Automatyzacja procesów wspomagana AI. Od czego zacząć?

Dzięki ostatnim postępom w dziedzinie sztucznej inteligencji, inteligentna automatyzacja procesów stała się rzeczywistością dla wielu firm. Jak jednak Twoja firma może wykorzystać AI do optymalizacji przepływów pracy i zwiększenia produktywności?

Rola AI w automatyzacji procesów biznesowych

AI zmienia automatyzację procesów biznesowych na kilka ważnych sposobów:

• ułatwia mapowanie procesów — tworzenie szczegółowych map procesów do analizy przepływów pracy może być niezwykle czasochłonne, a do tego podatne na ludzkie błędy. AI automatyzuje mapowanie procesów, gwałtownie tworząc skuteczne grafy poprzez analizę danych z dzienników zdarzeń. Dzięki temu mapowanie jest szybsze, dokładniejsze i bardziej efektywne,
• daje możliwość wprowadzania zmian w czasie rzeczywistym — jedną z wielkich zalet AI jest możliwość monitorowania procesów w czasie rzeczywistym, a nie tylko po fakcie. Umożliwia to dynamiczne dostosowanie do zmieniających się warunków. Na przykład, AI może automatycznie zmieniać kolejność kroków lub tworzyć nowe ścieżki procesów w celu radzenia sobie ze zwiększonym obciążeniem pracy,
• automatyczne rozpoznawanie wzorców — AI natychmiast wykrywa wzorce ukryte głęboko w danych, takie jak przyczyny opóźnień w procesach. W procesie rekrutacji może wskazać etapy, na których kandydaci najprawdopodobniej zrezygnują. Te wglądy pozwalają na ukierunkowaną optymalizację,
• automatyzowanie powtarzalnych zadań — dzięki automatyzacji, sztuczna inteligencja może przejąć fakturowanie, wprowadzanie danych i przenoszenie dokumentów między systemami, a także inne monotonne zadania. Dzięki temu pracownicy mogą zajmować się bardziej wymagającymi projektami.

Jak inteligentna automatyzacja może przekształcić firmę?

Inteligentna automatyzacja procesów może sprawić, iż przy takim samym zespole firma będzie w stanie zwiększyć efektywność działania w obszarze, w którym wdrożyła AI. Inteligentna automatyzacja procesów może poprawić funkcjonowanie firmy przede wszystkim w obszarze:

• produkcji,
• marketingu
• obsługi klienta,
• logistyki.

Przykładowo, zakład Volkswagena w Niemczech wdrożył „współpracujące roboty”, aby pracowały ramię w ramię z pracownikami przy montażu silników. Te roboty przejmują najtrudniejsze fizycznie zadania, zapobiegając urazom, przy jednoczesnej poprawie jakości i prędkości produkcji.

Automatyzację procesu obsługi klienta większość osób zna z doświadczenia z bankowością czy branżą ubezpieczeń. Tutaj duża część ścieżki zakupowej obsługiwana jest przez wirtualnych agentów AI, którzy potrafią wykonywać powtarzalne zadania — od automatyzacji obsługi polis, przez sprzedaż produktów finansowych, po propozycje sposobu likwidacji szkód. Boty mogą odpowiadać na zapytania klientów przez całą dobę, 7 dni w tygodniu oraz przetwarzać roszczenia choćby 2,5 razy szybciej niż agenci.

Zautomatyzowane algorytmy planowania dostaw to również domena inteligentnej automatyzacji procesów:

• optymalizacja tras dostaw,
• automatyczne dostosowywanie poziomów zapasów, czy
• zwiększenie szybkości dostaw

przekładają się na zwiększenie satysfakcji klientów, zmniejszenie ilości przejechanych kilometrów oraz oszczędności, dzięki mniejszej liczbie przechowywanych towarów.

Pierwsze kroki do inteligentnej automatyzacji w Twoim biznesie. Od czego zacząć?

