Z przyjemnością informujemy, iż nasz Partner i Radca Prawny Robert Gałęski opublikował na portalu Infor.pl artykuł poświęcony praktycznym aspektom rozliczania dotacji oświatowych w zakresie kosztów pracowniczych.
Obawiasz się wyników nadchodzącej kontroli i chcesz sprawdzić poprawność swoich rozliczeń? Skontaktuj się z nami.
Tekst zatytułowany „Rozliczenie z dotacji oświatowej składek ZUS, zasiłków chorobowych, opiekuńczych i macierzyńskich” odpowiada na pytania, które od lat nurtują organy prowadzące niepubliczne placówki oświatowe – szkoły, przedszkola i inne jednostki: co dokładnie można, a czego nie można pokryć ze środków dotacyjnych w zakresie kosztów pracowniczych?
„Kwestia rozliczania składek ZUS i zasiłków z dotacji oświatowej to jeden z najbardziej newralgicznych punktów kontroli. najważniejsze jest zrozumienie, iż dotacja ma służyć realizacji zadań kształcenia, wychowania i opieki. W praktyce oznacza to, iż każda złotówka wydana na pochodne od wynagrodzeń musi mieć bezpośrednie odzwierciedlenie w czasie pracy poświęconym właśnie na te cele. Błędne zakwalifikowanie zasiłku chorobowego jako wydatku bieżącego placówki to najkrótsza droga do wydania decyzji o zwrocie dotacji wraz z odsetkami”. – Robert Gałęski, radca prawny
Jakich zagadnień dotyczy artykuł?
Publikacja omawia najważniejsze kwestie, z którymi mierzą się dyrektorzy szkół, przedszkoli, organy prowadzące, a także księgowi i prawnicy obsługujący placówki oświatowe:
- Czym jest celowy charakter dotacji oświatowej
- Na czym polegają ograniczenia wynikające z ustawy o finansowaniu zadań oświatowych (art. 35 ufzo).
- Czy składki ZUS pracownika można finansować z dotacji oświatowej?
- Czy własne składki ZUS osoby prowadzącej placówkę jako działalność gospodarczą mogą być rozliczone z dotacji?
- Jak działa medchanizm pomniejszania należnych składek ZUS o wypłacone zasiłki chorobowe, opiekuńcze i macierzyńskie.
- Jak prawidłowo rozliczyć z dotacji zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy i zasiłek macierzyński wypłacony pracownikowi przez płatnika składek,
- Jak uniknąć zarzutu podwójnego finansowania tych samych wydatków z dotacji.
Artykuł przywołuje przedmiotowe orzecznictwo m.in wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 12 lutego 2025 r. (III SA/Wr 236/23), w którym sąd szczegółowo odniósł się do zasad wydatkowania dotacji oświatowej na pokrycie składek ZUS oraz zasiłków. Artykuł wpisuje się w szerszy kontekst zmian w dotacjach oświatowych obowiązujących od 2025 r. i aktualnego orzecznictwa sądów administracyjnych, w tym NSA.
Publikacja będzie szczególnie wartościowa dla wszystkich, którzy prowadzą lub nadzorują niepubliczne i publiczne placówki oświatowe i mierzą się z kontrolą schematy wydatkowania dotacji, zarzutem pobrania dotacji w nadmiernej wysokości lub koniecznością zwrotu dotacji.
Zachęcamy do lektury pełnego tekstu na portalu Infor.pl: Rozliczenie z dotacji oświatowej składek ZUS, zasiłków chorobowych, opiekuńczych i macierzyńskich
Obawiasz się źle rozliczonych wydatków finansowanych z dotacji oświatowej?
Skontaktuj się z nami aby zapewnić swojej placówce bezpieczeństwo finansowe
Najczęstsze pytania dotyczące finansowania kosztów pracowniczych z dotacji oświatowych
Celowy charakter dotacji oświatowej oznacza, iż środki te mają tzw. „znaczony charakter” i nie mogą być wydatkowane w sposób dowolny przez organ prowadzący placówkę. Choć jest to dotacja podmiotowa, sposób jej wykorzystania jest ściśle określony i limitowany przez przepisy ustawy lub stosowną umowę. Beneficjent nie ma w tym zakresie swobody, w związku z czym nie każdy wydatek placówki – choćby ten związany z jej działalnością – może zostać sfinansowany z tych środków.
Ograniczenia te polegają na tym, iż z dotacji można sfinansować wyłącznie zadania placówki oświatowej z zakresu kształcenia, wychowania i opieki (w tym profilaktyki społecznej i kształcenia specjalnego). Środki z dotacji mogą być przeznaczone wyłącznie na pokrycie wydatków bieżących placówki oraz ściśle (enumeratywnie) wymienionych w przepisach wydatków na zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
Tak, wynagrodzenia pracowników placówki oświatowej oraz pochodne od tych wynagrodzeń, w tym składki ZUS, można zasadniczo rozliczyć z dotacji. Warunkiem jest jednak to, aby te wydatki dotyczyły zatrudnienia pracownika w tej konkretnej placówce oświatowej. Z dotacji można rozliczyć również składki ZUS w części finansowanej przez pracownika, pod warunkiem, iż nie zostały one równocześnie rozliczone jako składowa jego wynagrodzenia.
Nie, osoba fizyczna, która prowadzi placówkę jako działalność gospodarczą, nie może finansować z dotacji oświatowej swoich własnych składek ZUS. Wynika to z faktu, iż składki te stanowią koszt prowadzenia działalności gospodarczej, a nie wynagrodzenie pracownicze.
Mechanizm ten polega na tym, iż pracodawca (będący płatnikiem) wypłaca pracownikom należne zasiłki, a następnie rozlicza je w ciężar swoich składek na ubezpieczenie społeczne. W praktyce płatnik pomniejsza kwoty składek odprowadzanych fizycznie do ZUS o równowartość wypłaconych zasiłków. Co ważne, nominalne zobowiązanie pracodawcy wobec ZUS nie ulega zmniejszeniu – jest ono jedynie realizowane w dwóch częściach: częściowo poprzez bezpośrednią wpłatę do Zakładu, a częściowo poprzez wypłatę środków w imieniu ZUS na rzecz osób trzecich (pracowników)
Zasiłki te można bez przeszkód rozliczyć z dotacji oświatowej. Aby zrobić to prawidłowo, w rozliczeniu nie należy wykazywać pełnej kwoty składek należnych do ZUS. Zamiast tego, w celu rozliczenia dotacji należy wskazać kwoty rzeczywiście wypłaconych zasiłków oraz pozostałą po ich potrąceniu kwotę składek ZUS wpłaconą do Zakładu. Organ kontrolujący nie ma podstaw, by kwestionować takie rozliczenie.
Aby uniknąć zarzutu podwójnego finansowania, trzeba pamiętać, iż nie można rozliczyć z dotacji równocześnie pełnej kwoty należnej składki ZUS (przed dokonaniem potrąceń) oraz wypłaconych z tej składki zasiłków. Należy wybrać jedną z dwóch prawidłowych dróg:
Rozliczyć z dotacji tylko kwotę pełnych składek ZUS (nie wliczając w to wypłaconych zasiłków).
Rozliczyć z dotacji wypłacone zasiłki oraz wyłącznie pozostałą kwotę składek ZUS (tę, która pozostała do wpłaty po potrąceniu zasiłków). Przestrzeganie tej zasady gwarantuje, iż ten sam wydatek nie zostanie rozliczony dwukrotnie
