Informacje o złym stanie zabytku to skargi czy donosy?

Pracownicy Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Olsztynie przez wiele miesięcy, a w niektórych przypadkach choćby lat, nie reagowali na informacje o fatalnym stanie zabytków nieruchomych, ustaliła NIK. Tę bezczynność umożliwił urzędnikom sposób, w jaki traktowali otrzymywane informacje na temat historycznych budynków, cmentarzy, parków czy dróg. Zamiast jako skargi lub wnioski postrzegali je jako „sygnały” lub „donosy”, co miało zasadnicze znaczenie dla trybu ich rozpatrywania. Na skargę lub wniosek urząd ma obowiązek odpowiedzieć i podjąć działania w ciągu miesiąca, sposobu rozpatrywania „donosów” i „sygnałów” przepisy nie regulują. Tymczasem Kodeks postepowania administracyjnego jasno odróżnia pierwsze od drugich, a decyduje o tym ich treść, a nie forma. Przypadek urzędu w Olsztynie może jednak nie być odosobniony – NIK ustaliła bowiem, iż w okresie objętym kontrolą ryzyko takiego postępowania dotyczyło również innych wojewódzkich urzędów ochrony zabytków.

W latach 2020-2025 (marzec) do Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Olsztynie wpłynęło 71 informacji o złym stanie zabytków nieruchomych, z czego ponad połowa w formie pisemnej (47). Poza jednym wszystkie listy lub e-maile były podpisane przez nadawców. Najwięcej zgłoszeń dotyczyło budynków mieszkalnych (27 przypadków), ale wpływały także informacje na temat cmentarzy, parków, kościołów, dawnych spichlerzy, a także wieży wodociągowej, drogi, węzła kolejowego, piramidy, ratusza, mostu obrotowego czy dworu.

Średni czas podjęcia przez pracowników urzędu jakichkolwiek działań w sprawie zgłaszanych nieprawidłowości wynosił 36 dni. W 13 przypadkach do reakcji dochodziło dopiero po upływie od 102 do 1452 dni (po niemal czterech latach). W dwóch kolejnych – jak ustalili kontrolerzy NIK – nie było reakcji przez 158 i 413 dni. Zdaniem Izby przyczyną bezczynności urzędników było postępowanie z otrzymanymi informacjami bez stosowania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego (dział VIII Skargi i wnioski), a także brak w olsztyńskim urzędzie wewnętrznych procedur związanych z przyjmowaniem, rejestrowaniem i rozpatrywaniem skarg oraz wniosków.

Delegatura NIK w Olsztynie przeprowadziła kontrolę po skardze, która wpłynęła w styczniu 2025 r. Izba ustaliła, iż już rok wcześniej Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Olsztynie otrzymał informację o złym stanie zachowania m.in. fundamentów dawnego dworu, a w tej chwili szkoły podstawowej w miejscowości Boże. W kwietniu doszło do oględzin zabytku, zamiast do wymaganej przepisami kontroli. Została ona podjęta dopiero w lipcu, po rozpatrzeniu przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego skargi na zaniedbania w opiece nad budynkiem ze strony wojewódzkiego konserwatora zabytków.

Kontrola przeprowadzona przez NIK ujawniła także problemy z przepływem informacji w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Olsztynie, czego skutkiem było np. przekazanie nieaktualnych ustaleń do Prokuratury Rejonowej w Kętrzynie dotyczących sprawy gazowni w Reszlu. Izba ustaliła także, iż w pięciu przypadkach urzędnicy nie skontrolowali realizacji wydanych zaleceń pokontrolnych przez okres od 132 do 1512 dni. Z kolei 10 na 60 kontroli, wbrew przepisom, zostało przeprowadzonych z pominięciem obecności niektórych właścicieli zabytków.

