1 dzień temu
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF mają przedsiębiorcy, którzy w 2024 r. wypracowali sprzedaż o wartości przekraczającej 200 mln złotych wraz z podatkiem VAT. Jak to zrobić krok po kroku?
Jakie faktury wystawia się w KSeF?
O tym jakie faktury wystawia się w KSeF pisaliśmy w artykule o tym, czym jest Krajowy System e-Faktur?
Nie ma obowiązku wystawiania w KSeF faktur dla konsumentów. Przedsiębiorca przekazuje konsumentowi fakturę w sposób z nim uzgodniony.
Jak zacząć wystawiać faktury w KSeF?
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma automatycznie nadane uprawnienia do działania w KSeF. Musi jedynie się uwierzytelnić przy logowaniu np. podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym.
Pozostałe podmioty powinny złożyć formularz ZAW-FA i wskazać w nim głównego administratora podmiotu w KSeF, który następnie może nadawać uprawnienia innym wspólnikom czy pracownikom. W KSeF podmioty mogą uwierzytelnić swoje uprawnienia także pieczęcią kwalifikowaną.
Z KSeF można korzystać przy użyciu programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane z KSeF (integracja przez API) lub bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl:
– dostępnej online Aplikacji Podatnika KSeF (umożliwiającej korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i docelowo również certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie UPO),
– Aplikacji Mobilnej KSeF (zapewniającej wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu telefona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury).
Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym.
Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule o tym, od kiedy obowiązkowy KSeF?
Jak wystawić fakturę w KSeF?
Proces wystawiania faktury w KSeF zależny jest od narzędzia, z którego przedsiębiorca korzysta. Jak to wygląda przy wystawianiu faktury dzięki Aplikacji Podatnika KSeF?
1. Należy wybrać opcję „Wystaw fakturę” w głównym menu.
2. Następnie uzupełnić dane dotyczące kontrahenta.
3. Wprowadzić szczegóły dotyczące transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena netto/brutto oraz stawka VAT.
Przy rejestracji faktury obowiązkowe są następujące dane:
– nagłówek faktury (m.in. numer, data wystawienia, rodzaj faktury),
– dane sprzedawcy (w tym NIP, nazwa, adres),
– dane nabywcy (w tym NIP – o ile go ma, nazwa, adres),
– data zrobienia lub zakończenia dostawy/usługi oraz data wystawienia faktury,
– przedmiot transakcji (pozycje faktury: nazwa towaru/usługi, ilość, cena jednostkowa, stawka VAT, wartość netto i brutto).
4. Następnie należy zatwierdzić fakturę – zostanie ona automatycznie przesłana do systemu KSeF.
5. Faktura po przesłaniu otrzyma unikalny identyfikator w systemie.
UWAGA!
W KSeF nie jest możliwe ani anulowanie, ani edytowanie wystawionej faktury. W przypadku pomyłki należy wystawić fakturę korygującą.
Ile jest czasu w wysłanie faktury do KSeF?
Fakturę powinno się wysłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym od daty jej wystawienia.
