Małe firmy z prawem kontroli pracowników

Od 13 kwietnia zaczną obowiązywać zmiany w ustawie o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2026 r., poz. 26) dotyczące zwolnień lekarskich. Zgodnie z nimi prawo do kontrolowania schematy wykorzystywania L4 zyskają także przedsiębiorcy zatrudniający poniżej 20 ubezpieczonych. w tej chwili tylko większe firmy (zatrudniające powyżej 20 ubezpieczonych) mają taką możliwość. Jak do nowych regulacji podchodzą eksperci?

Dobra zmiana

– To może być pierwsza realna zmiana, która da mniejszym pracodawcom narzędzie do samodzielnego reagowania w przypadku wątpliwości co do wykorzystywania zwolnień lekarskich. najważniejsze będzie jednak to, aby firmy wiedziały, jak z tego prawa korzystać w praktyce i jak robić to w sposób zgodny z przepisami – komentuje Mikołaj Zając, prezes Conperio, firmy zajmującej się problematyką absencji chorobowej zatrudnionych.

W podobnym tonie wypowiada się też Marta Żemantowska, radca prawny, wspólnik w Lumos Advisory.

– Oceniam tę zmianę pozytywnie, ponieważ daje ona większe możliwości kontroli. ZUS nie ma bowiem wystarczających zasobów, aby skutecznie sprawdzać wszystkie zwolnienia, szczególnie te krótkoterminowe – mówi.

Także zdaniem Katarzyny Kameckiej z Polskiego Towarzystwa Gospodarczego, samo uprawnienie jest co do zasady dobre.

– Dotychczas mały pracodawca, który miał poważne wątpliwości co do zasadności korzystania przez pracownika ze zwolnienia, musiał zwracać się do ZUS, co wydłużało całe postępowanie. Teraz to się zmieni – mówi.

Duża odpowiedzialność

Nie brakuje jednak obaw dotyczących nowych regulacji.

Jak wskazuje mec. Marta Żemantowska, na pracodawcach spoczywa w takim przypadku ogromna odpowiedzialność, aby nie nadużywać nowych uprawnień.

– Muszą oni respektować prawo pracowników do prywatności, ochrony życia rodzinnego czy miru domowego. Zmiana ta wiąże się z dodatkowymi obowiązkami i wymaga większej świadomości prawnej po stronie firm – dodaje.

Ze względu na powyższe, mecenas ma wątpliwości, czy małe zakłady rzeczywiście będą chciały korzystać z nowych możliwości.

W ocenie ekspertki odpowiedzialność oraz konieczność samodzielnego przeprowadzania kontroli – bez realnego wsparcia ZUS na tym etapie – mogą być dla nich zniechęcające. – Ostatnio miałam sytuację związaną z kontrolą zwolnień lekarskich pracownika w dużej firmie, która już teraz ma wspominane uprawnienia. Z tego, co wiem, pracodawcy, którzy samodzielnie mogą kontrolować zwolnienia, skarżą się na brak praktycznej współpracy z ZUS. W praktyce wszystko zostaje bowiem pozostawione po ich stronie. To oni – jako płatnicy – muszą udać się do pracownika i samodzielnie ocenić, czy zwolnienie jest wykorzystywane prawidłowo – mówi Marta Żemantowska.

Jej zdaniem to jest największy mankament samodzielnych kontroli, który może negatywnie wpłynąć na ich upowszechnienie także wśród mniejszych podmiotów.

– Uważam, iż ZUS, choćby o ile formalnie nie podejmuje czynności, powinien pełnić rolę wspierającą lub doradczą w całym procesie. kooperacja powinna być w tym zakresie szersza. Skoro przedsiębiorcy przejmują część obowiązków ZUS, powinni mieć możliwość uzyskania wsparcia czy konsultacji, aby działać prawidłowo i zgodnie z przepisami – postuluje.

W wyjątkowych sytuacjach

Podobnie w ocenie Katarzyny Kameckiej istnieje raczej małe prawdopodobieństwo, iż kontrole będą prowadzone na szeroką skalę. – Trzeba pamiętać, iż w tym celu pracodawca musi zaangażować innego pracownika. W małych firmach zwykle każdy ma ściśle określoną rolę, często jedna osoba wykonuje wiele zadań. Trudno więc zostawić bieżące obowiązki i udać się na kontrolę kolegi z pracy – mówi.

Jak wskazuje, choćby w przypadku większych podmiotów, które już mają takie uprawnienia i odpowiednie zasoby, skala kontroli nie jest duża.

– Tym bardziej nie spodziewałabym się lawiny wśród małych firm – dodaje.

W ocenie Katarzyny Kameckiej będzie to narzędzie wykorzystywane raczej w sytuacjach „podbramkowych”, gdy pojawią się realne podejrzenia nadużyć i pracodawca uzna, iż musi je zweryfikować.

Ekspertka ocenia również, iż nowe uprawnienia nie ograniczą też znacząco wykorzystywania zwolnień krótkoterminowych. – Skala kontroli będzie raczej zbyt mała, żeby tak się stało – podsumowuje.