Jaką dokumentację należy umieszczać w bazie EPREL?

W bazie EPREL należy zamieścić kompletną dokumentację techniczną produktu. Obejmuje ona przede wszystkim kartę informacyjną, etykietę energetyczną oraz raporty z badań laboratoryjnych. Co więcej, deklarowane parametry muszą wynikać z badań wykonanych zgodnie z obowiązującymi normami, a także zawierać opis zastosowanych metod pomiarowych i obliczeniowych. Dodatkowo konieczne jest potwierdzenie spełnienia wymagań ekoprojektu. Wszystkie dane powinny być ze sobą spójne, ponieważ to właśnie na ich podstawie organy nadzoru rynku weryfikują zgodność produktu z przepisami Unii Europejskiej.

Czym jest EPREL?

EPREL (European Product Database for Energy Labelling) to unijna baza danych produktów objętych etykietowaniem energetycznym, prowadzona przez Komisję Europejską.

Jest to publiczny rejestr danych dotyczących m.in. sprzętu AGD, źródeł światła, klimatyzatorów i innych urządzeń, który funkcjonuje od 1 stycznia 2019 roku. Rejestracja produktów w EPREL jest obowiązkowa dla producentów i importerów wprowadzających je na rynek Unii Europejskiej.

Baza umożliwia konsumentom dostęp do etykiet energetycznych i kart informacyjnych produktów. Jednocześnie zawiera zamkniętą część przeznaczoną dla organów nadzoru rynku.

Obecnie w EPREL zarejestrowanych jest kilkaset tysięcy źródeł światła LED, z czego największą część stanowią produkty o klasach energetycznych F, G i E.

Obowiązek wprowadzania dokumentacji technicznej

Zgodnie z rozporządzeniem Komisji (UE) 2019/2015 każdy producent lub importer wprowadzający na rynek źródło światła, zarówno jako produkt samodzielny, jak i element innego wyrobu, ma obowiązek umieszczenia w bazie EPREL kompletnej dokumentacji technicznej. Dlatego już na etapie przygotowania produktu do sprzedaży należy zadbać o prawidłowe zebranie wszystkich wymaganych danych i dokumentów.

Jednak w praktyce bardzo często zdarza się, iż dokumentacja ta jest niepełna lub zawiera błędy. Najczęściej wynika to nie z braku dobrej woli, ale z połączenia problemów organizacyjnych, technicznych oraz błędnej interpretacji przepisów. Co więcej, brak odpowiednich procedur wewnętrznych dodatkowo zwiększa ryzyko nieprawidłowości na etapie rejestracji w EPREL.

Najczęstsze przyczyny błędów w dokumentacji

1. Brak weryfikacji na etapie rejestracji
EPREL działa w systemie deklaratywnym. Sprawdza kompletność pól, ale nie weryfikuje poprawności merytorycznej danych. Kontrola następuje dopiero podczas działań organów nadzoru rynku lub badań laboratoryjnych.

2. Kopiowanie danych marketingowych
Często informacje są przenoszone z kart katalogowych, stron internetowych lub prezentacji sprzedażowych, zamiast z raportów badań. Takie dane zwykle nie spełniają wymagań prawnych.

3. Presja czasu
Produkty muszą być zarejestrowane przed wprowadzeniem do obrotu. W praktyce firmy często robią to bez pełnej dokumentacji.

4. Brak wiedzy lub błędna interpretacja przepisów
Nie wszyscy przedsiębiorcy prawidłowo rozumieją wymagania dotyczące badań, norm i metod obliczeniowych.

5. Niekompletna dokumentacja od dostawców spoza UE
Często producenci otrzymują jedynie skrócone raporty, które nie spełniają europejskich wymagań.

Celowe zaniżanie lub zawyżanie parametrów

Zdarzają się przypadki świadomego manipulowania danymi technicznymi w celu uzyskania lepszej klasy energetycznej lub spełnienia minimalnych wymagań rynkowych.

Takie działania stanowią naruszenie prawa UE i mogą skutkować:

• karami finansowymi,
• wycofaniem produktu z rynku,
• obowiązkiem korekty danych w EPREL.

Wymagania dotyczące badań i dokumentacji

Rozporządzenie 2019/2015 w załączniku VI szczegółowo określa zakres dokumentacji technicznej, jaka musi zostać wprowadzona do bazy EPREL.

Deklarowane parametry produktu powinny być oparte na rzeczywistych badaniach laboratoryjnych wykonanych zgodnie z obowiązującymi normami. Nie mogą to być pomiary pojedynczej sztuki. Badania muszą obejmować reprezentatywną próbę produktu, pozwalającą na uzyskanie wiarygodnych, uśrednionych wyników.

W praktyce poszczególne partie produkcyjne, a choćby pojedyncze egzemplarze w ramach jednej partii, mogą wykazywać istotne różnice parametrów. To dodatkowo podkreśla znaczenie prawidłowo wykonanych badań oraz kompletnej dokumentacji technicznej.

Jaką dokumentację należy umieszczać w bazie EPREL?

Przed wprowadzeniem danych do EPREL producent lub importer powinien posiadać i przygotować następujący zestaw dokumentów i informacji:

• Pełną kartę informacyjną produktu (Product Information Sheet)
• Raporty z badań laboratoryjnych wykonane według obowiązujących norm
• Wyniki badań wykonanych na reprezentatywnej próbie, a nie na pojedynczej sztuce
• Opis zastosowanych metod pomiarowych i obliczeniowych
• Dokumentację potwierdzającą spełnienie wymagań ekoprojektu
• Pełną identyfikację produktu, obejmującą model, warianty oraz numery partii

Posiadanie powyższej dokumentacji przed rejestracją produktu w EPREL znacząco ogranicza ryzyko błędów, korekt danych oraz problemów podczas kontroli organów nadzoru rynku.

Problemy z dokumentacją jednostronicową

Częstą praktyką jest korzystanie z tzw. dokumentów jednostronicowych, zawierających jedynie podstawowe wyniki pomiarów, często wykonanych w kuli Ulbrichta.

Takie dokumenty zwykle nie zawierają:

• pełnej identyfikacji produktu,
• opisu warunków badań,
• metod obliczeń,
• kompletu wymaganych parametrów.

Nie są one wystarczające dla organów nadzoru rynku.

Opieranie się na niepełnych raportach może prowadzić do wprowadzenia do EPREL nieprawidłowych danych oraz rejestracji produktów niespełniających wymagań prawa UE.

Potrzebujesz wsparcia przy rejestracji w EPREL?

Jeżeli nie masz pewności, czy Twoja dokumentacja spełnia wszystkie wymagania, warto skorzystać z profesjonalnej weryfikacji jeszcze przed wprowadzeniem produktu do bazy. Dzięki temu możliwa jest szczegółowa analiza raportów z badań, sprawdzenie poprawności obliczeń oraz ocena zgodności z wymaganiami ekoprojektu. Co więcej, przygotowanie kompletnego zestawu dokumentów do EPREL pozwala znacząco ograniczyć ryzyko korekt, opóźnień oraz ewentualnych sankcji podczas kontroli rynku.

Zespół RCC wspiera producentów i importerów na każdym etapie procesu, począwszy od weryfikacji dokumentacji technicznej, poprzez ocenę parametrów, aż po przygotowanie i rejestrację produktów w bazie EPREL. Dzięki temu cały proces przebiega sprawniej i w sposób uporządkowany.

Jeżeli więc chcesz sprawdzić swój produkt przed rejestracją lub potrzebujesz kompleksowego wsparcia w całym procesie, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą oraz do kontaktu z ekspertami RCC.