1 dzień temu
Od 1.2.2026 r. nie dostaniesz już faktury w pliku PDF albo papierowej, wszystkie będą w formacie XML i trafią do KSeF. Aby je odebrać, musisz mieć do niego dostęp. Takie informacje duże firmy, np. telekomunikacyjne czy leasingowe, wysyłają swoim biznesowym klientom. Także tym małym, dla których KSeF ma się stać obowiązkowy dopiero w 2027 r.
– Zgodnie z przepisami najmniejsi przedsiębiorcy powinni wystawiać faktury sprzedażowe w KSeF dopiero od 1.1.2027 r. Ale w praktyce muszą do niego wchodzić już od 1.2.2026 r. Będą bowiem musieli ściągać z nowego systemu faktury zakupowe wystawiane przez duże firmy – mówi Maciej Dybaś, doradca podatkowy, partner w Crido.
– Każdy przedsiębiorca korzystający z telefonu, internetu czy też kupujący paliwo na sieciowej stacji albo wyposażenie do biura w supermarkecie, będzie musiał korzystać z KSeF już na samym jego starcie. Sprzedawca wystawi mu bowiem fakturę tylko w nowym systemie – potwierdza Izabela Leśniewska, doradca podatkowy w kancelarii Alo-2.
Przypomnijmy, iż faktury w KSeF muszą od 1.2.2026 r. wystawiać firmy, w których sprzedaż (wraz z kwotą podatku) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Pozostałe mają ten obowiązek od 1.4.2026 r. Jednak z wyjątkiem przedsiębiorców, u których sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie (z podatkiem). Oni nie muszą wprowadzać faktur do KSeF do końca 2026 r.
Nie oznacza to jednak, iż mogą nowy system zignorować – o tym pisaliśmy już w „Rzeczpospolitej” z 26.8.2025 r. Przestrzegaliśmy, iż małe firmy muszą być przygotowane na obsługę KSeF już od 1.2.2026 r., gdyż będą w nim dostawać faktury od dużych.
– Wiele małych firm jeszcze o tym nie wie, wiadomości od kontrahentów są dla nich sporą niespodzianką – mówi Izabela Leśniewska.
Duże firmy już informują
Co można przeczytać w tych wiadomościach?
– Od 1 lutego 2026 r. będziemy obowiązkowo wystawiać faktury dla klientów biznesowych wyłącznie przez KSeF, nie będą już wysyłane e-mailem ani pocztą – pisze jedna z dużych firm leasingowych. – Upewnij się, iż jesteś gotowy na ich odbiór, aby rozliczenia przebiegały bez problemów – przestrzega. – Od momentu wdrożenia KSeF faktury będą dostępne bezpośrednio w tym systemie, a nasza firma nie będzie ich już przesyłać drogą mailową ani w formie papierowej – informuje z kolei spółka telekomunikacyjna. O obowiązku pobierania faktur z KSeF przez nabywców uprzedza także w komunikacie na swojej stronie internetowej koncern paliwowy.
– Wszystko jest zgodne z prawem. Od 1 lutego 2026 r. legalną fakturą (tzw. ustrukturyzowaną) będzie dokument w formacie XML znajdujący się w KSeF. Generalnie sprzedawca będący dużą firmą nie może wystawić innego. Ewentualnie może również przesłać nabywcy wizualizację, ale zależy to od jego dobrej woli – podkreśla Maciej Dybaś.
– Od tej zasady jest parę wyjątków, np. do końca 2026 r. będzie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, a także paragonów z NIP (do 450 zł). To jednak rzadkie sytuacje – mówi Izabela Leśniewska.
– Będą też tryby awaryjne, np. w razie niedostępności internetu, w których sprzedawca może wystawić potwierdzenie transakcji. Są to jednak tylko wyjątki od reguły, którą jest zamieszczanie i odbieranie faktur w KSeF – podkreśla Maciej Dybaś. – I najmniejsi przedsiębiorcy muszą się z tym pogodzić – dodaje Izabela Leśniewska.
Gotowi na odbiór
Potwierdza to Ministerstwo Finansów. „Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF będzie wdrażany etapowo, wszyscy podatnicy muszą być gotowi do odbioru faktur już od lutego 2026 r. – bez względu na poziom osiąganej sprzedaży” – czytamy w listach przesłanych w grudniu do przedsiębiorców. Ministerstwo dodaje, iż z KSeF można korzystać za pośrednictwem bezpłatnych narzędzi (Aplikacja Podatnika KSeF 2.0, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma) oraz poprzez dowolny program komercyjny zintegrowany z nowym systemem.
Czy nabywcy dostaną informację o tym, iż czeka na nich faktura? – KSeF nie będzie wysyłał powiadomień, przedsiębiorcy muszą sami sprawdzać, co do niego trafiło. I powinni robić to dość często, aby nie przegapić terminu płatności. Oczywiście sprzedawcy mogą, w zależności od obowiązujących u nich procedur, wysyłać powiadomienia. Niektóre firmy mają też portale dla klientów, gdzie są informacje o rozliczeniach – tłumaczy Maciej Dybaś.
Oznaczenia w JPK
Eksperci wskazują, iż od 1.2.2026 r. najmniejszych przedsiębiorców czeka jeszcze jeden obowiązek związany z KSeF. Otóż będą musieli zamieszczać nowe informacje w wysyłanym skarbówce Jednolitym Pliku Kontrolnym z ewidencją i deklaracją VAT. Przede wszystkim trzeba będzie podać numer faktury nadany jej w KSeF. A jeżeli faktura zostanie wystawiona poza KSeF, trzeba ją dodatkowo oznaczyć. I musi to zrobić nie tylko sprzedawca, ale także nabywca. – To dla odbiorców faktur uciążliwy obowiązek, muszą bowiem sprawdzać, dlaczego zostały wystawione poza KSeF (w jakim trybie). A za pomyłki grożą kary – mówi Maciej Dybaś.
