Błąd w świadectwie pracy

Monika, ratunku! Wydałam pracownikowi świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem jego umowy. Pracownik odebrał dokument osobiście. Po kilku dniach, były już pracownik, skontaktował się z moją szefową telefonicznie informując, iż otrzymał świadectwo pracy z błędami! Szefowa obiecała, iż błąd poprawimy, ja nie wiem jednak w jaki sposób się do tego zabrać! Zastanawiam się:
– czy powinnam wystawić nowe świadectwo pracy?
– czy może nanieść zmiany na przekazanym pracownikowi świadectwie pracy?
– a może podmienić świadectwo pracy?
W jaki sposób powinien postąpić pracodawca?
Z takim pytaniem zwróciła się do mnie Ania [imię zmienione], asystentka administracyjna z okolic Poznania.

Wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy

Były pracownik powinien pamiętać o tym, aby złożyć do byłego pracodawcy wniosek w sprawie sprostowania świadectwa pracy. Może to uczynić wtedy, gdy otrzyma świadectwo pracy:

• z błędami,
• niepełne,
• z nieprawdziwymi informacjami.

Pracownik ma 14 dni na złożenia wniosku o sprostowanie lub uzupełnienie danych.

Pracodawca z kolei, po otrzymaniu wniosku, ma 7 dni na wydanie nowego dokumentu, pod warunkiem, iż zaakceptuje wniosek pracownika o sprostowanie.

Zawiadomienie o odmowie sprostowania świadectwa pracy

Pracodawca może, ale nie musi uwzględniać wniosku byłego pracownika o sprostowanie. W takim przypadku, pracodawca ma obowiązek zawiadomić go o odmowie sprostowania świadectwa pracy w ciągu 7 dni. W kolejnym kroku pracownik ma prawo wystąpić do sądu pracy o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania papierowo lub elektronicznie odmowy jego wniosku.

Wydanie nowego dokumentu z aktualną datą

Wracając do problemu pracodawcy z przykładu. Pracodawca uwzględnił wniosek byłego pracownika o sprostowanie dokumentu. W związku z czym ma obowiązek naprawić swój błąd w ciągu 7 dni. Sprostowanie świadectwa pracy polega w tym przypadku na wydaniu nowego świadectwa pracy. Nowy dokument musi zawierać aktualną datę i naniesione poprawki w jego treści (bez wpisywania informacji, iż jest to korekta świadectwa pracy).

Usunięcie błędnego świadectwa pracy

Zgodnie z § 7 ust. 5 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy, pracodawca usuwa z akt osobowych pracownika i niszczy poprzednio wydane świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. W przypadku braku kontaktu z pracownikiem pracodawca powinien przesłać nowe świadectwo pocztą na adres pracownika lub doręczyć w inny sposób. Kopię świadectwa pracy należy dołączyć do akt osobowych pracownika.

Rekomendacje Społeczności Praktyków Kadr i Płac na Facebooku!

Świadectwo pracy jest istotnym dokumentem wydanym przez pracodawcę dla pracownika, podsumowującym cały okres zatrudnienia u pracodawcy, dlatego też w przypadku, gdy pracownik zauważył błąd na swoim świadectwie pracy powinien złożyć wniosek do pracodawcy o jego sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu. Po otrzymaniu wniosku o korektę błędnie wystawionego świadectwa pracy pracodawca, gdy uzna, iż dokument został błędnie wystawiony wówczas powinien w terminie 7 dni wystawić nowe świadectwo pracy z bieżącą datą. W nowym dokumencie nie trzeba umieszczać adnotacji sprostowanie lub korekta, jednakże do poprawionej wersji świadectwa pracy pracodawca powinien dołączyć pismo przewodnie, w którym opisuje punkty, które zostały skorygowane oraz stosuje prośbę do pracownika o zwrot pierwotnie wydanego dokumentu oraz informacje, iż nowy dokument jest jedynym obowiązującym. Po wydaniu sprostowania świadectwa pracodawca w aktach osobowych w części C przechowuje oryginał, jak i korektę dokumentu oraz kopię pisma, które wysłał do byłego pracownika. Jest to dowodem, iż pierwotne świadectwo pracy wydane z błędem wystawiono w ustawowym terminie. Pracownik może zwrócić błędnie wystawione świadectwo pracy, ale nie ma takiego obowiązku. jeżeli pracownik zwróci błędne świadectwo pracy wówczas pracodawca usuwa z akt pierwotny dokument.

Zgodnie z zamieszczonym w świadectwie pracy pouczeniem o prawie pracownika, pracownik ma prawo wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę – o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę, a w przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy – o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. We wskazanym przypadku pracodawca przyznał się do popełnionego błędu, dlatego też w terminie 7 dni od złożonego wniosku należy wystawić skorygowane świadectwo pracy opatrzone bieżącą datą. Przepisy nie mówią wprost jak należy to zrobić, ale mając na uwadze Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy, które dokładnie określa wzór świadectwa pracy uważam iż nie powinno się dodawać dopisku „korekta”. Dobrą praktyką będzie również sporządzenie wyjaśnienia jako odrębnego dokumentu co ułatwi w przyszłości łatwiejszą analizę zaistniałej sytuacji.