Jeśli chcesz wykorzystać inteligentną automatyzację procesów w swojej firmie, zastanów się na początku, jaki obszar działalności chcesz zautomatyzować. Najłatwiejsze do optymalizacji są procesy w pełni cyfrowe, natomiast największe oszczędności może przynieść automatyzacja procesów produkcyjnych oraz logistycznych. Oto kilka najlepszych praktyk, o których warto pamiętać niezależnie od wybranego obszaru wdrożenia:

• zacznij od małych projektów — rozpocznij od zawężonego pilotażowego projektu skupiającego się na 1-2 powtarzalnych procesach podatnych na ludzkie błędy. Jasno określ cele i miary sukcesu na samym początku planowania,
• wybierz odpowiednie procesy — poszukaj powtarzalnych zadań z jasnymi regułami, które nie wymagają podejmowania decyzji. Są to główni kandydaci do automatyzacji,
• porozmawiaj z pracownikami i klientami — wcześnie angażuj wszystkich interesariuszy, aby uzyskać ich wkład i wsparcie. Pozwól im pomóc zdefiniować cele i miary sukcesu automatyzacji procesu biznesowego. To na pewno ułatwi wdrożenie w dalszej perspektywie,
• opracuj miary — zastanów się, czy najbardziej zależy Ci na oszczędności czasu, redukcji błędów, czy obniżce kosztów? Kontroluj i udostępniaj wyniki, aby pokazać wartość i uzasadnić rozszerzanie zakresu automatyzacji,
• świętuj małe zwycięstwa — poszukaj kilku pierwszych automatyzacyjnych sukcesów, aby od razu zacząć demonstrować wartość wdrażanych rozwiązań. To buduje dobry grunt dla większych inicjatyw i sprawia, iż pracownicy sami zaczynają szukać wśród swoich obowiązków procesów, które można zautomatyzować.

Jakich narzędzi AI użyć do automatyzacji procesów?

Do najpopularniejszych narzędzi typu no-code służących do automatyzacji procesów należą Zapier oraz Make. Są one proste w obsłudze, dają więc możliwość szybkiego stworzenia prototypu rozwiązania, na przykład:

• czatbota opartego na regułach,
• zarządzania leadami,
• onboardingu produktu.

Źródło: Zapier (https://zapier.com/)

Niestety wydajność rozwiązań tworzonych z ich pomocą często jest niewystarczająca do wykorzystania w biznesie na większą skalę. Dlatego przyjrzyjmy się przykładowym rozwiązaniom służącym do automatyzacji procesów dedykowanym dla biznesu.

Appian BPM Suite

Appian BPM Suite to oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi, które wykorzystuje sztuczną inteligencję (AI) do optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. Oto niektóre z jego funkcji i korzyści:

• umożliwia tworzenie procesów dzięki przeciągania i upuszczania elementów na diagramie — bez konieczności programowania,
• pozwala wybrać odpowiednie narzędzie do realizacji zadań, takie jak integracja API, RPA, AI, reguły biznesowe i inne,
• zapewnia możliwość skalowania automatyzacji dzięki bezpiecznej architekturze,
• umożliwia elastyczne dostosowywanie procesów do zmieniających się potrzeb organizacyjnych i rynkowych,
• pomaga w tworzeniu prostych aplikacji do użytku w firmie, oferując wskazówki i porady AI wewnątrz modelera procesów Appian,
• umożliwia śledzenie i mierzenie wydajności procesów w czasie rzeczywistym, aby zapewnić zgodność, zwiększyć efektywność i zmniejszyć błędy.

Narzędzie AI Skill Designer oferowane przez Appian pozwala na bezpieczne przetwarzanie treści na dużą skalę przy użyciu sztucznej inteligencji, co przekłada się na tworzenie niestandardowych modeli uczenia maszynowego na prywatnych danych, co umożliwia tworzenie unikalnych rozwiązań AI dostosowanych do potrzeb biznesowych bez konieczności posiadania umiejętności z zakresu nauki danych. Dzięki AI Skill Designer można zastosować sztuczną inteligencję do kluczowych przypadków użycia, takich jak klasyfikacja e-maili, klasyfikacja dokumentów i ekstrakcja dokumentów — wszystko w ramach rozwiązań typu Low Code. Aby skorzystać z AI Skill Designer, wystarczy dodać moduł AI tak, jak każdy inny obiekt projektowy, bez konieczności korzystania z systemu innych firm lub zbiorów danych.

Podsumowanie. Czy warto inwestować w automatyzację procesów wspomaganą przez AI?

