3 godzin temu
Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Art. 106j ust. 1 VATU przesądza zaś o tym, iż w przypadku gdy po wystawieniu faktury podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie, dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, względnie stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą.
Szczególnym rodzajem faktury korygującej jest faktura zbiorcza. Art. 106j ust. 3 VATU wskazuje na to, iż w sytuacji gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka, a jednocześnie może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą, w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług. To tak naprawdę jednak faktura zbiorcza, tzw. uproszczona. Można wystawiać zbiorcze korekty także w innych okolicznościach, ale nie będą one mogły korzystać z uproszczonego charakteru. Faktury zbiorcze przeżywają renesans zainteresowania z uwagi na KSeF. Wielu podatników ma bowiem czysto techniczne problemy z wystawianiem korekt, gdy wolumen korygowanych faktur jest szeroki. To częsta przypadłość np. przy stosowaniu rabatów.
Czego dotyczy sprawa?
Podatnik prowadzi działalność w zakresie dystrybucji hurtowej produktów spożywczych (FMCG). Charakterystycznym elementem branży, w której działa, jest realizacja dużej dziennej liczby transakcji handlowych z kontrahentami. Są one dokumentowane fakturami VAT. W efekcie różnych uzgodnień zawartych pomiędzy podatnikiem i nabywcami dochodzi do wystawiania faktur korygujących, w tym zbiorczych faktur korygujących. Korekty te wynikają z różnych przyczyn, w tym w szczególności z powodu przyznawanych rabatów/bonusów, obejmujących wybrane okresy rozliczeniowe (np. miesięczne, kwartalne, roczne) czy potrzeby dostosowania cen sprzedanych towarów do rynkowego poziomu, w związku z korektami cen transferowych (stąd mogą to być zarówno korekty „in minus”, jak i korekty „in plus”).
Garść statystyk: największa wystawiona miesięczna faktura korygująca dotyczyła 49 tysięcy faktur korygowanych. Podatnik wystawia przy tym choćby milion faktur miesięcznie. Udzielenie choćby miesięcznego rabatu retro na rzecz jednego z kontrahentów wymaga często referencji do tysięcy faktur w ramach jednej korekty.
Z uwagi na uzgodnienia z kontrahentami konieczne jest wystawienie zbiorczych faktur korygujących w postaci ustrukturyzowanej poprzez KSeF. Już przy pierwszej tego rodzaju fakturze podatnik napotkał problem. Przyjęła ona bowiem rozmiar przekraczający 9 MB (przy czym faktury objęte korektą nie posiadały jeszcze KSeF ID). Podzielenie zbiorczych faktur korygujących na krótsze okresy jest zaś niewykonalne ze względów operacyjnych i technicznych oraz jest niezgodne z ustaleniami wynikającymi z zawartych porozumień z kontrahentami. Co gorsza, w przypadku podzielenia zbiorczych faktur korygujących na korekty obejmujące mniejsze okresy niż pierwotnie zakładane, podatnik zaczyna przekraczać limity dzienne API KSeF 2.0. Również ustrukturyzowany załącznik nie jest rozwiązaniem. Maksymalny rozmiar faktury zawierającej taki załącznik nie powinien przekraczać 3 MB, co przez cały czas nie jest wystarczające. Zgodnie z art. 106gba ust. 1 VATU, możliwość korzystania przez podatnika z załącznika ustrukturyzowanego została ograniczona do sytuacji, gdy faktura dotyczy czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto.
Aby wypełnić obowiązki w zakresie fakturowania, podatnik jest w stanie przesyłać do KSeF faktury korygujące zawierające część referencji do faktur korygowanych oraz informację (zapis w samej treści takiej faktury korygującej przesyłanej do KSeF), iż pełna lista faktur objętych korektą znajduje się w załączniku, który zostanie przesłany na adres mailowy wskazany przez nabywcę. Sam załącznik zawierający pełną listę faktur korygowanych nie jest i nie będzie przesyłany do KSeF, a bezpośrednio do nabywcy. Podatnik nabrał wątpliwości, czy takie podejście będzie OK.
