Agencja zatrudnienia – czym jest i jak funkcjonuje?

Zadaniem takiej agencji jest nic innego jak pośrednictwo w zatrudnieniu. Od strony formalnej agencjami zatrudnienia są podmioty wpisane do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, świadczące usługi w zakresie pośrednictwa pracy, pośrednictwa do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych, poradnictwa zawodowego, doradztwa personalnego lub pracy tymczasowej.

Więcej na temat agencji zatrudnienia przeczytaj w poniższym artykule.

Agencja zatrudnienia – uwagi ogólne

Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy określa zadania państwa w zakresie promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacji zawodowej.

Zadania państwa w zakresie promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacji zawodowej są realizowane przez instytucje rynku pracy działające w celu:

• pełnego i produktywnego zatrudnienia;
• rozwoju zasobów ludzkich;
• osiągnięcia wysokiej jakości pracy;
• wzmacniania integracji oraz solidarności społecznej;
• zwiększania mobilności na rynku pracy.
• publiczne służby zatrudnienia;
• Ochotnicze Hufce Pracy;
• agencje zatrudnienia;
• instytucje szkoleniowe;
• instytucje dialogu społecznego;
• instytucje partnerstwa lokalnego.

Dodatkowo warto zapamiętać, iż agencja zatrudnienia:

• prowadzi działalność regulowaną w rozumieniu Prawa przedsiębiorców;
• prowadzi działalność polegającą na świadczeniu jednej, kilku lub wszystkich usług wymienionych w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
• zobowiązana jest posiadać lokal, w którym świadczyć będzie usługi;
• w dokumentach, ogłoszeniach i ofertach obowiązana jest umieszczać numer wpisu do rejestru, a ogłaszane oferty pracy do wykonywania pracy tymczasowej oznacza się jako „oferty pracy tymczasowej”;
• nie może dyskryminować ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania polityczne i wyznanie ani ze względu na przynależność związkową osób, dla których poszukują zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej;
• nie może pobierać od osób, dla których poszukują zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej lub którym udzielają pomocy w wyborze odpowiedniego zawodu i miejsca zatrudnienia.

Czym się zajmuje agencja zatrudnienia?

Agencja zatrudnienia zajmuje się prowadzeniem działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług, tj.:

• pośrednictwa pracy, polegających w szczególności na:
  • udzielaniu pomocy osobom w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej oraz pracodawcom w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych,
  • pozyskiwaniu i upowszechnianiu ofert pracy,
  • udzielaniu pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy,
  • informowaniu kandydatów do pracy oraz pracodawców o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na lokalnym rynku pracy,
  • inicjowaniu i organizowaniu kontaktów osób poszukujących odpowiedniego zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej z pracodawcami,
  • kierowaniu osób do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych;
  • kierowaniu cudzoziemców do zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej do podmiotów prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• doradztwa personalnego, polegających w szczególności na:
  • prowadzeniu analizy zatrudnienia u pracodawców, określaniu kwalifikacji pracowników i ich predyspozycji oraz innych cech niezbędnych do wykonywania określonej pracy,
  • wskazywaniu źródeł i metod pozyskania kandydatów na określone stanowiska pracy,
  • weryfikacji kandydatów pod względem oczekiwanych kwalifikacji i predyspozycji,
• poradnictwa zawodowego, polegających w szczególności na:
  • udzielaniu pomocy w wyborze odpowiedniego zawodu i miejsca zatrudnienia,
  • udzielaniu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji zawodowych w szczególności o zawodach, rynku pracy oraz możliwościach szkolenia i kształcenia,
  • inicjowaniu, organizowaniu i prowadzeniu grupowych porad zawodowych, zajęć aktywizujących w zakresie pomocy w aktywnym poszukiwaniu pracy,
  • udzielaniu pracodawcom pomocy w doborze kandydatów do pracy, w szczególności na udzielaniu informacji i doradztwie w tym zakresie,
• pracy tymczasowej, polegających na zatrudnianiu pracowników tymczasowych i kierowaniu tych pracowników oraz osób niebędących pracownikami do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy użytkownika, na zasadach określonych w przepisach o zatrudnianiu pracowników tymczasowych

– jest działalnością regulowaną w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, i wymaga wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia.

