3 tygodni temu
W dobie cyfryzacji wielu pracodawców stawia na szybkie i wygodne środki komunikacyjne. W HR elektroniczne rozwiązania są dopuszczalne w coraz większym zakresie. Jest to bez wątpienia wygodne zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.
W drodze do cyfryzacji nie można jednak zapominać o wymogach formalnych, które trzeba spełnić, by uznać elektroniczne wypowiedzenie lub oświadczenie za poprawne formalnie. W niedawno wydanym wyroku dotyczącym rozwiązania umowy przez SMS-a[1], SN przypomniał, co jest tutaj kluczowe.
Sprawa dotyczyła rozwiązania umowy poprzez SMS
W opisywanej sprawie pracodawca poinformował pracownika o rozwiązaniu umowy poprzez SMS. Nie wskazał w nim jednak przyczyny rozwiązania. Sam SMS nie został również prawidłowo podpisany, a pisemne uzasadnienie wysłano odrębnie pocztą.
Sąd uznał w tym stanie faktycznym, iż SMS niezawierający uzasadnienia doręczono skutecznie, co oznaczało, iż umowę o pracę rozwiązano. Oświadczenie o rozwiązaniu było jednak wadliwe. I właśnie to pozwoliło pracownikowi na skuteczne odwołanie do sądu. Efekt? Zasądzenie wysokiego odszkodowania dla pracownika.
Co mówią przepisy o rozwiązywaniu umowy o pracę?
Kodeks pracy jasno precyzuje, iż wypowiedzenie lub oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę wymaga podania przyczyny (czyli uzasadnienia) oraz zachowania formy pisemnej. Dopuszczalna jest także forma elektroniczna, która wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i podpisania go bezpiecznym podpisem elektronicznym. W razie dochowania tego wymogu, taka forma jest równoważna pisemnej. Elektroniczne rozwiązanie umowy wciąż wymaga jednak wskazania przyczyn rozstania z pracownikiem.
W praktyce oznacza to, iż oświadczenie przesłane SMS-em, e-mailem czy przez komunikator internetowy będzie mogło być kwestionowane przez pracownika, jeśli nie zostaną dochowane powyższe wymogi. Trzeba też pamiętać, iż w dobie gwałtownie zwiększających się możliwości technicznych, znaczenie dla oceny danego przypadku mogą mieć choćby niewielkie różnice w konkretnych stanach faktycznych.
Rozwiązywanie umowy o pracę – 3 wskazówki dla pracodawców
Pracodawca, który chce uniknąć błędów podczas wypowiadania umowy o pracę musi pamiętać o:
- działaniu zgodnie z przepisami – w tym uzasadnieniu oświadczenia o rozwiązaniu umowy oraz podpisaniu go zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów,
- wysyłce oświadczenia na adekwatny i aktualny adres (pocztowy lub elektroniczny),
- nieustannie zmieniających się przepisach i podejściach organów – w dobie elektronizacji dzieje się to szybko. Trzeba też pamiętać, iż każda sytuacja jest nieco inna – w przypadku sporu z pracownikiem najważniejsze są okoliczności danej sprawy.
Prawidłowe pod względem formalnym rozwiązanie umowy to nie tylko kwestia formalności, ale także klucz do uniknięcia sporów i niepotrzebnych kosztów. W przypadku wątpliwości dotyczących skutecznego i zgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę, zapraszamy do kontaktu z naszymi specjalistami.
[1] Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 11 kwietnia 2024 r.
