2 tygodni temu
Cyfrowa korespondencja, czyli doręczenie elektroniczne zamiast listu poleconego
Korespondencja tworzona w ramach e-Doręczeń to odpowiednik listu poleconego, jednak wysyłany na adres do doręczeń elektronicznych. Zgodnie z zapisami Kodeksu Postępowania Administracyjnego korespondencja wysyłana w ramach elektronicznych doręczeń jest równoprawna z tradycyjną korespondencją. Ponadto zapisy KPA kładą nacisk na odejście od przesyłania korespondencji w formie tradycyjnej i maksymalne korzystanie z wysyłania korespondencji w formie cyfrowej, dzięki systemów doręczeń klasy EZD. Elektroniczne doręczenia (w tym systemy e-doręczeń oraz skrzynki doręczeń) są w pełni bezpieczne, a operator wyznaczony, tj. Poczta Polska, czy w przypadku komercyjnej wysyłki Kwalifikowany Dostawca Usług zapewniają wykonanie usług zgodnie z przyjętym standardem i zasadami korzystania z usługi e-doręczenia.
Tworzenie korespondencji w formie cyfrowej, czyli na czym polega usługa e-Doręczenia
Tworząc cyfrową korespondencję nadawca czy adresat otrzymują w systemie doręczeń elektronicznych:
- zidentyfikowanego, uwierzytelnionego nadawcę, odbiorcę,
- znaczniki czasu określające czas wykonaniu poszczególnych operacji,
- gwarancje zabezpieczenia integralności zawartości korespondencji oraz brak możliwości modyfikacji treści,
- dowody potwierdzające nadanie, odbiór lub zwrot korespondencji,
- dowody biznesowe.
Wysyłanie korespondencji cyfrowej
Wysyłając korespondencję wychodzącą w zależności od profilu skrzynki (skrzynka publiczna, niepubliczna, osoba fizyczna, firma) uprawnieni użytkownicy mają do dyspozycji wysyłkę przy wykorzystaniu poniższych trzech opcji, tj.:
- PURDE – Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego,
- PUH – Publiczna Usługa Hybrydowa,
- RDE – Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego.
Korespondencja wysyłana w formie PURDE lub RDE to korespondencja cyfrowa. Po spełnieniu określonych warunków przesyłka jest wysyłana w wersji cyfrowej. Natomiast korespondencja wysyłana w formie PUH to hybrydowa wersja przesyłki, w ramach której nadawca po spełnieniu określonych warunków tworzy cyfrową wysyłkę, która po nadaniu jest drukowana przez wyznaczonego operatora, następnie jest doręczana do adresata pod wskazany adres w wersji papierowej. Do hybrydowej wysyłki jest dołączany dokument uwierzytelniający korespondencję.
Korzyści z zastosowania e-Doręczeń, czyli cyfrowej korespondencji
Wysyłka korespondencji w ramach e-Doręczeń to oszczędność czasu, środków, szybki przepływ informacji oraz bezpieczeństwo danych osobowych. Do niedawna, mając potrzebę wysyłania korespondencji czy to do podmiotów administracji rządowej, czy korespondencji z podmiotami publicznymi, musieliśmy wykonać szereg kroków, zderzyć się całą serią barier, „pochłaniaczy” czasu, których nie można było zoptymalizować. Natomiast wysyłka korespondencji w formie elektronicznych doręczeń to remedium na dotykające nas wszystkich bezpośrednio lub pośrednio uciążliwości, utratę czasu i koszty, których można uniknąć.
e-Doręczenia to komfort zniesienia wszystkich ograniczeń, możliwość wprowadzenia pełnej optymalizacji w obszarze wszystkich czasochłonnych tradycyjnych ruchów, które trzeba było dotychczas wykonać nadając list. Cały proces nadania korespondencji jest do zrealizowania w ciągu 5 minut, z dowolnego miejsca.
Program szkolenia online e-Doręczenia z certyfikatem
Celem szkolenia jest przekazanie kompleksowej, praktycznej wiedze nt. e-Doręczeń, w tym: aktów prawnych regulujących wdrożenie platformy, praktycznej wiedzy z zakresu tworzenia ADE, zarządzania oraz korzystania ze skrzynki w zakresie: odbioru, wysyłki, archiwizacji korespondencji.
1. Podstawowe regulacje prawne dotyczące e-Doręczeń
- ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych,
- przepisy wykonawcze do ustawy,
- Kodek Postępowania Administracyjnego.
Uzyskasz kompleksową wiedzę z zakresu aktów prawnych regulujących wdrożenie, korzystanie z elektronicznych doręczeń.
