Jak założyć i prowadzić salon kosmetyczny? najważniejsze aspekty prawne, o których musisz wiedzieć

Jak założyć salon kosmetyczny zgodnie z prawem? Branża beauty rozwija się dynamicznie, a zakres usług salonów kosmetycznych coraz częściej obejmuje zabiegi z pogranicza medycyny estetycznej. Wraz z rozwojem rynku rośnie jednak poziom regulacji prawnych oraz ryzyko odpowiedzialności właściciela salonu.

Zarówno osoby planujące otworzyć salon kosmetyczny, jak i właściciele już działających gabinetów powinni zadbać o adekwatne zabezpieczenie swojej działalności – od formy prawnej, przez wymogi sanitarne, po dokumentację medyczną i RODO.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie prawne, które wymagają szczególnej uwagi.

Wybór formy działalności

Jeśli zastanawiasz się, jak założyć salon kosmetyczny, zacznij od wyboru formy działalności i oceny ryzyk związanych z zakresem zabiegów.

Wielu przedsiębiorców rozpoczyna działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. To rozwiązanie proste organizacyjnie, jednak wiąże się z pełną odpowiedzialnością całym majątkiem prywatnym za zaciągnięte zobowiązania.

W przypadku zabiegów ingerujących w tkanki (np. zabiegi z użyciem kwasów, mezoterapia igłowa, laseroterapia) ryzyko roszczeń odszkodowawczych jest realne. Odpowiedzialność może powstać na podstawie:

• art. 415 i n. Kodeksu cywilnego (odpowiedzialność deliktowa),
• art. 471 k.c. (odpowiedzialność kontraktowa za nienależyte wykonanie umowy),
• przepisów o odpowiedzialności za produkt niebezpieczny (art.449¹ – 449¹¹ k.c.). – na zasadzie odpowiedzialności solidarnej z producentem, o ile stosowany produkt posiada adekwatności czyniące go niebezpiecznym, a ponadto zachowanie innej osoby również wyrządziło szkodę

Warto więc rozważyć:

• prowadzenie działalności w formie spółki z o.o., co pozwala wyłączyć odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki;
• odpowiednie ubezpieczenie OC działalności (uwzględniające rzeczywisty zakres zabiegów).

Dobór formy prawnej powinien uwzględniać skalę działalności, planowany rozwój oraz zakres świadczonych usług.

Zabiegi kosmetyczne a medycyna estetyczna

To w tej chwili jeden z najbardziej ryzykownych obszarów prawnych w branży beauty.

Jednym z kluczowych punktów odniesienia w dyskusji o granicy między zabiegami kosmetycznymi a medycyną estetyczną jest orzecznictwo sądów administracyjnych. W szczególności znaczenie ma wyrok Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie z 30 maja 2016 r. sygn. VII SA/Wa 385/16.

Sąd wskazał w nim jednoznacznie, iż zabiegi z zakresu medycyny estetycznej co do zasady nie mieszczą się w pojęciu ,,świadczenia zdrowotnego’’ w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 10 ustawy o działalności leczniczej. W uzasadnieniu podkreślono, iż ich podstawowym celem jest poprawa wyglądu zewnętrznego lub usunięcie wad urody, a nie diagnozowanie, leczenie czy zapobieganie chorobom.

Jednocześnie sąd zastrzegł, iż w określonych sytuacjach zabiegi z obszaru medycyny estetycznej mogą służyć poprawie, a choćby ratowaniu zdrowia – jednak taka kwalifikacja nie może być przyjęta automatycznie. Wymaga ona każdorazowo indywidualnej oceny konkretnego przypadku, z uwzględnieniem celu zabiegu, stanu pacjenta oraz jego rzeczywistego wpływu na zdrowie.

Skutki błędnej kwalifikacji zabiegu

To rozróżnienie ma fundamentalne znaczenie dla praktyki branży beauty. o ile dany zabieg zostanie uznany za świadczenie zdrowotne, podlega rygorom adekwatnym dla działalności leczniczej – w tym wymogom kadrowym, organizacyjnym i odpowiedzialności zawodowej. o ile natomiast mieści się wyłącznie w sferze poprawy estetyki, zastosowanie znajdą inne regulacje prawne, adekwatne dla działalności kosmetycznej.

