Nota korygująca – wszystko, co powinieneś o niej wiedzieć!

Zdjęcie: nota korygująca

Co w sytuacji, kiedy otrzymana faktura została wystawiona w sposób błędny? Rozwiązaniem jest nota korygująca. Wystawia ją nabywca. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jaki ma związek z fakturą VAT, czy wystawia się ją online i co powinien zawierać taki druk.

Celem wystawienia noty korygującej jest dokonanie formalnej korekty wcześniej otrzymanej faktury, która zawiera błędy. Notę sporządza nabywca towaru lub usługi i nie jest ona księgowana. Dokument powinien składać się z odgórnie określonych elementów i być wystawiony w konkretnych sytuacjach. Jakie pomyłki można skorygować w ten sposób? Dowiedz się podczas lektury naszego artykułu!

Nota korygująca – co to jest?

Nota korygująca jest dokumentem wystawianym przez nabywcę danych towarów lub usług. Wystawia się ją, aby poprawić dane umieszczone na fakturze otrzymanej od kontrahenta. Dzięki nocie możliwe jest skorygowanie błędów formalnych, które nie mają bezpośredniego wpływu na prawo przedsiębiorcy do odliczenia podatku VAT. Obejmuje ona swoim zakresem błędy o niskiej wadze, które są mało istotne z punktu widzenia istoty transakcji. Dokument może obejmować jedno uchybienie lub wszystkie błędy, które pojawiły się na fakturze. Nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez sprzedawcę. Przepisy nie regulują jednak, w jakiej formie ma nastąpić ta akceptacja.

Co powinna zawierać nota korygująca?

Nota korygująca powinna składać ze ściśle określonych elementów. Ich lista została wyszczególniona w ustawie o podatku od towarów i usług, dokładnie w ustępie 3 artykułu 106k:

• oznaczenie – nota korygująca;
• numer noty i data jej wystawienia;
• imiona, nazwiska, adresy i numery NIP wystawcy noty korygującej oraz wystawcy błędnej faktury;
• dane znajdujące się w poprawianej fakturze – data wystawienia, numer faktury, określenie stron transakcji, nazwy i ilości zakupionych towarów i usług, których dotyczy nota;
• wskazanie błędnej treści z faktury oraz sformułowanie jej poprawnego brzmienia.

Kto wystawia notę korygującą?

Nota korygująca może zostać wystawiona wyłącznie przez nabywcę towaru lub usługi, który zauważył błędy w otrzymanym dokumencie. Następnie jest on zobowiązany do przekazania noty sprzedającemu, który wystawił błędną fakturę, aby ten zaakceptował zmiany wprowadzone przez kupującego.

Takie postępowanie będzie konieczne, kiedy przez błędy zawarte w fakturze niemożliwe staje się egzekwowanie przez nabywcę towarów lub usług prawa do odliczenia podatku naliczonego. Dzieje się tak, kiedy dokument zawiera błędy formalne lub jest niekompletny,

Kiedy nie wystawia się noty korygującej, ale fakturę?

Notę korygującą wystawia się w przypadku wystąpienia mało istotnych błędów formalnych. Istnieje szereg sytuacji, kiedy wystawienie noty nie jest w świetle prawa możliwe. Wówczas konieczne staje się wystawienie faktury korygującej. Fakturę wystawia się, zwłaszcza gdy uchybienia dotyczą:

• zastosowanych jednostek miary lub ilości zakupionych towarów i usług;
• wysokości opustu lub obniżki po wystawieniu faktury;
• całkowitego lub częściowego zwrotu towaru lub zapłaty;
• błędów rachunkowych, czyli np. błędnie naliczonego podatku VAT, błędnie podanej wartości sprzedawanych towarów lub usług.

Kiedy można wystawić notę korygującą?

Nie ma konieczności wystawiania faktury korygującej, kiedy błędy dotyczą jedynie elementów opisowych faktury. Oznacza to, iż notę korygującą można wystawić, kiedy:

• źle został wpisany adres nabywającego lub sprzedawcy;
• został podany niewłaściwy NIP;
• błędnie podano datę sprzedaży, odbioru lub termin płatności;
• podano niewłaściwy numer rejestracyjny zatankowanego pojazdu (jeśli nota dotyczy zakupu paliwa);
• dokonano błędnego oznaczenia towaru lub usługi.

Akceptacja noty przez sprzedawcę

Nota korygująca powinna zostać wystawiona przez nabywcę towaru lub usługi, a następnie zaakceptowana przez podmiot, który wystawił błędną fakturę, jednak ustawa nie wskazuje sposobu, w jaki powinna zostać dokonana akceptacja. Oznacza to, iż strony transakcji mają pewną dowolność w tej kwestii. Nota może zostać wysłana i potwierdzona drogą tradycyjną (listowną) lub elektroniczną (mailową).

W jaki sposób dostarczyć notę korygującą? Co robią wystawca i nabywca?

1. W przypadku wyboru drogi tradycyjnej nabywca wystawia notę korygującą w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach. Obydwa wysyła pocztą do wystawcy faktury.
2. Ten po otrzymaniu dokumentacji powinien złożyć podpis akceptujący na obydwu egzemplarzach.
3. Następnie jeden z egzemplarzy powinien zostać odesłany z powrotem do nadawcy.
4. Drugi egzemplarz powinien zostać podpięty do błędnie wystawionej faktury. Noty nie trzeba dodatkowo księgować.

Nie ma konieczności, aby dwa egzemplarze noty oznaczać jako oryginał lub kopię. jeżeli jednak wystawca noty zdecyduje się na takie oznaczenie, to:

• kopię powinien pozostawić u siebie wystawca noty;
• oryginał powinien pozostać u wystawcy faktury.

Jak w praktyce wystawić notę korygującą?

Notę korygującą można wystawić samodzielnie, na podstawie dostępnych w sieci szablonów. Kiedy jednak korzystasz z programu do fakturowania, to prawdopodobnie znajduje się w nim funkcja wystawiania zarówno faktur, jak i not korygujących.

Podsumowując, nota korygująca jest dokumentem, który pozwala na korygowanie błędnych danych formalnych, które znajdują się na fakturach i które uniemożliwiają skorzystanie z możliwości odliczenia podatku. Dokument wystawiany jest przez nabywcę towaru lub usługi i powinien zostać zaakceptowany przez wystawcę korygowanej faktury. Nie w każdej sytuacji wystarczy wystawienie takiej noty. Przy niektórych błędach konieczne będzie bowiem sporządzenie faktury korygującej.