Kierownictwo urzędu zapewniało kontrolerów NIK, iż zawiadomienia o niszczejących zabytkach czy ich złym stanie są weryfikowane w terenie. jeżeli się potwierdzą, wszczynane jest postępowanie kontrolne, którego celem jest stwierdzenie, czy ze strony właściciela doszło do niezgodnego z prawem działania lub zaniechania. Od 2018 r. nie jest ono jednak konieczne, by nałożyć na właściciela zabytku administracyjną karę pieniężną. Postępowanie nie jest prowadzone w przypadku, gdy informacje z zawiadomienia o złym stanie zabytku się nie potwierdzą, a często – w opinii zastępcy wojewódzkiego konserwatora zabytków – „są to tylko złośliwe donosy sąsiedzkie, błędne wyobrażenia turystów odwiedzających tereny Warmii i Mazur lub lokalne porachunki polityczno-finansowe”.

NIK w swoich analizach identyfikuje ryzyko, iż traktowanie informacji o złym stanie zabytków nieruchomych jako „sygnału” lub „donosu” zamiast jako skargi czy wniosku, może być nie tylko jednostkowym problemem Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Olsztynie, a powszechną praktyką o zasięgu krajowym. Do wniosku takiego prowadzą wyjaśnienia innych wojewódzkich konserwatorów zabytków zapytanych przez NIK o to, w jaki sposób traktują wpływające do nich informacje na ten temat. Dlatego Najwyższa Izba Kontroli podkreśla – o tym, czy pismo jest skargą lub wnioskiem, decyduje jego treść, a nie forma, a tryb jego złożenia i rozpatrzenia regulują przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

Opis grafiki

Główne cechy skargi/wniosku wynikające z Kodeksu postępowania administracyjnego

• Treść:
  • O tym, czy pismo jest skargą albo wnioskiem, decyduje treść pisma, a nie jego forma zewnętrzna.
• Termin załatwienia:
  • Bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.
• Informacja zwrotna:
  • O sposobie załatwienia skargi lub wniosku zawiadamia się skarżącego lub wnioskodawcę.
• Prawo do złożenia skargi:
  • Wnioskodawcy niezadowolonemu ze sposobu załatwienia wniosku służy prawo wniesienia skargi.

Źródło: opracowanie własne NIK.

W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami, NIK przedstawiła Warmińsko-Mazurskiemu Wojewódzkiemu Konserwatorowi Ochrony Zabytków następujące wnioski:

• Postępowanie z otrzymanymi wnioskami, do których zastosowanie mają regulacje działu VIII Kpa, zgodnie z zawartymi w nim postanowieniami, poprzez terminowe załatwianie wniosków oraz informowanie wnioskodawcy o sposobie jego załatwienia.
• Wydawanie upoważnień, o których mowa w art. 38 ust. 2 ustawy o ochronie zabytków pracownikom WUOZ, którzy mają uczestniczyć lub samodzielnie prowadzić czynności kontrolne.
• Prowadzenie czynności kontrolnych w obecności kontrolowanej osoby fizycznej albo kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub upoważnionej przez niego osoby, stosownie do wymogu określonego w art. 38 ust. 4 ww. ustawy.
• Sporządzanie, stosownie do wymogu określonego w procedurze prowadzenia czynności kontrolnych z dnia 21 października 2021 r., zawiadomień o kontroli zabytków nieruchomych oraz ujmowanie w nich informacji wymaganych tą procedurą.
• Podejmowanie bez zbędnej zwłoki działań mających na celu weryfikację realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych, na podstawie ustaleń kontroli zabytków nieruchomych oraz sprawdzenie wykonania zaleceń dotyczących pięciu zabytków nieruchomych wskazanych w wystąpieniu pokontrolnym.
• Dokonanie analizy (weryfikacji informacji) otrzymanych wniosków (wskazanych w wystąpieniu pokontrolnym), w których zawarto informacje wskazujące na nieodpowiedni stan zachowania zabytków nieruchomych i w uzasadnionym przypadku wdrożenie czynności kontrolnych.

Warmińsko-Mazurski Wojewódzki Konserwator Ochrony Zabytków zadeklarował realizację wniosków, a NIK będzie się przyglądać zmianom wprowadzanym w olsztyńskim urzędzie.