Granica ta – jak pokazuje przywołany wyrok – nie przebiega wyłącznie według nazwy zabiegu, ale według jego rzeczywistego celu i funkcji. W praktyce oznacza to, iż to nie marketingowe określenie usługi, ale jej charakter prawny decyduje o zakresie odpowiedzialności podmiotu wykonującego zabieg.

Nieprawidłowa kwalifikacja usług może skutkować:

• odpowiedzialnością cywilną wobec klienta,
• odpowiedzialnością karną (np. za narażenie na niebezpieczeństwo utraty zdrowia – art. 160 k.k.), spowodowanie uszczerbku na zdrowiu (lekkiego, średniego, ciężkiego) – art. 156-157 k.k.),
• uznaniem działalności za działalność leczniczą prowadzoną bez wpisu do rejestru,
• kontrolą organów nadzoru (Państwowej Inspekcji Sanitarnej, Rzecznik Praw Pacjenta w określonych przypadkach).

Dlatego najważniejsze jest:

• prawidłowe określenie zakresu usług w regulaminie,
• precyzyjne rozdzielenie usług kosmetycznych i medycznych,
• właściwe skonstruowane umowy z lekarzami współpracującymi z salonem,
• analiza czy działalność nie spełnia przesłanek kwalifikującej przedsiębiorcę jako podmiot leczniczy.

Dokumentacja klienta i świadoma zgoda

W branży beauty standardem staje się podpisywanie formularzy zgody. Niestety wiele z nich jest kopiowanych z Internetu i nie spełnia wymagań prawnych.

W przypadku zabiegów o podwyższonym ryzyku najważniejsze znaczenie ma tzw. świadoma zgoda – czyli zgoda poprzedzona rzetelną informacją o:

• charakterze zabiegu,
• możliwych powikłaniach,
• przeciwwskazaniach,
• alternatywnych metodach.

W przypadku sporów sądowych to właśnie dokumentacja stanowi podstawowy dowód należytego poinformowania klienta.

Jeżeli zabieg ma charakter świadczenia zdrowotnego, zastosowanie mogą znaleźć przepisy ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Dokumentacja powinna:

• być dostosowana do konkretnej procedury,
• rozróżniać zabiegi kosmetyczne i medyczne,
• zawierać klauzule dotyczące przetwarzanie danych szczególnej kategorii (dane o zdrowiu).

RODO w salonie kosmetycznym

Salony kosmetyczne bardzo często przetwarzają dane dotyczące:

• stanu zdrowia,
• przeciwwskazań medycznych,
• przebiegu zabiegów,
• dokumentacji fotograficznej ,,przed i po’’.

Są to dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO (UE 2016/679).

Dlatego przetwarzanie takich danych wymaga spełnienia dodatkowych przesłanek legalności oraz wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

Właściciel salonu powinien posiadać m.in.:

• prawidłowo skonstruowane klauzule informacyjne (art. 13 RODO),
• rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO),
• umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. z biurem księgowym, dostawcą systemu rezerwacji),
• procedury postępowania w sytuacjach naruszeń ochrony danych,
• upoważnienia dla personelu do przetwarzania danych osobowych klientów

Administracyjne kary pieniężne mogą sięgać w skrajnych sytuacjach do 20 mln euro lub 4 % rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego (art. 83 RODO), jednak w praktyce równie dotkliwe bywają roszczenia klientów o zadośćuczynienie w przypadku naruszenia prywatności.

Personel – umowa o pracę czy B2B?

Model współpracy w branży beauty bywa różnorodny:

• umowa o pracę,
• umowa zlecenia,
• współpraca B2B,

Jednak nieprawidłowa kwalifikacja współpracy może skutkować:

• kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy,
• obowiązkiem zapłaty zaległych składek ZUS,
• ustaleniem istnienia stosunku pracy na podstawie art. 22 §1¹ Kodeksu pracy w związku z art. 189 Kodeksu Postępowania Cywilnego

Każdy model powinien być dopasowany do realnego sposobu wykonywania pracy oraz zabezpieczać interes właściciela salonu, w szczególności w zakresie zakazu konkurencji, poufności i ochrony bazy klientów.

Regulamin salonu kosmetycznego i reklamacje

Częstym błędem jest brak:

• regulaminu świadczenia usług,
• regulaminu rezerwacji online,
• zasad odwoływania wizyt,
• procedury reklamacyjnej.

Relacje z klientem są relacją konsumencką, co oznacza konieczność stosowania przepisów ustawy o prawach konsumenta oraz unikania stosowania klauzul niedozwolonych (art. 385¹ k.c.).

