Duże firmy zmuszą małe do wystawiania faktur w KSeF

Spółka, z którą współpracuję, sugeruje, abym wystawiał jej faktury w KSeF, chociaż nie będę miał takiego obowiązku i wcale się do tego nie palę – opowiada czytelnik. Obawia się, iż jak się nie zgodzi, kontrahent może zrezygnować z jego usług. Takich dylematów będzie coraz więcej – wróżą eksperci.

– Duże firmy będą wymuszać na małych wystawianie faktur w KSeF, bo będzie im łatwiej je rozliczać – mówi Izabela Leśniewska, doradca podatkowy w kancelarii Alo-2.

Terminy

Przypomnijmy, iż KSeF wchodzi 1 lutego 2026 r. Od tego dnia muszą wprowadzać do niego faktury (tzw. ustrukturyzowane) największe firmy. Czyli te, w których sprzedaż (wraz z kwotą podatku) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Pozostałe mają dwa miesiące więcej na wdrożenie nowych obowiązków. Najmniejsi przedsiębiorcy, z miesięczną sprzedażą do 10 tys. zł (z podatkiem), nie muszą wprowadzać faktur do KSeF do końca 2026 r. I jak mówią eksperci, wielu z tych najmniejszych, w ogóle się rewolucją w fakturowaniu nie interesuje. Mogą być jednak niemile zaskoczeni, gdy okaże się, iż muszą raportować sprzedaż w nowym systemie już od lutego.

– Wiele firm chce pozmieniać warunki kontraktów i dopasować je do nowych zasad dokumentowania transakcji – mówi Michał Wykurz, doradca podatkowy, starszy menedżer w Sendero Tax & Legal.

– Przyjmijmy, iż spółka ma np. 100 wykonawców, którzy wystawiają jej faktury do 10 tys. zł. Teraz część wysyła je mailem, część przynosi do księgowości w papierze. Od 1 lutego niektórzy będą wystawiać faktury w KSeF (bo chcą albo mają też inną sprzedaż i przekraczają limit). Spółka będzie więc dostawać dokumenty zakupowe na trzy sposoby: mailem, w papierze i w KSeF. I nic w tym dziwnego, iż będzie chciała narzucić wszystkim wykonawcom KSeF. Przecież dużo wygodniej jest mieć faktury w jednym miejscu – tłumaczy Izabela Leśniewska.

Nowe zasady

– Duże firmy mogą wymuszać na małych wystawianie faktur w KSeF – potwierdza Janusz Menkina, właściciel biura rachunkowego. Podkreśla jednak, iż zmiana zasad przekazywania dokumentów powinna mieć odzwierciedlenie w umowie.

– Załóżmy, iż teraz jest w niej zapis „usługa powinna być udokumentowana wystawioną zgodnie z przepisami fakturą”. jeżeli przedsiębiorca ma sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie, to w 2026 r. faktura papierowa bądź przesłana mailem przez cały czas będzie zgodna z przepisami. jeżeli odbiorca chce fakturę w KSeF, powinien zmienić umowę – wskazuje Michał Wykurz.

– Oczywiście dostawca nie musi się na to zgodzić – mówi Janusz Menkina.

Eksperci podkreślają jednak, iż w wielu relacjach biznesowych duża firma ma pozycję dominującą. – I narzuca małej różne rozwiązania. Ci, którzy ich nie akceptują, wypadają z gry. Takie są rynkowe realia – mówi Michał Wykurz.

– Podobnie było parę lat temu, gdy weszła biała lista VAT i duzi zmuszali małych do zakładania firmowych rachunków bankowych (bo prywatnych na niej nie było) – przypomina Izabela Leśniewska.

Nie taki KSeF straszny

Zdaniem ekspertów, choć wielu małych przedsiębiorców jest ciągle na etapie faktur papierowych (tzw. wykluczeni cyfrowo), to nie muszą się aż tak bardzo KSeF obawiać. – Powinni sobie z nowym systemem poradzić, bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów, czyli e-mikrofirma i Aplikacja Podatnika, są łatwe w obsłudze – mówi Janusz Menkina.

– Najmniejsze firmy i tak będą musiały do KSeF wchodzić po faktury zakupowe – dodaje Izabela Leśniewska.

Przypomnijmy też, iż od obowiązku wystawiania faktur w KSeF jest parę wyjątków, np. dla zagranicznych przedsiębiorstw, które nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. – Oznacza to, iż choćby jak duża firma wymusi na swoich wykonawcach wystawianie dokumentów w nowym systemie, to i tak faktury dokumentujące zagraniczne zakupy będzie dostawać w tradycyjny sposób – mówi Michał Wykurz.