwania nieobecności. Przyjmuje się, iż wartość wskaźnika Bradforda do 250 punktów stanowi normę. Wyższe wyniki powinny być natomiast impulsem do monitorowania i analizy absencji danego pracownika, bądź grupy pracowników. Liczony jest według wzoru:

S² x D

‘S’ to liczba epizodów absencji w przyjętym okresie, np. 52 tygodni (innymi słowy ile razy pracownik był nieobecny).

‘D’ to całkowita ilość dni wolnych w przyjętym okresie (łączny wymiar nieobecności).

Przykład: Pan Adam w badanym okresie był nieobecny 3 razy a jego nieobecności trwały łącznie 20 dni (3² x 20 = 180). Jego wskaźnik Bradforda wynosi zatem 180. Absencja pana Krzysztofa w tym samym czasie również łącznie wyniosła 20 dni, z tym iż był on nieobecny 10 razy (10² x 20 = 2000). Wskaźnik Bradforda w przypadku pana Krzysztofa wynosi zatem 2000.

Jak widać powyżej, narzędzie to zwiększa wagę samego faktu wystąpienia nieobecności niż czasu jej trwania. Tym samym, im więcej choćby krótkich nieobecności tym wyższy wskaźnik Bradforda.

Krótkie nieobecności

Zgodnie z założeniem twórców wskaźnika Bradforda, ma on identyfikować te nieobecności, które powodują największe utrudnienia dla firmy. Według tej koncepcji krótkie i częste absencje, powodują niewspółmiernie większe zakłócenia w organizacji i wydajności pracy niż pojedyncze dłuższe nieobecności.

Krótkie i częste nieobecności dezorganizują pracę, zmuszają bowiem pracodawcę do każdorazowego reorganizowania pracy aby zapewnić ciągłość wykonywanych zadań. Doraźne powierzanie obowiązków innym pracownikom ingeruje w ich własny tok pracy i wymaga wdrażania się w nieswoje obowiązki w sposób wyrywkowy i niestały (co może również skutkować generowaniem nadgodzin).

W myśl twórców wskaźnika Bradforda, częste nieobecności mają wiążą się z brakiem satysfakcji zawodowej, zaangażowania i przywiązania do organizacji. Mogą też wskazywać, iż np. pracownik uczestniczy w procesach rekrutacyjnych w innych firmach.

Warto jednak pamiętać, iż poleganie na jednym wyizolowanym wskaźniku może skutkować błędnym wrażeniem, iż nieobecności konkretnej osoby są powodowane brakiem motywacji, a nie obiektywnymi przyczynami. Takie założenie może powodować niesłuszną ocenę pracownika. W skrajnych przypadkach może prowadzić do tzw. prezenteizmu (ang. presenteeism), czyli sytuacji gdy chory pracownik przychodzi do pracy chcąc za wszelką cenę uniknąć nieobecności.

Opieranie się na wskaźniku Bradforda bez żadnych zastrzeżeń, np. przy ocenie rocznej czy przyznawaniu premii czy bonusów, może prowadzić do tzw. dyskryminacji pośredniej. Z praktyki stosowania tego miernika wynika bowiem, iż wśród kobiet wskaźnik absencji osiąga wyższe wartości w porównaniu z wartościami uzyskiwanymi dla mężczyzn, m.in. ze względu na pełnienie przez nie funkcji rodzicielskich i opiekuńczych.

Zarządzanie absencją

Obserwacja absencji pracowniczej jest niezwykle użyteczna w pracy HR i stanowi wartościowe źródło wiedzy o jakości i wydolności organizacji pracy. Jak wskazano powyżej, wysokie wskaźniki absencji zamierzonej (np. duża liczba zwolnień w krótkim czasie), mogą bowiem wynikać z chęci pracowników oderwania się od niepożądanych zjawisk w miejscu pracy. Natomiast wysoka absencja niezamierzona może być powodowana nieprawidłowym rozkładem obowiązków i nadmiernym obciążeniem pracowników.

Narzędzia takie jak opisany wskaźnik Bradforda są pomocne przy analizie ogólnych trendów nieobecności. Mogą służyć jako pewnego rodzaju system ostrzegawczy, uzasadniający dalsze monitorowanie i ewentualnie podjęcie działań zapobiegawczych. Istotne jest jednak aby stosować również indywidualne badanie przyczyn nieobecności. W takim wypadku kluczowa jest regularna komunikacja z pracownikami, tak aby zrozumieć ich sytuację, która wpływa na ich frekwencję w pracy.

Uwaga! Przyczyny nieobecności najczęściej należą do kategorii danych wrażliwych, do których dostęp jest uzależniony od dobrej woli pracownika. Dlatego, warto zadbać o odpowiednie przeszkolenie pracowników HR i przygotowanie do rozmów z pracownikami (tak aby znali oni granicę prywatności pracownika i ewentualne konsekwencje ich naruszenia).