Jeśli chcesz wiedzieć jak wygląda zatrudnianie nieletnich pracowników sezonowych na umowę cywilnoprawną, to przeczytaj ten artykuł.

Usługi świadczone przez agencję zatrudnienia bez obowiązku dokonania wpisu do rejestru

Wpisu do rejestru świadczenia usług nie wymagają:

• Ochotnicze Hufce Pracy;
• centra integracji społecznej oraz kluby integracji społecznej, o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym;
• wyspecjalizowane organy wojskowe, o których mowa w przepisach o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych, wykonujące te usługi dla żołnierzy zawodowych zwalnianych i zwolnionych z zawodowej służby wojskowej;
• przedsiębiorców zagranicznych z państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, którzy mogą korzystać ze swobody świadczenia usług na podstawie umów zawartych przez te państwa z Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, posiadających uprawnienia i prowadzących zgodnie z prawem działalność w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego lub poradnictwa zawodowego na terytorium tego państwa oraz zamierzających świadczyć te usługi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Nie wymaga również wpisu do rejestru m.in.:

• działalność w zakresie kierowania za granicę do pracodawców zagranicznych własnych pracowników, o ile wynika to z umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska;
• działalność w zakresie kierowania za granicę do zatrudnienia polegającego na czasowym przyjęciu do rodziny w zamian za określone świadczenia w celu doskonalenia umiejętności językowych lub zawodowych na okres do 2 lat;
• gromadzenie w postaci dokumentu elektronicznego i udostępnianie informacji o wolnych i poszukiwanych miejscach pracy za pośrednictwem systemów teleinformatycznych;
• pomoc instytucji szkoleniowych udzielana nieodpłatnie uczestnikom lub absolwentom szkoleń i przygotowania zawodowego dorosłych, polegająca na informowaniu o sytuacji na rynku pracy i zapotrzebowaniu na kwalifikacje;
• działalność w zakresie organizowania praktycznej nauki zawodu, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe;
• działalność w zakresie kierowania osób do podmiotów w celu nabywania umiejętności praktycznych, w szczególności odbycia praktyki absolwenckiej, praktyki lub stażu zawodowego, niebędących zatrudnieniem lub inną pracą zarobkową;
• prowadzenie akademickiego biura karier.

Rejestr agencji zatrudnienia

Rejestr prowadzi marszałek województwa adekwatny dla siedziby podmiotu ubiegającego się o wpis. W przypadku przedsiębiorcy zagranicznego organem adekwatnym do prowadzenia rejestru jest marszałek województwa wybrany przez przedsiębiorcę zagranicznego spośród marszałków województw adekwatnych ze względu na siedzibę lokalu. Rejestr jest jawny i może być prowadzony w formie dokumentu elektronicznego.

Wpis do rejestru

Marszałek województwa dokonuje wpisu do rejestru na podstawie pisemnego wniosku o wpis do rejestru, złożonego przez podmiot zamierzający prowadzić agencję zatrudnienia, zawierającego następujące dane:

• oznaczenie podmiotu ubiegającego się o wpis do rejestru;
• adres zamieszkania lub siedziby podmiotu oraz adresy lokali, o których mowa w art. 19fa, wraz z nazwą gminy, powiatu i województwa oraz numerem telefonu;
• oznaczenie formy prawnej prowadzonej działalności;
• określenie rodzaju świadczonych usług:
  • pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego lub
  • pracy tymczasowej;
• numer identyfikacji podatkowej NIP, o ile podmiot posiada taki numer;
• numer wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym albo informację o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – w przypadku przedsiębiorcy, o ile podmiot posiada taki numer;
• adres poczty elektronicznej, o ile podmiot taki adres posiada.

