Krajowy System e-Faktur – rewolucja w postrzeganiu faktury

Krajowy System e-Faktur (KSeF) powoli „wyłania się z za zakrętu”. Pozostało nieco ponad pół roku, aby przygotować się na jego wdrożenie. W kolejnych artkułach będziemy szczegółowo omawiać i analizować zmiany w tym zakresie. Poniżej chciałbym omówić rewolucję w podejściu do faktury.

Krótka historia faktury

O początku faktur można mówić już od starożytności, kiedy to zamówienia były spisywane na tabliczkach glinianych. W czasach nowożytnych uznaje się, iż pierwszą fakturą była wystawiona w 1504 roku notatka przez malarza Hieronymusa Boscha za obraz „Sąd ostateczny”. Wraz z rozwojem rachunkowości oraz nastąpieniem epoki przemysłowej, faktura – jako dokument rachunkowy – stała się nieodzowna w gospodarce światowej.

W Polsce faktura VAT taka, jaką znamy obecnie, została wprowadzona w 1993 roku wraz z wdrożeniem do polskiego sytemu podatku od towarów i usług. Była oczywiście dokumentem papierowym zawierająca określone dane. Wraz z postępującą digitalizacją podatnicy dążyli do uznania za fakturę również jej postaci w formie elektronicznej co zostało wprowadzone w 2005 r. Jednak warunki formalne ograniczały popularność formy takiej faktury. Rozwój technologiczny spowodował jednak, iż w 2014 roku faktura elektroniczna stałą się równoprawna z tą, wystawianą papierowo i w tej chwili jest to najczęstsza forma przekazywania faktur.

Jednak niebawem ma się zmienić. A to właśnie za sprawą Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF – „matrix” dla faktur

Pewnie większość przedsiębiorców przyzwyczaiła się do tego, iż fakturę otrzymuje w formie papierowej lub elektronicznej. To jednak nie wpłynęło na postrzeganie faktury jako dokumentu z określonymi pozycjami, który miał postać papierową lub był drukowany z przesłanego maila. W każdym razie był to dokument, który można było wziąć do ręki, przekazać księgowej, czy przekazać odpowiedniemu organowi – np. do sądu.

To jednak ma się zmienić i chciałbym, żebyś zwrócił/a na to uwagę.

W związku z wprowadzeniem KSeF zmienia się diametralnie podejście do faktury. Fakturą nie będzie już papier, plik pdf czy jego wydruk.

Od 1 lipca 2024 fakturą będzie zbiór danych elektronicznych!

Nie będzie istniała inna możliwość niż wystawienie faktury właśnie w tym systemie. Można zatem przyjąć, iż dla faktur to będzie jedyny „świat – matrix”. W konsekwencji nie otrzymasz „do ręki” faktury np. na zakup paliwa na stacji, nie będziesz mógł wystawić faktury na zakupionych drukach (tzn. będziesz mógł, ale nie będzie to już faktura). Czynności te będą wykonywane tylko elektronicznie. Sprzedawca wprowadzi ja do KSeF, a system prześle ją do Ciebie, skąd będziesz mógł ja pobrać. Tak samo ty będziesz wysyłał je do KSeF, skąd będą doręczane nabywcy.

To tam – w KSeF – będą znajdować się wszystkie faktury i zawarte w nich dane. Dokument z jakim wiążesz pojęcie faktury, przestanie funkcjonować. Jest to zatem faktycznie rewolucja w postrzeganiu faktury i ich przekazywaniu pomiędzy kontrahentami.

KSeF – obawy

Analizując nadchodzące zmiany wielu przedsiębiorców popada w przerażenie. Kolejny system, kolejne obowiązki, a na dodatek kary i sankcje. Niewykluczone, iż na samym początku wystąpią pewne problemy. Dlatego lepiej nie zostawiać integracji z KSeF na sam koniec, tylko już teraz warto zainteresować się tym zagadnieniem.

Dla jednych przedsiębiorców nie będzie to trudny proces. Dotyczyć to może tych, którzy już teraz wystawiają faktury dzięki systemów do fakturowania. Dostarczyciele tych programów najprawdopodobniej już dostosowują je do nowych rozwiązań.

Rozpocznij integrację z KSeF

W innych przypadkach KSeF może być sporą barierą, szczególnie dla tych, którzy nie są technicznie obeznani, lub u których procesy związane z otrzymywaniem i wstawaniem faktur są rozbudowane.

Ostatecznie może się jednak okazać, iż system ten uporządkuje niektóre kwestie w Twojej firmie, zdygitalizuje proces fakturowania, a po początkowym okresie „zamieszania” okaże się choćby pomocnym narzędziem.

KSeF – na co zwrócić uwagę

W innych przypadkach KSeF może być sporą barierą, szczególnie dla tych, którzy nie są technicznie obeznani, lub u których procesy związane z otrzymywaniem i wstawaniem faktur są rozbudowane.

Ostatecznie może się jednak okazać, iż system ten uporządkuje niektóre kwestie w Twojej firmie, zdygitalizuje proces fakturowania, a po początkowym okresie „zamieszania” okaże się choćby pomocnym narzędziem.

Podsumowanie

Chciałbym żebyś zapamiętał, iż KSeF wiąże się ze zmianą charakteru dokumentu jakim jest faktura. Od lipca 2024 r. będzie to wyłącznie zbiór danych cyfrowych, znajdujących się w chmurze, czyli w Krajowym Systemie e-Faktur. Do tego procesu powinieneś się przygotować z odpowiednim wyprzedzeniem. Powyżej tylko zasygnalizowałem pewne aspekty, na które musisz zwrócić uwagę. Szczegółowe omówienie już niebawem znajdziesz w kolejnych artykułach.