Źródło: Appian (https://appian.com/)

ADONIS BPM Suite

ADONIS to narzędzie zbliżone w swym działaniu do Appian BPM Suite. Służy ono do zarządzania procesami biznesowymi (BPM), oraz pomaga tworzyć i optymalizować procesy, a choćby zbudować cyfrowego bliźniaka organizacji (digital twin). ADONIS oferuje wiele funkcjonalności, takich jak:

• modelowanie procesów dzięki notacji graficznej BPMN i tworzenie pełnej dokumentacji procesowej w jednej bazie danych,
• analizowanie i optymalizowanie procesów dzięki dynamicznych wykresów i symulacji,
• udostępnianie i walidacja informacji o procesach przez portal procesowy,
• współpraca i zaangażowanie wszystkich interesariuszy w zarządzanie procesami dzięki komentarzy, wymiany informacji i pomysłów

Dodatkową zaletą ADONISa jest Elli — chatbot, który pomaga użytkownikom korzystać z narzędzia. Elli odpowiada na pytania w języku naturalnym i udziela porad na temat wyszukiwania treści w repozytorium ADONIS, a także na temat obsługi narzędzia. Zapewnia także dodatkowe informacje na określone tematy lub kieruje użytkowników do przydatnych zasobów online na stronach BPM.

Podsumowanie. Czy warto inwestować w automatyzację procesów wspomaganą przez AI?

Automatyzacja procesów wspomagana przez sztuczną inteligencję nie jest już tylko marzeniem futurystów, ale staje się standardem w wielu sektorach biznesowych. Inwestycja w takie rozwiązania przynosi wymierne korzyści, takie jak wzrost efektywności, zmniejszenie kosztów operacyjnych i poprawa jakości obsługi klienta.

Ale dlaczego warto zainwestować w automatyzację procesów wspomaganą przez AI? Oto kilka kluczowych powodów:

1. Zwiększenie wydajności i efektywności. Automatyzacja procesów biznesowych z wykorzystaniem AI pozwala na szybsze i dokładniejsze wykonanie powtarzalnych zadań. Zmniejsza to obciążenie pracowników, pozwala im skupić się na bardziej strategicznych aspektach pracy i zwiększa ogólną produktywność firmy.
2. Redukcja kosztów. Automatyzacja zadań, które wcześniej wymagały manualnej interwencji, obniża koszty operacyjne. Organizacje mogą lepiej wykorzystać zasoby ludzkie, minimalizując jednocześnie błędy i opóźnienia.
3. Poprawa jakości usług. Sztuczna inteligencja może analizować ogromne ilości danych szybciej i dokładniej niż człowiek. Dzięki temu firmy mogą lepiej zrozumieć potrzeby klientów i szybciej na nie reagować, co przekłada się na wyższą jakość usług.
4. Elastyczność i skalowalność. AI umożliwia firmom szybką adaptację do zmieniających się warunków rynkowych oraz łatwe skalowanie procesów w miarę wzrostu firmy.
5. Innowacyjność i przewaga konkurencyjna. Firmy, które inwestują w inteligentne rozwiązania automatyzacyjne, często stają się liderami w swoich branżach. Innowacje technologiczne przekładają się na lepsze produkty i usługi, co z kolei przyciąga nowych klientów.

W epoce, w której technologia gwałtownie się rozwija, a konkurencja na rynku stale rośnie, firmy, które nie wykorzystują możliwości AI w automatyzacji procesów, mogą zostać w tyle. Dlatego tak ważne jest, aby nie tylko śledzić rozwój technologii, ale też aktywnie wdrażać je w swoich procesach biznesowych.

Na koniec, warto pamiętać, iż automatyzacja wspomagana przez AI to nie tylko kwestia technologii, ale również nowego sposobu myślenia o biznesie. Wdrożenie AI w procesy biznesowe to nie tylko inwestycja w technologię, ale przede wszystkim inwestycja w przyszłość firmy. To przekształcenie, które często jest wyzwaniem, ale w rzeczywistości otwiera drzwi do nowych możliwości i innowacji, które mogą zmienić oblicze Twojej organizacji.

Marta Matylda Kania,
Założycielka Superpowered by AI.

Opracowuje dla biznesu procesy tworzenia treści przez generatywną sztuczną inteligencję. Interesuje się przyszłością AI w biznesie, pisze zaawansowane prompty i prowadzi szkolenia z ChataGPT dla firm.