2 dni temu
Prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą założoną przed 2025 rokiem i przez cały czas nie masz firmowego adresu do e-Doręczeń? 30 września 2026 r. to ostatni moment, aby nadrobić zaległości. Od 1 października 2026 r. przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. muszą już posiadać adres do e-Doręczeń.
W praktyce oznacza to kolejną zmianę w sposobie kontaktowania się firm z administracją. Zamiast tradycyjnego listu poleconego coraz częściej w skrzynce przedsiębiorcy pojawi się jego elektroniczny odpowiednik.
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to usługa pozwalająca wysyłać i odbierać korespondencję elektronicznie ze skutkiem prawnym odpowiadającym przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. System pozwala m.in. potwierdzić nadawcę i odbiorcę wiadomości oraz czas jej wysłania i otrzymania, a także zapewnia prawnie uznawane dowody nadania i odbioru.
Dla przedsiębiorcy oznacza to przede wszystkim mniej papierowej korespondencji. Pismo do urzędu można wysłać elektronicznie, a korespondencję urzędową odbierać w firmowej skrzynce bez konieczności oczekiwania na tradycyjny list.
Adres do e-Doręczeń jest przy tym przypisany do firmy i pozostaje taki sam choćby wtedy, gdy przedsiębiorca zmieni jej fizyczny adres. Aktywne adresy są gromadzone w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) prowadzonej przez ministra cyfryzacji.
Kogo dotyczy termin 30 września 2026 r.?
Nie wszyscy przedsiębiorcy mają taki sam termin wdrożenia e-Doręczeń.
Firmy rejestrowane w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 r. zakładają adres do e-Doręczeń już przy rejestracji działalności.
Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 1 stycznia 2025 r. powinni posiadać taki adres od 1 kwietnia 2025 r.
Najwięcej czasu otrzymali przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. – w ich przypadku obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń zaczyna obowiązywać 1 października 2026 r. Oznacza to, iż o ile firma przez cały czas nie ma takiego adresu, powinna go założyć najpóźniej do 30 września 2026 r.
Jest jednak jeden istotny wyjątek. o ile przedsiębiorca wpisany do CEIDG przed 2025 r. po 30 czerwca 2025 r. składa wniosek o aktualizację swojego wpisu, dane potrzebne do utworzenia adresu do e-Doręczeń musi podać już przy dokonywaniu tej zmiany.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Przedsiębiorca może korzystać z bezpłatnej publicznej usługi e-Doręczeń za pośrednictwem Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
W przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzili działalność jeszcze przed 2025 r., wniosek można złożyć jako odrębną e-usługę albo razem z wnioskiem o zmianę wpisu w CEIDG. Wniosek musi zostać podpisany elektronicznie – podpisem zaufanym, osobistym albo kwalifikowanym. Może go złożyć przedsiębiorca, osoba uprawniona do reprezentacji, prokurent albo odpowiednio umocowany pełnomocnik.
Samo utworzenie adresu to jednak jeszcze nie wszystko.
Po otrzymaniu informacji o utworzeniu adresu należy aktywować adres i skrzynkę. Dopiero po aktywacji adres trafia do BAE i można rozpocząć wysyłanie oraz odbieranie korespondencji dzięki firmowej skrzynki na Koncie Przedsiębiorcy.
Mam już skrzynkę prywatną. Czy to wystarczy?
Masz już e-Doręczenia jako osoba fizyczna? To nic nie zmienia.
Adres założony prywatnie nie zastępuje adresu przedsiębiorcy. Dla prowadzonej działalności gospodarczej trzeba posiadać odrębny firmowy adres do e-Doręczeń.
Warto też pamiętać, iż przedsiębiorca wpisany do CEIDG może samodzielnie zarządzać skrzynką albo wyznaczyć jej administratora. Można również nadać innym osobom uprawnienia do wysyłania, odbierania i zarządzania wiadomościami. Pozwala to zabezpieczyć obsługę korespondencji, na przykład podczas urlopu lub nieobecności osoby, która zwykle zajmuje się nią w firmie.
E-Doręczenia założone? Sprawdź jeszcze jedną rzecz
Wdrożenie e-Doręczeń nie powinno kończyć się na aktywacji skrzynki.
Warto ustalić w firmie, kto będzie ją regularnie sprawdzał, kto otrzyma uprawnienia do obsługi wiadomości i kto przejmie to zadanie w razie nieobecności tej osoby.
Szczególnie teraz, gdy e-Doręczenia stają się standardowym sposobem przekazywania przedsiębiorcom korespondencji urzędowej, firmowa skrzynka powinna być traktowana tak samo poważnie jak tradycyjna korespondencja przychodząca do siedziby firmy.
Co zrobić przed 30 września?
Jeżeli Twoja działalność została wpisana do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., sprawdź:
- czy firma posiada już adres do e-Doręczeń,
- czy adres został aktywowany i znajduje się w BAE,
- czy masz dostęp do firmowej skrzynki,
- czy aktualny jest adres e-mail wykorzystywany do powiadomień,
- kto w firmie odpowiada za regularną obsługę korespondencji.
Jeżeli adresu przez cały czas nie ma, nie warto odkładać tego obowiązku na ostatnie dni września. Od 1 października 2026 r. przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 2025 r. mają już obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń.
W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:
