5 godzin temu
- Obecny model elektronizacji koncentruje się przede wszystkim na cyfrowym obiegu dokumentów i danych, podczas gdy oryginał aktu notarialnego i zasadnicze elementy samej czynności pozostają oparte na tradycyjnym modelu.
- Istotnym kierunkiem rozwoju jest interoperacyjność systemów, pozwalająca na bezpośrednią weryfikację danych w wiarygodnych źródłach i ograniczenie ich wielokrotnego wprowadzania.
- Dalsza cyfryzacja może objąć elektroniczną archiwizację, identyfikację stron, automatyzację czynności technicznych i wybrane procedury zdalne, ale wymaga zapewnienia cyberbezpieczeństwa, ochrony tajemnicy notarialnej oraz osobistej kontroli notariusza.
Od informatyzacji kancelarii do cyfrowego notariatu
Elektronizację notariatu można rozpatrywać na trzech poziomach: cyfryzacji otoczenia czynności, dokumentu oraz samej czynności notarialnej. W Polsce najbardziej rozwinięty jest pierwszy z nich.
Notariusz składa elektroniczne wnioski wieczystoksięgowe, korzysta z Rejestru Spadkowego i rejestru zastrzeżeń numerów PESEL. Krajowa Rada Notarialna prowadzi również system Rejestry Notarialne. Szczególne znaczenie ma Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN), za pośrednictwem którego elektroniczne wypisy są udostępniane uprawnionym podmiotom.
Elektronizacja zmieniła więc sposób wykonywania wielu ustawowych obowiązków notariusza. przez cały czas jednak cyfrowe jest przede wszystkim otoczenie czynności, a nie sama czynność.
Elektroniczny wypis a elektroniczny oryginał
Art. 110a ustawy z 14.2.1991 r. – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 614; dalej: PrNot) przewiduje elektroniczny wypis aktu notarialnego, będący dosłownym powtórzeniem oryginału i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza. Ustawodawca wyraźnie rozróżnia więc elektroniczny wypis od oryginału aktu.
W kontekście dalszej elektronizacji powstaje pytanie, czy należy dopuścić sporządzanie oryginału aktu notarialnego w postaci elektronicznej. Wymagałoby to stworzenia systemu zapewniającego jego integralność, autentyczność i czytelność także po wielu latach.
Znaczenie może mieć tutaj w tej chwili brzmienie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z 23.7.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L z 2014 r. Nr 257, s. 73), które tworzy ramy kwalifikowanych usług archiwizacji elektronicznej. Problem nie ogranicza się zatem do zastąpienia podpisu własnoręcznego podpisem elektronicznym – konieczne byłoby uregulowanie przechowywania dokumentów, migracji danych, dostępu do aktu i wydawania z niego wypisów.
Jedna informacja, wiele systemów
Kolejnym obszarem rozwoju jest interoperacyjność rejestrów publicznych. Te same informacje dotyczące strony lub nieruchomości są w tej chwili wykorzystywane m.in. w projekcie aktu, repertorium, wniosku wieczystoksięgowym oraz przy wykonywaniu obowiązków podatkowych i informacyjnych.
Docelowy model powinien ograniczać konieczność wielokrotnego wpisywania danych znajdujących się już w wiarygodnym rejestrze. W obrocie nieruchomościami znaczenie mają zwłaszcza księgi wieczyste i Ewidencja Gruntów i Budynków (dalej: EGiB), natomiast w odniesieniu do stron – rejestry PESEL, KRS czy REGON.
Kierunek integracji jest widoczny w Zintegrowanym Systemie Informacji o Nieruchomościach (dalej: ZSIN), który umożliwia wymianę danych między EGiB a innymi rejestrami. ZSIN nie jest jednak gotową odpowiedzią na wszystkie problemy. Bezpieczna automatyzacja wymaga nie tylko połączenia systemów, ale także zapewnienia aktualności i spójności danych źródłowych.
Dlatego system wykorzystywany przy czynności powinien pozwalać ustalić źródło i moment pobrania informacji oraz sygnalizować rozbieżności. Automatyzacja nie eliminuje problemu jakości danych – błędna informacja pobrana automatycznie przez cały czas pozostaje błędna.
Cyfrowa tożsamość zamiast kolejnych dokumentów?
