Jak korzystać z KSeF 2.0: uprawnienia i ich nadawanie

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (oczywiście, w praktyce od 1.2.2026 r. albo od 1.4.2026 r.). Rzecz w tym, iż nie każda osoba fizyczna będzie mogła takie faktury wystawiać (oraz odbierać je lub mieć do nich dostęp). Niezbędne będzie odpowiednie przygotowanie techniczne. Dlatego też przepisy wykonawcze określają po pierwsze rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, po drugie sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF (wraz z wzorem zawiadomienia o nadaniu oraz odebraniu tych uprawnień) a po trzecie sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF, a także wymagania techniczne dla tych sposobów uwierzytelniania. Ten ostatni wątek rozwiniemy w innym tekście, tu skupiając się na dwóch pierwszych.

Rodzaje uprawnień KSeF

Pierwszym uprawnieniem jest uprawnianie do nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Posiada je sam podatnik albo osoba fizyczna wskazana przez podatnika (także przez grupę VAT lub jednostkę nadrzędną JST lub organ egzekucyjny w okolicznościach art. 106c VATU). Uprawnienia ww. posiadać może także osoba fizyczna wskazana przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienie do nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF. Możliwe jest więc w tym zakresie coś na kształt „dalszego pełnomocnictwa”.

Drugim uprawnieniem jest uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych (i faktur offline24, wystawianych w czasie niedostępności lub awarii KSeF). Posiada je sam podatnik albo osoba fizyczna wskazana przez podatnika (także przez grupę VAT lub jednostkę nadrzędną JST lub organ egzekucyjny w okolicznościach art. 106c VATU). Uprawnienia takie uzyskać może także osoba fizyczna wskazana przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienie do nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF. A także podmioty wskazane przez podatnika (jednostki podrzędne JST, grupę VAT itd.) lub osoby fizyczne wskazane przez te podmioty. A wreszcie podmiot upoważniony do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (który zapewnia komunikację elektroniczną w ramach sieci Peppol, zarządzanej przez stowarzyszenie OpenPEPPOL).

Trzecim uprawnieniem jest uprawnienie do wystawiania faktur przez nabywcę towarów lub usług w ramach tzw. samofakturowania (art. 106d VATU). Posiada je wskazany przez podatnika nabywca towarów lub usług oraz podmioty uprawnione przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Czwartym (i ostatnim) rodzajem uprawnienia jest uprawnienie do wystawiania faktur RR. Posiadać je będzie nabywca produktów rolnych lub usług rolniczych wskazany przez rolnika ryczałtowego.

Sposoby nadawania uprawnień

No dobrze, tylko jak ww. uprawnienia nadać? To również wynika z przepisów wykonawczych (ściślej rzecz biorąc na dziś dzień z ich projektu). Zasadą ogólną jest, iż nadawanie oraz odbieranie wszystkich ww. uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane dzięki systemu interfejsowego, w sposób określony w specyfikacji tego oprogramowania, po weryfikacji posiadanych uprawnień. Wymaga ono podania NIP podatnika oraz odpowiednich danych podmiotu, któremu uprawnienie jest nadawane. Dla podmiotów innych niż osoby fizyczne będzie to NIP, nazwa i dane unikalnie powiązane z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu. W przypadku osób fizycznych będzie to NIP lub PESEL, względnie data urodzenia (dla osób bez NIP i PESEL), imię i nazwisko, numer i seria dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania (dla tych bez NIP i PESEL), danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizyczne. Niezbędne będzie także wskazanie rodzaju uprawnienia.

Osobne dane wymagane są dla uprawnień związanych z samofakturowaniem oraz faktur RR. Tu przykładowo, nadanie oraz odebranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez rolnika ryczałtowego wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 116 ust. 3 VATU. Nadanie oraz odebranie uprawnień do wystawiania faktur VAT RR przez nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych wskazanego przez rolnika ryczałtowego wymaga podania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i nazwy nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego. Z kolei nadawanie oraz odebranie uprawnień podmiotowi upoważnionemu do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych wymaga podania nazwy podmiotu lub imienia i nazwiska osoby fizycznej oraz ich unikalnego identyfikatora w sieci Peppol.

Są to kwestie techniczne, w które wchodzić szczegółowo nie będziemy. Bardzo ważne jest jednak to, iż podatnicy inni niż osoby fizyczne, nieposługujący się pieczęcią elektroniczną nie mogą nadać uprawnień ot tak. W tym przypadku, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane przez złożenie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do adekwatnego naczelnika urzędu skarbowego. Chodzi o formularz ZAW-FA. Można je złożyć papierowo, ale także elektronicznie lub przez e-urząd. Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień, zawiera podpis podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawienie, lub podmiotu reprezentującego. Co ważne, w ten sposób do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może być uprawniona jedna osoba fizyczna. Będzie ona oczywiście w stanie dalej udzielać stosownych uprawnień innym podmiotom – przez interfejs. Będzie też mogła być odwołana przez złożenie kolejnego ZAW-FA. Trzeba taką osobę wybrać więc roztropnie, bo będzie ona w ulu KSeF królową matką.

Komentarz