W wielu firmach wygląda to podobnie. Pracownik wyjeżdża do klienta, na budowę albo do oddziału w innym mieście, a w dokumentach pojawia się hasło: „delegacja”. Problem w tym, iż przepisy nie przywiązują większej wagi do nazwy. Liczy się to, czy wyjazd rzeczywiście spełnia warunki podróży służbowej. o ile nie, konsekwencje mogą okazać się znacznie bardziej dotkliwe niż konieczność skorygowania rozliczenia.
Nieprawidłowa kwalifikacja wyjazdu może oznaczać obowiązek zapłaty zaległych składek ZUS i podatku od wypłaconych świadczeń, a w jednostkach sektora finansów publicznych stać się również przedmiotem kontroli. W praktyce oznacza to, iż warto poświęcić kilka minut na ocenę, czy dany wyjazd rzeczywiście jest delegacją, zanim zostanie rozliczony.
Co istotne, o podróży służbowej nie decyduje jeden element, ale łączne spełnienie trzech warunków.
Sam wyjazd z polecenia pracodawcy nie wystarczy
Pierwszym z nich jest polecenie pracodawcy. Nie ma znaczenia, czy zostało wydane ustnie czy pisemnie. Liczy się to, iż pracownik realizuje obowiązek wynikający ze stosunku pracy.
Sytuacja wygląda jednak inaczej, gdy strony uzgodnią zmianę miejsca wykonywania pracy. o ile pracownik ma przez kilka miesięcy świadczyć pracę w innym oddziale albo na konkretnej inwestycji, trudno mówić o podróży służbowej. W takim przypadku mamy raczej do czynienia z czasową zmianą miejsca pracy niż z delegacją, a to przekłada się również na sposób rozliczenia należności.
Delegacja musi mieć konkretny cel
Podróż służbowa zawsze jest związana z wykonaniem określonego zadania. Co więcej, czas jej trwania powinien pozostawać w rozsądnym związku z tym celem.
Jeżeli spotkanie z kontrahentem odbywa się we wtorek, wyjazd dzień wcześniej jest naturalny. Trudno jednak uzasadnić rozpoczęcie delegacji już w piątek i rozliczenie całego weekendu jako czasu podróży służbowej. W razie kontroli taki sposób rozliczenia może zostać skutecznie zakwestionowany.
Kluczowy jest zapis w umowie o pracę
Ostatnim elementem jest miejsce wykonywania pracy. To właśnie ono bardzo często przesądza o tym, czy wyjazd w ogóle można uznać za podróż służbową.
Jeżeli miejscem pracy jest Kraków, przemieszczanie się po Krakowie nie będzie delegacją. Wyjazd do sąsiedniej miejscowości może już jednak spełniać wszystkie przesłanki podróży służbowej, choćby jeżeli odległość jest niewielka. Dlatego przed rozliczeniem wyjazdu warto zadać sobie jedno pytanie: czy rzeczywiście mamy do czynienia z podróżą służbową, czy jedynie z wykonywaniem pracy w innym miejscu? Odpowiedź może mieć znacznie większe znaczenie niż mogłoby się wydawać.
Autor: r. pr. Marta Kopeć, Partner Zarządzający
E-mail: [email protected]
tel.: +48 22 501 56 10
Autor: apl. adw. Piotr Szczerba
E-mail: [email protected]
tel.: +48 22 501 56 10