2. e-Doręczenia – wprowadzenie do wysyłek cyfrowych
- słownik pojęć,
- czym są e-Doręczenia,
- bezpieczeństwo stosowania e-Doręczeń (RODO, zabezpieczenia),
- korzyści wynikające z wdrożenia e-Doręczeń,
- przewaga e-Doręczeń nad ePUAPem, różnice między platformami,
- Poczta Polska jako operator wyznaczony do obsługi e-Doręczeń,
- katalog grup wysyłek wyłączonych z możliwości wysyłki w ramach z e-Doręczeń.
Uzyskasz wiedzę nt. specyfiki elektronicznych doręczeń. Poznasz czym są elektroniczne doręczenia.
3. Usługi realizowane w ramach elektronicznych doręczeń
- Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) – etapy, warunki wysyłki,
- Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH) – etapy, warunki wysyłki,
- Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (RDE) etapy, warunki wysyłki.
Poznasz ofertę oraz warunki realizacji usług dostępnych w pakietach e-Doręczeń.
4. Wdrożenie e-Doręczeń. Praktyczne aspekty
- przygotowanie wdrożenia,
- utworzenie ADE,
- zarządzanie skrzynką (tworzenie reguł, folderów, udzielanie dostępów, zmiana danych, zmiana administratora),
- integracja z systemami EZD.
Opanujesz wszystkie niezbędne umiejętności z zakresu tworzenia, zarządzania skrzynką. Zdobyta wiedza zapewni Tobie komfort wykorzystania pełnego potencjału elektronicznych doręczeń.
5. Obsługa platformy e-Doręczenia z poziomu skrzynki (brak integracji z systemem klasy EZD
- logowanie do skrzynki,
- odbiór korespondencji przychodzącej,
- wysyłka korespondencji wychodzącej,
- weryfikacja statusów wysłanej korespondencji,
- odbiór dowodów potwierdzających nadania,
- wyszukiwanie zasobu skrzynki,
- archiwizacja zasobu.
Zdobędziesz pakiet umiejętności pozwalający na realizację na korespondencji wszystkich możliwych zadań, które są do zrealizowania w ramach dostępnych funkcjonalności.
6. Obsługa skrzynki z poziomu zintegrowanego z platformą systemu klasy EZD
- rejestracja korespondencji przychodzącej,
- automatyczna weryfikacja poprawności otrzymanej korespondencji (weryfikacja wystąpienia braków formalnych np. korespondencja nie została podpisana cyfrowo, nie została uwierzytelniona dzięki profilu zaufanego),
- rejestracja korespondencji wychodzącej,
- weryfikacja statusów wysyłek,
- automatyczne dołączanie dowodów doręczeń.
Zdobędziesz wiedzę w zakresie integracji elektronicznych doręczeń z systemami klasy EZD. Dodatkowo poznasz wszystkie możliwe modele pracy na korespondencji, które można zrealizować w ramach zintegrowanego ze skrzynką systemu klasy EZD.
7. Reklamacje – przyczyny i metody składania reklamacji w usłudze e-Doręczenia
- przyczyny składania reklamacji
- metody składania reklamacji.
Zdobędziesz kompleksową wiedze nt. możliwych powodów uzasadniających złożenie reklamacji oraz poznasz dostępne metody składania reklamacji.
8. Opłaty w e-Doręczeniach
- PURDE,
- PUH,
- tradycyjna papierowa korespondencja.
Uzyskasz wiedzę nt. katalogu przesyłek, dla których wysyłka jest bezpłatna, zapoznasz się z cennikiem oraz dostrzeżesz perspektywę osiągnięcia, wprowadzenia oszczędności.
9. Cyfrowy obieg dokumentów realizowany w ramach systemów klasy EZD
- obsługa korespondencji przychodzącej,
- obsługa Składu Chronologicznego,
- tworzenie oraz procedowanie spraw,
- archiwum cyfrowe,
- zalety wdrożenia pełnego cyfrowego obiegu dokumentów.
Poznasz możliwości wyeliminowania, ograniczenia do minimum papierowego obiegu dokumentów, walory wykonywania wszystkich czynności kancelaryjnych w ramach cyfrowego obiegu dokumentów realizowanego w ramach profesjonalnego systemu klasy EZD. Dostrzeżesz różnice pomiędzy chaotycznym obiegiem dokumentów realizowanym przy wykorzystaniu różnych narzędzi, a uporządkowanymi, przewidywalnymi i wystandaryzowanymi procesami realizowanymi w ramach jednego uporządkowanego zautomatyzowanego systemu.