Stanowisko organu
Dyrektor KIS wydał w sprawie interpretację indywidualną z 16.7.2026 r., 0112-KDIL1-1.4012.348.2026.1.JKU, Legalis. Organ przypomniał, iż zbiorcza faktura korygująca powinna zawierać dane, o których mowa w art. 106j ust. 2 VATU. Wśród elementów faktur korygujących znajdują się m.in. numer kolejny oraz data wystawienia tej faktury korygującej, numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF oraz dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-5 VATU oraz nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą. Uproszczona faktura korygująca może jednakże nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą – w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług na rzecz jednego podmiotu.
Organ podkreślił, iż przepisy VATU nie przewidują możliwości dodania do faktury ustrukturyzowanej załącznika zawierającego pełną listę faktur korygowanych, który nie jest i nie będzie przesyłany do KSeF (nie sposób uznać, iż taki załącznik stanowi integralną część faktury ustrukturyzowanej). Nie można się więc zgodzić, iż uwzględnienie danych dotyczących faktur korygowanych (pierwotnych) na fakturze korygującej wystawianej w formie ustrukturyzowanej poprzez Krajowy System e-Faktur w sposób inny, niż w ramach dedykowanej podsekcji „DaneFaKorygowanej” będzie wystarczające dla spełnienia obowiązku wskazywania na fakturze korygującej daty wystawienia faktury korygowanej, numeru faktury korygowanej oraz numeru identyfikującego taką fakturę w KSeF (jeśli został nadany). Przy wystawianiu zbiorczej uproszczonej faktury korygującej w KSeF podatnik jest zobowiązany do wskazania każdej faktury pierwotnej objętej korektą poprzez ujęcie jej w strukturze XML w elemencie DaneFaKorygowanej. Faktura korygująca musi zawierać numer identyfikujący fakturę pierwotną (w tym numer KSeF, jeżeli został nadany). Podatnik nie może ograniczyć się do przekazania listy faktur jedynie w załączniku poza KSeF. Taki załącznik może być przekazywany kontrahentowi pomocniczo, ale nie zastępuje obowiązku wykazania wszystkich faktur w strukturze FA(3).
Komentarz
W przypadkach „na styku” przepisów oraz rozwiązań technicznych te drugie mają niestety pierwszeństwo. Dyrektora KIS nie wzrusza fakt, iż podatnik bardzo chce wystawiać faktury w sposób zgodny z literą prawa, a choćby i schemą 3.0 – ale nie może. Bo po prostu jego biznes znacząco wychodzi poza ramy, które Ministerstwo Finansów określiło, projektując rozwiązania techniczne KSeF. Pech. Trudno też Dyrektora KIS o to winić. Nie jest to bowiem spór o wykładnię, ale luka na styku ustawy, schemy FA(3) i limitów technicznych bramki. Wiadomo, przepustowość serwerów z gumy nie jest i jakieś limity określić trzeba było. Dla podatników z branż o wysokim wolumenie wniosek jest niewesoły: dopóki nie zmieni się schema 3.0, każda duża korekta rabatowa lub korekta cen transferowych to wybór między naruszeniem przepisu, naruszeniem umowy z kontrahentem a przekroczeniem limitów API. Albo pokusa fakturowania poza KSeF (przynajmniej do 31.12.2026 r. bez sankcji). Inna sprawa jeszcze, iż duże sieci z pewnością nie chcą robić tego rodzaju odstępstw. No i rozliczenie korekty VAT należnego w oparciu o faktury korygujące wystawiane poza KSeF też jest trudniejsze.
No właśnie, skoro o skutkach wystawienia faktur korygujących mowa, to co w tego rodzaju fakturach najważniejsze, to ich prawidłowe rozliczenie – po stronie wystawcy zasadniczo w dacie skutecznej wysyłki do KSeF (przy zachowaniu formy ustrukturyzowanej). Nie sądzę, by ktokolwiek kwestionował prawo do pomniejszenia podatku należnego w związku z tego rodzaju ułomnościami samego dokumentu. Podatnik naraża się więc „jedynie” na ewentualne sankcje związane z nieprawidłowym fakturowaniem. Tych szukać trzeba na gruncie przepisów karno-skarbowych. Karanie za wadliwe faktury to wciąż egzotyka, choć jak to będzie wyglądało, gdy KSeF już się umocni w świadomości – nie wiadomo.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 16.7.2026 r., 0112-KDIL1-1.4012.348.2026.1.JKU, Legalis