Wraz z wnioskiem podmiot składa oświadczenie oraz przedstawia do wglądu dowód dokonania opłaty. Oświadczenie powinno również zawierać:

• oznaczenie podmiotu prowadzącego agencję zatrudnienia oraz adres zamieszkania lub siedziby;
• oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia;
• podpis osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

Z kolei przedsiębiorca zagraniczny do przedmiotowego wniosku dołącza sporządzone przez tłumacza przysięgłego tłumaczenie na język polski dokumentu uprawniającego tego przedsiębiorcę do prowadzenia działalności w zakresie pracy tymczasowej na terytorium państwa pochodzenia.

Wniosek o wpis do rejestru może być złożony w postaci elektronicznej. Wniosek składany w postaci elektronicznej zawiera dane w ustalonym formacie elektronicznym, zawarte we wzorze wniosku. Wniosek w postaci elektronicznej składany jest z wykorzystaniem systemu po zastosowaniu zapewnionych w systemie sposobów potwierdzenia pochodzenia oraz integralności przesłanych danych.

Termin dokonania wpisu podmiotu do rejestru

Organ prowadzący rejestr działalności regulowanej jest obowiązany dokonać wpisu przedsiębiorcy do tego rejestru w terminie 7 dni od dnia wpływu do tego organu wniosku o wpis wraz z oświadczeniem o spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania działalności gospodarczej, dla której rejestr jest prowadzony.

Certyfikat o dokonaniu wpisu podmiotu do rejestru

Marszałek województwa wydaje certyfikat o dokonaniu wpisu podmiotu do rejestru, uprawniający do świadczenia usług albo uprawniający do świadczenia usługi pracy tymczasowej. Certyfikat powinien zawierać następujące dane:

• nazwę podmiotu;
• adres siedziby podmiotu;
• numer w rejestrze;
• określenie rodzaju świadczonych usług:
  • pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego albo
  • pracy tymczasowej;
• datę dokonania wpisu do rejestru w zakresie usług;
• datę dokonania pierwszego wpisu do rejestru w przypadku wydania certyfikatu z powodu zmiany oznaczenia podmiotu lub adresu siedziby podmiotu.

Istnieje możliwość zmiany wpisu i wydania uwzględniającego te zmiany certyfikatu w przypadku otrzymania informacji o zmianie danych lub świadczonych usług.

Wykreślenie podmiotu z rejestru

Marszałek województwa wykreśla podmiot, w drodze decyzji, podmiot wpisany do rejestru przykładowo w następujących przypadkach, tj.:

• pisemnego wniosku podmiotu;
• postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości;
• nieprowadzenia agencji zatrudnienia, w zakresie pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego i pracy tymczasowej, w okresie dwóch kolejnych lat;
• naruszenia przez podmiot warunków prowadzenia agencji zatrudnienia;
• nieusunięcia przez podmiot, w wyznaczonym terminie, naruszeń warunków prowadzenia agencji zatrudnienia;
• złożenia przez podmiot oświadczenia niezgodnego ze stanem faktycznym;
• niezgodności danych w rejestrze ze stanem faktycznym po uprzednim wezwaniu podmiotu do złożenia wyjaśnień w tej sprawie w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania;
• powierzania, na podstawie przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym bez ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• uzyskania informacji z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo Krajowego Rejestru Sądowego o wykreśleniu przedsiębiorcy.

Podsumowanie

Agencje zatrudnienia mogą świadczyć usługi zarówno w zakresie krajowego pośrednictwa pracy, jak i pośrednictwa do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych. Zadaniem agencji zatrudnienia jest pomoc w dostarczeniu pracy pracodawcy bądź pracownikowi. Działalność agencji zatrudnienia jest działalnością regulowaną i wymaga wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia.

Chcesz zatrudniać obywateli Ukrainy i zastanawiasz się, jak jest liczony ZUS? jeżeli tak, to przejdź tutaj.

Adrianna Glapiak,
Autorka tekstów prawnych na ifirma.pl

Prawnik posiadająca wieloletnie doświadczenie w doradztwie prawnym oraz podatkowym. Na co dzień swoją wiedzę i doświadczenie poszerza dzięki pracy jako specjalista do spraw prawnych, a czas wolny poświęca na podnoszeniu kwalifikacji w zakresie aspektów prawnych w e-commerce i social mediach oraz szeroko pojętym prawie autorskim.