1 tydzień temu
Jakie terminy obowiązują przy niszczeniu dokumentów firmowych?
Niszczenie dokumentów firmowych wymaga każdorazowo oceny tego, czy dany pakiet akt może być już poddany utylizacji. Dokumentacja firmowa zawierająca dane chronione często musi być zachowana przez określony w przepisach czas. W polskim prawie nie istnieje jednak jeden wspólny termin dla wszystkich pism. To, kiedy należy zainicjować niszczenie dokumentacji firmowej, zależy przede wszystkim od rodzaju akt, celu ich przetwarzania i podstawy prawnej. Ustawowe terminy w niektórych przypadkach wynoszą choćby 50 lat, w innych 5. Są również akta, których procedura niszczenia dokumentów firmowych w ogóle nie powinna obejmować. Są to m.in. dokumenty o dużej wartości archiwalnej, naukowej czy historycznej.
Kiedy poszczególne dokumenty firmowe można przekazać do utylizacji?
Faktury VAT, dowody księgowe i deklaracje podatkowe podlegają pięcioletniemu okresowi liczonemu od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Również większość dokumentów związanych z ZUS może być objęta procesem bezpiecznego niszczenia dokumentów dopiero po 5 latach. Akta osobowe pracowników zatrudnionych od 2019 roku wymagają przechowywania przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Dla osób zatrudnionych w latach 1999–2018 okres ten może wynosić 10 lat lub 50 lat, a dla zatrudnionych przed 1999 rokiem wynosi zawsze 50 lat. Z kolei niszczenie dokumentów firmowych związanych z procedurami BHP możliwe jest po 10 latach, gdy mowa o dokumentacji powypadkowej, a po 40 latach, gdy objąć ma np. rejestry czynników szkodliwych.
Ze względu na różnorodność terminów, a także liczne restrykcje prawne związane z procedurą niszczenia dokumentów firmowych, warto poszukać wsparcia przy utylizacji danych u fachowców, którzy specjalizują się usługach niszczenia dokumentacji. Tego typu kompleksowe usługi realizuje Stena Confidential, która zajmuje się niszczeniem dokumentów firmowych wszystkich typów, papierowych, jak i tych funkcjonujących w formie cyfrowej.
Jak bezpiecznie przeprowadzić niszczenie dokumentacji w firmie?
Najlepszym i najczęściej praktykowanym sposobem jest zlecenie zadania profesjonalistom, którzy tak jak Stena Confidential, dysponują odpowiednią wiedzą, infrastrukturą i technologiami. To ważne, ponieważ przepisy wymagają, by dane chronione, np. dane osobowe, były niszczone w sposób nieodwracalny, a przy tym do końca zabezpieczane przed wyciekiem. Firma zajmująca się niszczeniem dokumentów firmowych musi gwarantować kontrolę nad procesem, ale też mieć dostęp do metod i certyfikowanych urządzeń, które pozwolą na skuteczne i nieodwracalne usunięcie danych, również z nośników cyfrowych. Aby niszczenie dokumentów firmowych przebiegło zgodnie z literą prawa, dokumentacja musi być objęta rejestrem, bezpiecznie przekazana, a transport dokumentów musi zabezpieczać dane przed dostępem ze strony osób nieuprawnionych.
