KSeF dopiero w 2026 r.

Ciągle realizowane są prace nad Krajowym Systemem e-Faktur. Ostatnie spotkanie konsultacyjne odbyło się w czwartek 18.7.2024 r. i Ministerstwo Finansów zapowiedziało po nim szereg kolejnych zmian.

– To problem dla firm. Wiele z nich sporo już zainwestowało w dostosowanie swoich systemów informatycznych, tymczasem KSeF ciągle się zmienia. I ponoszą kolejne wydatki. Niestety, część tych wcześniejszych może się zmarnować – mówi Aleksandra Kalinowska, doradca podatkowy, partner w kancelarii Andersen Tax & Legal.

Czy takie wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? – Dostosowanie systemów informatycznych do wymagań KSeF to ustawowy obowiązek. Nie ma więc wątpliwości, iż poniesione w tym celu wydatki są podatkowym kosztem. Dotyczy to także nakładów na rozwiązania informatyczne, które z powodu zmieniających się koncepcji systemu poszły do kosza – tłumaczy Aleksandra Kalinowska.

Czy fiskus się na to zgodzi? Powinien. Świadczy o tym niedawna interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. – Nie chodziło w niej wprawdzie o wydatki związane z KSeF, ale zasady rozliczania wydatków na systemy informatyczne są takie same – mówi Aleksandra Kalinowska.

Projekt do kosza

Interpretacja dotyczy spółki z o.o., która jest częścią podatkowej grupy kapitałowej. Zajmuje się usługami księgowymi i kadrowymi, tworzy też różne rozwiązania informatyczne. Poniosła szereg wydatków na jeden z projektów na potrzeby spółek z grupy. Między innymi na wynagrodzenia firm tworzących poszczególne systemy IT, zakup licencji oraz subskrypcji, nabycie usług doradczych. Projekt informatyczny okazał się jednak nieprzydatny, ponieważ zmienił się model funkcjonowania grupy. Spółki dołączyły do innej grupy kapitałowej, w której jest oddzielny podmiot odpowiadający za udostępnianie systemów IT. Wewnętrzny audyt projektu wykazał, iż jego kontynuacja jest bezcelowa, i spółka zdecydowała (a konkretnie jej zarząd podjął uchwałę) o zaniechaniu prac.

Co z poniesionymi wydatkami? Czy można je rozliczyć w podatkowych kosztach? Spółka twierdzi, iż tak. Argumentuje, iż wydatki mają związek z jej działalnością. Systemy informatyczne miały bowiem być udostępnianie innym podmiotom z grupy. Spółka wskazuje, iż decyzja o zaprzestaniu prac została podjęta w wyniku niezależnych od niej okoliczności biznesowych. Podkreśla też, iż wydatki są dobrze udokumentowane – fakturami, korespondencją z dostawcami, raportami z analiz informatycznych.

Związek z działalnością

Co na to fiskus? Przyznał, iż wydatki na tworzenie rozwiązań informatycznych są racjonalnie uzasadnione i związane z działalnością. Można je więc zaliczyć do kosztów. Podkreślił też, iż takie wydatki rozliczamy na ogólnych zasadach. Nie ma do nich zastosowania przepis mówiący o zaniechanych inwestycjach (dotyczy bowiem środków trwałych w budowie, a nie nakładów na nieukończone systemy).

W którym momencie można naliczyć podatkowe koszty? W dacie ich poniesienia, czyli w dniu, w którym koszty zostały ujęte w księgach rachunkowych na podstawie uchwały zarządu o trwałym zaniechaniu prac – uznał fiskus.

Skarbówka potwierdziła też, iż warunkiem rozliczenia kosztów nie jest fizyczna likwidacja związanej z projektem dokumentacji (interpretacja nr 0114-KDIP2-1.4010.314.2024.1.MR1).

– Jak więc widać, fiskusowi nie przeszkadza to, iż przygotowywane rozwiązania informatyczne nie zostały ostatecznie wykorzystane w firmie. Skarbówka potwierdziła, iż nie wyklucza to rozliczenia kosztów. Podobnie powinno być z niewykorzystanymi nakładami na KSeF – podsumowuje Aleksandra Kalinowska.