Europejski Portfel Tożsamości Cyfrowej przewidziany w rozporządzeniu 910/2014/UE może w przyszłości umożliwić przedstawianie danych identyfikacyjnych i elektronicznych poświadczeń określonych atrybutów oraz składanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Dla notariatu oznacza to możliwość odejścia w niektórych przypadkach od przedstawiania kolejnych dokumentów na rzecz elektronicznego potwierdzania konkretnych informacji w wiarygodnym źródle.
Nie zastępuje to jednak obowiązków notariusza. Cyfrowa identyfikacja może dostarczyć wiarygodnych danych o osobie, ale ocena uczestnika czynności i realizacja obowiązków wynikających m.in. z art. 80 PrNot pozostają po stronie notariusza.
Cyfrowy kanał powinien przy tym pozostać alternatywą. Brak odpowiedniego urządzenia lub kompetencji cyfrowych nie może ograniczać dostępu do czynności notarialnych.
Automatyzacja pracy kancelarii
Elektronizacja może postępować również bez zmiany formy samej czynności. Systemy kancelaryjne mogą automatycznie przenosić dane z dokumentów i rejestrów do projektu aktu lub formularzy, kontrolować kompletność informacji i wskazywać niespójności.
Narzędzia oparte na AI mogą dodatkowo wspierać ekstrakcję informacji, kontrolę formalną projektu lub wyszukiwanie elementów wymagających uwagi notariusza. Granica powinna jednak przebiegać pomiędzy wsparciem procesu a przejęciem oceny prawnej. System może sygnalizować ryzyko, ale nie powinien samodzielnie rozstrzygać o dopuszczalności czynności.
Ograniczeniem pozostaje także tajemnica notarialna. Korzystanie z zewnętrznych usług chmurowych lub narzędzi AI wymaga kontroli nad miejscem i sposobem przetwarzania danych oraz ich ewentualnym dalszym wykorzystaniem.
Zdalna czynność jako kolejny etap
Najdalej idącym wymiarem elektronizacji jest przeniesienie samej czynności do środowiska online. Obecne PrNot nie przewiduje takiego generalnego modelu. Podpisy na aktach są składane w obecności notariusza, a akt powinien zostać odczytany i przyjęty przez uczestników.
Nie oznacza to jednak, iż fizyczna obecność jest jedynym możliwym sposobem realizacji tych gwarancji. Estonia dopuszcza szeroki zakres zdalnych czynności notarialnych, natomiast Niemcy przyjęły model selektywny, ograniczony przede wszystkim do określonych czynności z zakresu prawa spółek i postępowań rejestrowych.
W Polsce bardziej uzasadniony byłby model stopniowy, obejmujący ustawowo określone kategorie czynności i obiektywne przesłanki przejścia do trybu stacjonarnego.
Procedura zdalna wymagałaby również rozwiązania problemu miejsca czynności, szczególnie w przypadku uczestnika przebywającego za granicą, oraz zabezpieczenia przed manipulacją technologiczną. Rozwój technologii umożliwiających tworzenie materiałów typu deepfake sprawia, iż sam obraz twarzy z kamery nie może stanowić wystarczającej podstawy identyfikacji. Konieczne byłoby połączenie bezpiecznej identyfikacji elektronicznej z dodatkowymi mechanizmami weryfikacyjnymi.
Kilka równoległych kierunków elektronizacji
Przyszłość cyfrowego notariatu nie sprowadza się do pytania, czy akt notarialny będzie można sporządzić przez Internet. Zmianie mogą podlegać sposób pozyskiwania danych, przygotowania dokumentów, ich podpisywania, przekazywania i długoterminowego przechowywania.
Rozwój będzie prawdopodobnie następował równolegle poprzez integrację rejestrów, ograniczenie wielokrotnego wprowadzania danych, rozwój cyfrowej tożsamości, automatyzację pracy kancelarii oraz tworzenie infrastruktury dla elektronicznych dokumentów i archiwów. Jednym z dalszych elementów tego procesu może być dopuszczenie określonych czynności na odległość.
Elektronizacja notariatu nie oznacza zastąpienia notariusza technologią ani prostego przeniesienia dotychczasowej czynności na ekran komputera. Jej istotą jest cyfryzacja tych elementów procesu, w których technologia może zwiększyć sprawność i bezpieczeństwo obrotu przy zachowaniu osobistej odpowiedzialności notariusza za legalność czynności i ustalenie rzeczywistej woli stron.
