Jesień 2026 roku przynosi przedsiębiorcom kolejną dużą zmianę w sposobie kontaktowania się z administracją. Od 1 października każdy przedsiębiorca będzie musiał posiadać adres do e-Doręczeń. Dla części firm nie będzie to jednak jedyna zmiana. Już od listopada zakładanie działalności gospodarczej przejdzie na kolejny etap cyfryzacji. W praktyce oznacza to, iż coraz więcej spraw związanych z prowadzeniem firmy będzie można, a w niektórych przypadkach trzeba będzie, załatwiać przez internet.
30 września mija istotny termin
Najbliższą datą, którą przedsiębiorcy powinni zaznaczyć w kalendarzu, jest 30 września 2026 roku. Do tego dnia przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą powinni posiadać adres do e-Doręczeń. Od 1 października obowiązek obejmie wszystkich przedsiębiorców.
e-Doręczenia mają zastępować tradycyjną korespondencję papierową w kontaktach z podmiotami publicznymi. System ma zapewniać możliwość wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej w sposób pozwalający potwierdzić zarówno jej nadanie, jak i doręczenie.
Dla przedsiębiorcy oznacza to zmianę nie tylko techniczną. Elektroniczna skrzynka staje się kolejnym miejscem, które trzeba regularnie sprawdzać. Tak jak dziś firma nie może ignorować korespondencji przychodzącej pocztą tradycyjną, tak samo nie powinna pozostawiać bez kontroli wiadomości trafiających do systemu e-Doręczeń.
Ministerstwo Rozwoju i Technologii wskazuje, iż cyfryzacja ma ograniczyć liczbę papierowych dokumentów i ułatwić przedsiębiorcom załatwianie spraw urzędowych. Jednocześnie nowe rozwiązania oznaczają konieczność uporządkowania wewnętrznych procedur w firmach.
Firma coraz bardziej cyfrowa
Zmiany dotyczą nie tylko e-Doręczeń. Jesienią przedsiębiorcy otrzymają również nową odsłonę portalu Biznes.gov.pl. Zmieniony zostanie sposób korzystania z serwisu, a dotychczasowe Konto Przedsiębiorcy zastąpi nowy Pulpit Użytkownika.
W jednym miejscu przedsiębiorca będzie mógł zarządzać swoim profilem oraz przechodzić do usług związanych z prowadzeniem działalności. Rozwiązanie ma uprościć korzystanie z administracji elektronicznej i ograniczyć sytuacje, w których przedsiębiorca musi szukać różnych usług w wielu miejscach.
Na platformie rozwijane są również kolejne funkcjonalności. Jedną z nich jest eUmowa, która pozwala użytkownikom zawierać elektronicznie określone umowy, w tym umowę o pracę oraz umowę zlecenia.
Od listopada działalność założymy wyłącznie online
Kolejna data to 1 listopada 2026 roku. Od tego dnia pierwszy etap elektronizacji CEIDG oznacza, iż wnioski o rozpoczęcie działalności gospodarczej będą składane wyłącznie elektronicznie.
To istotna zmiana szczególnie dla osób, które dopiero planują rozpoczęcie działalności. Proces zakładania firmy coraz mocniej przenosi się do internetu, a przedsiębiorca będzie mógł załatwić coraz więcej formalności bez wizyty w urzędzie.
Zmiany wynikają z nowych przepisów dotyczących CEIDG i cyfryzacji obsługi przedsiębiorców. Ministerstwo Rozwoju i Technologii wskazuje również na rozwój rozwiązania „jednego okienka” dla spółek cywilnych. Jego pełniejsze wdrożenie zaplanowano na późniejszy etap.
Co to oznacza dla małej firmy?
Dla dużej spółki cyfryzacja kolejnych procesów może być częścią szerszego systemu zarządzania dokumentacją. W małej firmie sytuacja wygląda często zupełnie inaczej. Za korespondencję, faktury, umowy i kontakty z urzędami odpowiada jedna osoba – właściciel przedsiębiorstwa.
Dlatego najważniejsza zmiana nie musi polegać na samym założeniu adresu do e-Doręczeń. Ważniejsze jest stworzenie prostego systemu pilnowania elektronicznej korespondencji.
Właściciel firmy powinien wiedzieć, kto sprawdza skrzynkę, jak często jest ona kontrolowana oraz w jaki sposób dokumenty są przekazywane do księgowości lub innych osób odpowiedzialnych za ich realizację.
Cyfryzacja może więc ograniczyć część formalności, ale jednocześnie wymaga większej dyscypliny organizacyjnej. Dokument elektroniczny nie może zostać przeoczony tylko dlatego, iż nie pojawił się w tradycyjnej kopercie.
Nie tylko wygoda, ale również bezpieczeństwo
Przenoszenie kolejnych procesów biznesowych do internetu powoduje również wzrost znaczenia cyberbezpieczeństwa. Firma przechowuje coraz więcej danych elektronicznie, korzysta z bankowości internetowej, systemów księgowych, poczty elektronicznej i platform administracji publicznej.
Ministerstwo Rozwoju i Technologii zapowiedziało również rozwój funkcji na Biznes.gov.pl związanych ze sprawdzaniem cyberbezpieczeństwa przedsiębiorstwa. Równolegle administracja prowadzi działania informacyjne dotyczące nowych obowiązków cyberbezpieczeństwa, m.in. związanych z wdrażaniem dyrektywy NIS2 w wybranych sektorach.
Dla przedsiębiorców oznacza to, iż cyfrowa transformacja firmy nie powinna kończyć się na zakupie programu do faktur czy założeniu elektronicznej skrzynki. Coraz większego znaczenia nabierają również kopie zapasowe, kontrola dostępu do dokumentów, silne hasła i odpowiedzialne zarządzanie uprawnieniami pracowników.
Cyfrowa administracja zmienia sposób prowadzenia biznesu
Kolejne zmiany pokazują szerszy kierunek, w którym zmierza polska administracja. Kontakt przedsiębiorcy z urzędem coraz częściej odbywa się bez papieru i bez konieczności osobistej wizyty.
Dla biznesu może to oznaczać mniej czasu poświęcanego na formalności, ale również większą odpowiedzialność za prawidłowe zarządzanie elektroniczną dokumentacją.
Najbliższe tygodnie będą więc dla przedsiębiorców dobrym momentem, aby uporządkować cyfrowe procesy w firmie. Pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie statusu e-Doręczeń i przygotowanie organizacji do odbierania oficjalnej korespondencji elektronicznej. Kolejnym – uporządkowanie dostępu do dokumentów, procedur oraz osób odpowiedzialnych za ich obsługę.
Cyfryzacja przedsiębiorstwa przestaje być dodatkiem, który można wdrożyć „kiedyś”. Coraz częściej staje się elementem zwykłego, codziennego prowadzenia działalności gospodarczej.
