Czy można odliczyć PIT i VAT od zakupu odzieży?

W prowadzonej działalności gospodarczej bardzo często występuje konieczność zakupu odzieży, która jest wykorzystywana w tej działalności. Jednak nie w każdym przypadku organy podatkowe są zgodne co do prawa zaliczenia takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów i odliczenia podatku VAT, temat jest dość złożony i wielowątkowy. W dzisiejszej publikacji omówimy zasady rozliczania zakupionej odzieży w kosztach i rozliczania podatku VAT posiłkując się wybranymi interpretacjami podatkowymi.

Jakie wydatki mogą być kosztem?

Nie ma opracowanego katalogu kosztów uzyskania przychodów, ponieważ byłoby zwyczajnie niemożliwe. Kategorie ponoszonych kosztów w dużej mierze zależą od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Jakiś wydatek może być kosztem w jednej firmie, a w drugiej już nie. Zobaczmy więc, jakie cechy powinien spełniać koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Jednak choćby po spełnieniu tych wszystkich warunków pewne kategorie kosztów są podważane przez organy podatkowe. Tak też się dzieje w przypadku zakupu odzieży wykorzystywanej w związku z prowadzeniem działalności.

Czy zakup odzieży może znaleźć się w kosztach podatkowych?

Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta. Co prawda w art. 23 ustawy o PIT nie została wymieniona odzież, ale to nie oznacza, iż może bezwarunkowo znaleźć się w kosztach firmy. Każdy przypadek będzie rozpatrywany indywidualnie, a rozstrzygające mogą być szczegóły. Przykładowo prowadzenie działalności gospodarczej w modelingu będzie wymagało odpowiedniej stylizacji, fryzur, makijażu. To samo dotyczy zajęć fitness, jogi czy innych tego typu czynności. Działalność finansowa, ubezpieczeniowa, czy doradcza również kojarzy się nam ze strojem biznesowym. Uniformy służbowe w hotelach, w gastronomii to również powszechna praktyka. Jednak w praktyce rozstrzygnięcie, czy jakiś wydatek będzie stanowił koszty podatkowe, czy też nie nie jest wcale takie proste. W szczególności dotyczy to wydatków, które dotyczą samych właścicieli firm. Z uwagi na liczne kontrowersje wokół tego tematu zawsze bezpiecznie będzie się zwrócić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej. W dalszej części omówimy zakup pewnych kategorii odzieży na przykładzie interpretacji podatkowych.

Garnitur w kosztach firmowych

Dość często padają pytania o możliwość rozliczenia w kosztach zakupu garnituru, garsonki, sukienki, koszuli, butów, które są nieodzownym elementem stroju biznesowego. W takich przypadkach organy podatkowe w wydawanych interpretacjach są dość radykalne w formułowaniu rozstrzygnięć. W jednej z interpretacji nr 0112-KDIL2-2.4011.483.2022.1.AA z dnia 25 lipca 2022 roku przedsiębiorca zadał pytanie czy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zakup garnituru. Przedmiotem działalności gospodarczej są usługi związane z analizą biznesowo-informatyczną. Specyfika prowadzonej działalności gospodarczej wymaga nienagannej prezencji na spotkaniach biznesowych. W ocenie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) taki wydatek nie znajdzie się w kosztach uzyskania przychodów. W uzasadnieniu czytamy m.in., iż wydatek należy do kategorii wydatków o charakterze osobistym, a więc nie może znaleźć się w kosztach podatkowych. W innej interpretacji nr 0114-KDIP3-1.4011.756.2022.2.MS2 z dnia 6 czerwca 2022 r. przedsiębiorca zadał pytanie odnośnie zaliczenia do kosztów zakupu garnituru i koszul do kosztów uzyskania przychodów. Prowadzona działalność gospodarcza polega na świadczeniu usług związanych z występami artystycznymi. W ocenie wnioskodawcy zakup takiego ubioru pełni rolę stroju estradowego, wręcz roboczego i nie będzie wykorzystywany prywatnie. Jednak i w tym przypadku Dyrektor KIS nie zgodził się z przedsiębiorcy i uznał, iż taki zakup nie znajdzie się w kosztach podatkowych. Taka sama retoryka przewija się również w innej interpretacji podatkowej nr 0112-KDIL2-2.4011.565.2023.3.IM z dnia 16.10.2023 r.