Właściwie skonstruowane dokumenty:

• ograniczają ryzyko sporów,
• porządkują relacje z klientami,
• zabezpieczają kwestie zadatku, zaliczki i no-show,
• zwiększają profesjonalny wizerunek salonu.

Wymogi sanitarne

Należy wskazać, iż Ustawa o Państwowej Inspekcji Sanitarnej reguluje ustrój, kompetencje oraz tryb działania organów inspekcji sanitarnej, natomiast nie stanowi samodzielnej podstawy określającej szczegółowe normy sanitarne obowiązujące przedsiębiorcę.

Materialnoprawne obowiązki podmiotu prowadzącego salon wynikają w szczególności z przepisów:

• Ustawa o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, czyli w zakresie obowiązku zapobiegania zakażeniom oraz stosowania procedur ograniczających ryzyko transmisji czynników biologicznych,
• Ustawa o odpadach – w zakresie prawidłowej kwalifikacji, magazynowania, ewidencjonowania oraz przekazywania odpadów, w tym odpadów medycznych,
• Rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 – w zakresie bezpieczeństwa i dopuszczenia do obrotu produktów kosmetycznych stosowanych podczas zabiegów

W świetle powyższych regulacji podmiot prowadzący działalność zobowiązany jest do wdrożenia i stosowania procedur dezynfekcji i sterylizacji narzędzi, zapewnienia adekwatnego przechowywania preparatów i wyrobów, prowadzenia dokumentacji potwierdzającej realizację procesów higienicznych oraz prawidłowego postępowania z odpadami.

Podkreślić należy, iż w praktyce kontrolnej organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej brak odpowiedniej dokumentacji, w szczególności rejestrów sterylizacji, procedur higienicznych, ewidencji odpadów, potwierdzeń odbioru odpadów, stanowi jedną z najczęstszych podstaw stwierdzania nieprawidłowości – niezależnie od faktycznego poziomu zachowania reżimu sanitarnego.

Odpowiedzialność przedsiębiorcy może mieć charakter administracyjny (wydanie decyzji nakazowej, nałożenie kary pieniężnej), a w określonych przypadkach również cywilny lub wykroczeniowy.

Dlaczego warto zadbać o wsparcie prawne?

Branża beauty przestała być prostą działalnością usługową. Dziś to obszar na styku:

• prawa gospodarczego,
• prawo medycznego,
• ochrony danych osobowych,
• prawa pracy,
• prawo konsumenckiego.

Profesjonalne wsparcie prawne pozwala:

• ograniczyć ryzyko odpowiedzialności cywilnej i karnej,
• zabezpieczyć majątek prywatny przedsiębiorcy,
• uniknąć kosztownych sporów z klientami i personelem,
• uporządkować dokumentację i procedury,
• bezpiecznie rozwijać biznes.

Jeśli planują Państwo otwarcie salonu kosmetycznego i chcą wiedzieć, jak założyć salon kosmetyczny bez ryzyk prawnych, warto przeprowadzić audyt prawny działalności i wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia.

Zapraszamy do zapoznania się z wcześniejszym artykułem: Obowiązki sanitarne w branży beauty

Czym możemy pomóc

Jeśli planują Państwo otworzyć salon kosmetyczny albo już go prowadzą, pomożemy uporządkować formalności i dokumenty tak, aby ograniczyć ryzyka.

Zakres naszego wsparcia obejmuje:

• wyborze formy działalności i przygotowaniu podstawowych dokumentów
• przygotowaniu regulaminu salonu i zasad rezerwacji, w tym odwoływania wizyt i reklamacji
• przygotowaniu dokumentów dla klienta, w tym zgód i oświadczeń
• wdrożeniu RODO, w tym klauzul informacyjnych i dokumentów dla personelu
• przygotowaniu umów z personelem i współpracownikami, także z zapisami o poufności i zakazie konkurencji
• ocenie ryzyk prawnych przy rozszerzaniu oferty zabiegów i uporządkowaniu opisów usług

Skorzystaj z formularza kontaktowego na dole stronyi umów się na bezpłatną konsultację.

Eksperci przygotowujący artykuł:

Aniela Kufel – junior associate

Piotr Włodawiec
Branżowy Radca prawny / Starszy Partner
[email protected]

Formularz kontaktowy