Faktury poza KSeF: bez kar, ale fiskus straszy kontrolami

Niestosowanie KSeF nie pozostanie bez reakcji organów Krajowej Administracji Skarbowej – przestrzega Ministerstwo Finansów. I zapewnia, iż fiskus sprawdzi, czy oporni przedsiębiorcy prawidłowo rozliczają podatki.

– Przekaz jest prosty. Ci, którzy ignorują KSeF, mogą spodziewać się kontroli – mówi Piotr Stryjewski, adwokat i doradca podatkowy w kancelarii Paczuski Taudul.

– Fiskus ma teraz tyle źródeł wiedzy o przedsiębiorcach, np. z Jednolitych Plików Kontrolnych, iż łatwo wyłapuje wystawiających faktury po staremu – zauważa Marcin Jaworski, doradca podatkowy, senior menedżer w PKF Polska.

Fakturowanie w systemie

Przypomnijmy, iż KSeF to centralna, nadzorowana przez skarbówkę baza. Działa od 1.2.2026 r. Na początku fakturować w nowym systemie musiały tylko największe firmy (mające w 2024 r. powyżej 200 mln zł sprzedaży brutto). 1 kwietnia ruszył drugi etap. Faktury w KSeF (tzw. ustrukturyzowane) muszą wystawiać przedsiębiorcy mający miesięczną sprzedaż brutto powyżej 10 tys. zł. Dla pozostałych system będzie obowiązkowy od 1.1.2027 r. Wszyscy natomiast muszą już od 1 lutego br. odbierać w KSeF faktury zakupowe wystawiane przez kontrahentów (którzy są do tego zobowiązani bądź robią to dobrowolnie).

Od tych zasad jest parę wyjątków, np. do końca 2026 r. nie trzeba wprowadzać do KSeF faktur wystawianych z kas rejestrujących, a także paragonów z NIP (do 450 zł).

Razem z nowymi zasadami fakturowania do ustawy o VAT trafiły nowe kary (znajdziemy je w art. 106ni VATU). Za co grożą? Przede wszystkim za wystawienie faktury poza KSeF. A także, w razie korzystania z trybów wyjątkowych, sporządzenie jej niezgodnie ze wzorem oraz nieprzesłanie w terminie do systemu. Ile wynoszą sankcje? Do 100 proc. VAT albo do 18,7 proc. należności (jeśli faktura jest bez VAT). Mogą z tego wyjść całkiem spore kwoty. jeżeli faktura jest np. na 100 tys. zł netto, sankcja może wynieść choćby 23 tys. zł.

Przepisy stanowią, iż kary będą nakładane od 1.1.2027 r. Z zapowiedzi Ministerstwa Finansów oraz opublikowanego już projektu wynika, iż ten termin zostanie przesunięty o rok. Kary będą więc wymierzane dopiero w 2028 r.

Piotr Stryjewski podkreśla, iż sporo firm, np. niektóre stacje benzynowe, nie stosuje jeszcze KSeF (choć powinny już to robić). I jak kary zostaną odroczone, całkiem możliwe, iż przez cały czas będą wystawiać zwykłe faktury (papierowe bądź elektroniczne). Nie wiadomo też, jak do nowych obowiązków podejdą najmniejsi przedsiębiorcy, którzy powinni wejść w system 1.1.2027 r.

– Problemy z wdrożeniem KSeF mają również firmy zagraniczne, np. takie, które działają w Polsce, ale nie zatrudniają polskiego personelu – dodaje Marcin Jaworski.

Co się stanie, jeżeli przedsiębiorca w 2027 r. będzie wystawiać faktury poza KSeF? Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów skarbówka najpierw przypomni mu o ustawowych obowiązkach. Gdy to nie poskutkuje, zweryfikuje jego rozliczenia. – Najprawdopodobniej zacznie od czynności sprawdzających, bo to prosta procedura, ostatnio bardzo lubiana przez urzędników. Oczywiście może być też wszczęte postępowanie podatkowe, kontrola podatkowa albo kontrola celno-skarbowa – tłumaczy Marcin Jaworski.

Efekt kontroli

Co grozi podatnikom? Eksperci podkreślają, iż za samo wystawianie faktur poza KSeF, w 2027 r. nie będzie grozić nic. – Za nieprawidłowości związane z KSeF, które są sankcjonowane w ustawie o VAT, nie można dostać kary na podstawie kodeksu karnego skarbowego. Fiskus nie zakwestionuje też zwykłej faktury, jeżeli dokumentuje faktyczną transakcję i została prawidłowo rozliczona, m.in. wykazana w JPK. Przedsiębiorcy, u którego, poza niestosowaniem KSeF, jest wszystko w porządku, skarbówka nic więc nie zrobi – tłumaczy Piotr Stryjewski.

Potwierdza to Marcin Jaworski. Ale zauważa, iż nie po to fiskus przychodzi na kontrolę, aby odejść z kwitkiem. – Jest duże prawdopodobieństwo, iż urzędnicy znajdą w rozliczeniach firmy coś, co im się nie spodoba. I problemy gotowe – wskazuje Marcin Jaworski.

– jeżeli fiskus wyłapie jakieś nieprawidłowości w rozliczeniu VAT, to niezależnie od tego, czy faktura jest wystawiona w KSeF czy nie, naliczy firmie zaległość i odsetki. Za błędy inne niż związane z KSeF (które są wymienione w art. 106ni VATU) może też nałożyć karę z kodeksu karnego skarbowego – wyjaśnia Piotr Stryjewski.

– Poza tym sama kontrola to dość nieprzyjemne doświadczenie, kosztuje przedsiębiorców dużo czasu i nerwów – dodaje Marcin Jaworski.

Eksperci przypominają też, iż Ministerstwo Finansów stara się zniechęcać firmy do współpracy ze sprzedawcami, którzy nie stosują KSeF. Nie zabrania wprawdzie odliczania VAT ze zwykłych faktur zakupowych (ani rozliczania ich w kosztach PIT/CIT), ale zaleca dokładne sprawdzanie kontrahentów (pisaliśmy o tym już w „Rzeczpospolitej” z 21.11.2025 r.).