Logo firmy na odzieży a koszty uzyskania przychodów

Przyjęło się dość powszechnie, iż oznaczenie odzieży logo firmy jest wystarczające do zaliczenia wydatku w koszty. Jak się okazuje i tutaj mogą na przedsiębiorcę czyhać pułapki. Zobaczmy, jakie podejście prezentują organy podatkowe. W interpretacji z dnia 04.10.2021 r. nr 0114-KDIP3-1.4011.645.2021.1.AC opisana została sprawa rozliczania kosztów zakupu garniturów, koszul, odzieży wierzchniej w związku ze świadczeniem usług prawniczych. Odzież będzie oznaczoną nazwą spółki partnerskiej z nazwiskiem wnioskodawcy (logo), w celu zwiększenia rozpoznawalności firmy. Logo będzie umieszczone w widocznym miejscu na wewnętrznej stronie marynarki, na kołnierzu koszuli albo odzieży wierzchniej. W ocenie przedsiębiorcy umieszczenie w ten sposób nazwy na odzieży spowoduje, iż utraci ona charakter odzieży osobistej. Dyrektor KIS nie zgodził się z przedsiębiorcą, iż takie wydatki będą stanowiły koszty uzyskania przychodów. W uzasadnieniu napisał m.in., iż oznaczenie na niewidocznej stronie odzieży nie oznacza, iż utraciła ona charakter osobisty. Jak się okazuje organy podatkowe, nie uznają również za koszt odzieży oznaczonej inicjałami. Mowa jest o tym w interpretacji nr 0112-KDIL2-2.4011.483.2022.1.AA z dnia 25.07.2022 r. Sam fakt oznaczenia odzieży monogramami w postaci inicjałów identyfikujących firmę nie oznacza, iż utraciła ona charakter osobisty. Taki wydatek nie ma wpływu, w ocenie Dyrektora KIS, na osiąganie przychodów.

Kiedy odzież firmowa znajdzie się w kosztach?

Jak już napisaliśmy, nie jest łatwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na zakup odzieży wykorzystywanej w prowadzonej działalności gospodarczej. Co do zasady będzie to możliwe dopiero wówczas, kiedy taka odzież w sposób trwały straci charakter osobisty. Na potwierdzenie przywołamy interpretację z dnia 14.12.2023 r. nr 0114-KDPW.4011.123.2023.3.ŁZ. Przedsiębiorca w tym przypadku uzyskuje przychody w związku z uprawianiem dyscypliny sportowej. W związku z powyższym ponoszone są przez niego wydatki na odpowiednią suplementację, opracowany jest program żywieniowy, niezbędna jest siłownia, sauna czy fizjoterapia. Wszystkie te działania mają zapewnić odpowiednią kondycję fizyczną. Ponadto ponoszone są wydatki na zakup: kombinezonów, kasków ochronnych, okularów ochronnych, rękawic, butów ochronnych, obuwia i stroju do ćwiczeń. W tym przypadku Dyrektor KIS uznał, iż wydatki na kombinezony, kaski ochronne, okulary ochronne, rękawice, buty ochronne, obuwie i strój do ćwiczeń, które opatrzone są logo lub imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy, mogą one zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. Natomiast wydatki na obuwie sportowe, odzież sportową, która nie została opatrzona logo, lub imieniem i nazwiskiem nie może stanowić kosztów uzyskania przychodu.

Odliczenie VAT od zakupu odzieży

Prawo do odliczenia podatku VAT w prowadzonej działalności gospodarczej zależy przede wszystkim od tego czy zakupione towary, czy usługi mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i wykonywaniem czynności opodatkowanych w VAT. jeżeli więc przedsiębiorca nie wykaże takiego związku, to nie będzie mógł odliczyć podatku. W kontekście omawianej tematyki zwracamy uwagę na interpretację z dnia 16.10.2023 r. nr 0112-KDIL1-3.4012.391.2023.4.JŚ, w której poruszona była ta problematyka. W tym przypadku chodzi o ustalenie prawa do odliczenia VAT od zakupu odzieży w związku z prowadzeniem działalności prawnej, odzież nie będzie opatrzona logo firmy. Dyrektor KIS uznał, iż taki wydatek ma charakter osobisty i służy zaspokojeniu osobistych potrzeb wizerunkowych przedsiębiorcy. W konsekwencji nie ma możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego od tego typu zakupów.

Podsumowanie

Temat zakupu odzieży w prowadzonej działalności gospodarczej jest tematem dość złożonym. Jak widać, podejście organów podatkowych jest dość rygorystyczne i niejednolite. Jak się okazuje, samo oznaczenie ubrań logo firmy nie zawsze będzie wystarczające, żeby rozliczyć koszty czy podatek VAT. Tak naprawdę trudno ocenić kiedy organ podatkowy uzna taki wydatek i pozwoli na zaliczenie do kosztów. Co do zasady w interpretacjach przewija się wątek utraty osobistego charakteru odzieży, żeby mogła stać się kosztem firmowym. Warto wnikliwie zaznajomić się z zaprezentowanym interpretacjami, co pozwoli na poznanie kryteriów, którymi kierują się organy podatkowe. Bez względu na wszystko ujmowanie odzieży w kosztach firmy bez indywidualnej interpretacji podatkowej, zawsze będzie obarczone ryzykiem. Ta sama zasada dotyczy odliczania podatku VAT naliczonego.

Stan prawny na dzień: 24.07.2024 r.