2 godzin temu
Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (oczywiście, w praktyce od 1.2.2026 r. albo od 1.4.2026 r.). Ale nie wszystkie faktury będą od razu przekazywane przez KSeF. Abstrahując od szczególnych przypadków czynności, które są w ogóle wyłączone z obowiązkowego KSeF (np. faktury w formie biletu), w zasadzie każdy podatnik będzie miał możliwość przekazywania faktur poza KSeF w pewnych ściśle określonych okolicznościach.
Chciałoby się rzec – w okolicznościach wyjątkowych, ale to też nie jest do końca prawda. Wszystko dzięki tzw. trybowi offline24, który zgodnie z art. 106nda ust. 1 VATU umożliwia wystawianie faktur elektronicznych zgodnych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, pod warunkiem wysyłki do KSeF kolejnego dnia roboczego (z przyczyn po stronie podatnika). Art. 106nf ust. 1 VATU przewiduje zaś awarię KSeF, z kolei art. 106nh ust. 1 VATU określa okoliczności związane z czasową (planowaną) niedostępnością systemu KSeF. Podobnie jak w przypadku trybu offline24, także i tu podatnicy mogą wystawiać faktury elektroniczne zgodne ze strukturą, o ile wyślą je do KSeF (odpowiednio kolejnego dnia dla niedostępności i do siedmiu dni później dla awarii). To co łączy te wszystkie przypadki to konieczność zamieszczenia na fakturach elektronicznych odpowiednich oznaczeń, które umożliwią nabywcom weryfikację poprawności faktury, a często także ich dostępności w KSeF lub nie (offline). Oznaczenia takie powinny znaleźć się zresztą na każdej fakturze ustrukturyzowanej, jeżeli podmioty posługują się nią poza KSeF (czyli np. na tzw. wizualizacji takiej faktury przekazywanej np. zagranicznemu kontrahentowi).
Kod QR (1): faktury ustrukturyzowane poza KSeF
Podstawowy kod QR zamieszczany będzie po pierwsze na fakturach ustrukturyzowanych wykorzystywanych poza KSeF, a więc przekazywanych podmiotom niemającym dostępu do KSeF (np. podmiotom zagranicznym). Po drugie, także w na wizualizacjach faktur przekazywanych w formie wizualizacji podatnikom „obsługującym” KSeF. Po trzecie wreszcie, także na wszystkich możliwych rodzajowo fakturach offline, przekazywanych przed wysyłką do KSeF (po wysyłce nie są to już faktury offline, ale przez cały czas zawierają kod QR dla celów wspomnianych wyżej).
Kod QR powinien zawierać adres zasobu systemu interfejsowego, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania, datę wystawienia faktury z pola P 1, NIP sprzedawcy a także wyróżnik faktury. Dodatkowo, faktura taka powinna zawierać numer KSeF faktury, zamieszczany bezpośrednio pod kodem weryfikującym QR (nie dotyczy faktur offline wysyłanych przed wysyłką do KSeF).
Napis „OFFLINE”
Faktura offline (czyli offline 24, niedostępność i awaria) udostępniana nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, jest oznaczana ww. kodem, ale także dodatkowo napisem „OFFLINE” zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikującym QR. Nie ma na niej zaś jeszcze numeru KSeF faktury (skoro nie został jeszcze nadany).
Kod QR (2): autentyczność pochodzenia i integralność treści
Faktury offline (czyli offline 24, niedostępność i awaria) udostępniane przed wysyłką do KSeF muszą być dodatkowo oznaczone drugim kodem QR, umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur. Kod zawiera adres zasobu systemu interfejsowego, wskazany w specyfikacji tego oprogramowania, typ identyfikatora kontekstu i jego wartość, NIP sprzedawcy, identyfikator certyfikatu KSeF, wyróżnik faktury, składniki – opatrzone certyfikatem KSeF. Dodatkowo, faktura zawiera także napis „CERTYFIKAT” zamieszczony, bezpośrednio pod ww. kodem.
Co ważne, opisywany kod QR może przybierać formę nie tylko znaku graficznego ale także bezpośredniego linku do faktury. Gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiających naniesienie kodu bezpośrednio na fakturę, możliwe jest też przesłanie odbiorcy odrębnego linku do faktury lub znaku graficznego wraz z odpowiednim napisem razem z fakturą.
Dane umożliwiające dostęp do faktur ustrukturyzowanych
Z lektury ww. akapitów wiemy już, iż w przypadku użycia faktury poza KSeF, podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze. Chodzi tu o faktury ustrukturyzowane – a więc te, które są już w KSeF (jeśli są wystawiane poza KSeF to zostały już do KSeF wysłane). Dostęp do takiej faktury możliwy będzie po uzyskaniu kodu QR i podaniu numeru faktury (chodzi o numer nadany przez sprzedawcę, nie o numer KSeF), NIP nabywcy oraz kwoty należności ogółem.
Możliwy będzie także tzw. dostęp anonimowy. Dostęp do tej faktury będzie możliwy po podaniu numeru KSeF faktury, numeru faktury nadanego przez sprzedawcę, danych i NIP nabywcy oraz należności ogółem. Nie ma tu odwołania do kodu QR.
Najwięcej „zamieszania” znajdzie się na fakturze offline przekazywanej poza KSeF przed wysyłką do systemu. Musi ona zawierać podstawowy kod QR, dodatkowy kod QR zapewniający integralność i autentyczność, a dodatkowo także napis „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”. Taka sama faktura, ale przekazywana już po wysyłce nie będzie już zawierała drugiego kodu oraz oznaczenia „OFFLINE” – w jego miejsce pojawi się numer KSeF faktury.
