Mechanizm podzielonej płatności w KSeF – ostrożność czy nadgorliwość?

Zgodnie z art. 108a ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), podatnicy, którzy otrzymali fakturę z wykazaną kwotą podatku, przy dokonywaniu płatności kwoty należności wynikającej z tej faktury mogą zastosować mechanizm podzielonej płatności. W myśl zaś art. 108a ust. 1a VATU, przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności. Jak stanowi art. 106e ust. 1 pkt 18a VATU, w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 VATU, faktura powinna zawierać wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”.

Co zaś się wydarzy, gdy przetną się drogi dwóch sztandarowych rozwiązań prawnych uszczelniających system VAT, czyli MPP i KSeF? Na to pytanie odpowiada w istocie sama struktura schemy faktury ustrukturyzowanej. Sprzedaż objęta obowiązkowym MPP wymaga odpowiedniego oznaczenia obligatoryjnej sekcji „Adnotacje” w polu „P 18A”. Zgodnie z opisem schemy, w przypadku faktury zawierającej adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, w której kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmującej dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług wymienionych w załączniku nr 15 do VATU – należy podać wartość „1”, a w przeciwnym przypadku – wartość „2”. Kwestia stosowania dopisku „MPP” jest więc relatywnie zero-jedynkowa. Przy każdej wystawianej fakturze sprzedawca powinien rozważyć stosowanie MPP i oznaczyć w praktyce „TAK” lub „NIE”. Efektem tego oznaczenia powinna być też stosowna informacja na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej.

Czego dotyczy sprawa?

Podatnik wystawia faktury dokumentujące sprzedaż zarówno w transakcjach, w których spełnione są przesłanki obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności, jak również w transakcjach, w których przesłanki te nie zachodzą. Z uwagi m.in. na dużą dynamikę zmian asortymentowych, u podatnika mogą zdarzyć się sytuacje, w których przy wystawianiu faktury powstaną wątpliwości co do tego, który kod PKWiU zastosować względem danego towaru i czy dany towar jest wymieniony w załączniku nr 15 do VATU, wskazującym w stosunku do których towarów transakcja podlega obowiązkowemu mechanizmowi podzielonej płatności.

Taka sytuacja może potencjalnie doprowadzić do błędu w postaci wystawienia faktury bez oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności”, gdy faktura dokumentuje transakcję objętą tym mechanizmem, ale przesłanki obowiązku oznaczenia faktury nie zostały odpowiednio zidentyfikowane. Mając to na uwadze podatnik pragnie wprowadzić jednolitą zasadę operacyjną polegającą na zamieszczaniu na każdej fakturze ustrukturyzowanej wystawianej w KSeF oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności”, niezależnie od tego, czy w danym przypadku spełnione są przesłanki obowiązkowego MPP. Podatnik chce stosować powyższe wskazanie w celu ujednolicenia procesów księgowych i płatniczych oraz ograniczenia ryzyka błędów. Nabrał jednak wątpliwości co do tego, czy w realiach obowiązkowego KSeF takie działanie będzie poprawne. Stąd podatnik zwrócił się z pytaniem do Dyrektora KIS.

Stanowisko organu

Dyrektor KIS wydał w sprawie interpretację z 19.5.2026 r., 0112-KDIL1-3.4012.185.2026.1.KM, Legalis. Organ uznał, iż obowiązek bezwzględnego stosowania mechanizmu podzielonej płatności dotyczy wyłącznie konkretnych towarów i usług enumeratywnie wymienionych w załączniku nr 15 do VATU. Faktura dotycząca transakcji objętej obligatoryjnym mechanizmem podzielonej płatności powinna zawierać wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”. Oznaczenie takie stanowi informację dla nabywcy, iż dana faktura, z uwagi na przedmiot transakcji, jak i kwotę, powinna zostać zapłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. W przypadku, gdy na fakturze ujęte są zarówno towary lub usługi wskazane w załączniku nr 15 do VATU, jak i inne towary i usługi, wówczas obowiązek stosowania mechanizmu podzielonej płatności dotyczyć będzie wyłącznie kwoty należności za towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15.

W związku z powyższym organ stwierdził, iż w art. 106e ust. 1 pkt 18a VATU w sposób jednoznaczny wskazano kiedy na fakturze powinny być umieszczone wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”. Zatem, stanowisko, iż podatnik może oznaczać w KSeF każdą fakturę ustrukturyzowaną wskazaniem „mechanizm podzielonej płatności”, także w przypadku, gdy dana transakcja nie jest objęta obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności, oceniając je całościowo jest nieprawidłowe. Jednocześnie Dyrektor KIS zauważył także, iż gdy na fakturze umieszczono adnotację „mechanizm podzielonej płatności” mimo, iż takiego obowiązku ustawowego nie ma, przepisy regulujące zakres danych na fakturze określają elementy konieczne do zamieszczenia. Podatnik może oprócz tych elementów zamieścić również inne informacje, co nie stanowi naruszenia przepisów dotyczących wystawiania faktur.

Komentarz