Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

• Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla większości podatników VAT został odroczony do 1 lipca 2024 r.;
• Podatnicy korzystający ze zwolnienia podmitowego będą musieli przystąpić do programu dopiero 1 stycznia 2025 r.;
• Obowiązkiem wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Fkatur będą objęte tylko transakcje B2B.

KSeF – do czego służy?

Rządzący zintensyfikowali działania zmierzające do cyfryzacji działalności administracji publicznej. Poza znanymi podatnikom platformami tj. e-Urząd Skarbowy czy Twój e-PIT, przedsiębiorcy będą mogli skorzystać również z programu e-Koncesje. O ile skorzystanie z wymienionych narzędzi zależy od woli podatnika, o tyle w niedalekiej perspektywie będzie obowiązywał przymus fakturowania transakcji za pośrednictwem tzw. Krajowego Systemu e-Faktur (zwanym również: KSeF). Nowy instrument służący do rozliczeń transakcji podatników VAT umożliwia w szczególności wystawianie oraz odbieranie faktur z KSeF, zarządzanie uprawnieniami. Analogicznie do pozostałych rozwiązań prezentowanych przez Ministerstwo Finansów, z KSeF będzie można skorzystać z wykorzystaniem dedykowanej aplikacji bądź dzięki przeglądarki internetowej.

Dla kogo KSeF?

Krajowy System e-Faktur funkcjonuje od początku minionego roku. Dotychczas mogli z niego korzystać czynni podatnicy VAT, podatnicy z polskim numerem identyfikacji podatkowej czy przedsiębiorcy podlegający zwolnieniu VAT. W wyniku
W wyniku konsultacji publicznych przeprowadzonych przez Ministerstwo Finansów z przedsiębiorcami doszło do przyjęcia kluczowych założeń dot. KSeF.

Obowiązek korzystania z systemu będzie dotyczył relacji business to business (tzw. B2B) z wyłączeniem transakcji konsumenckich (B2C, czyli business to client). Koniecznością działania za pośrednictwem KSeF będą objęte czynności podjęte po 1 lipca 2024 r.

Znacznie więcej czasu w przygotowanie się do nowego sposobu fakturowania będą mieli podatnicy, którzy korzystają ze zwolnień podmiotowych – muszą zacząć korzystać z KSeF dopiero 1 stycznia 2025 roku. Przykładowo będą to wszystkie podmioty korzystające z uprawnienia wskazanego w art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, po myśli którego zwolnieniu z VAT podlegają czynności, o ile wartość sprzedaży za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyła łącznie kwoty 200.000 zł.

Pozostałe ustalenia konsultacji

W wyniku konsultacji przeprowadzonych między innymi z przedsiębiorcami, księgowymi czy biegłymi rewidentami ustalono ponadto, że:

• Faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone będą wystawiane w niezmienionej formie, ale wyłącznie do końca 2024 r.;
• W sytuacji przeszkód natury technicznych powstałych ze strony podatnika dostępna będzie możliwość wystawienia faktury VAT w trybie offline. W takim wypadku będzie należało dostarczyć fakturę następnego dnia po skorzystaniu ze wskazanego trybu;
• Sankcje za niewywiązywanie się z obowiązku korzystania z KSeF zostaną zliberalizowane, ponadto zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2025 r..

Zasady funkcjonowania KSeF

Rządowy system KSeF ma w ocenie Ministerstwa Finansów zrewolucjonizować proces wystawiania oraz odbierania faktur. Mają zostać ustrukturyzowane i sporządzane zgodnie z opracowanym przez Resort wzorem faktury w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorców. Faktura sporządzona w oparciu o jednolitą strukturę logiczną FA_VAT ma być w dalszej kolejności przesyłana z systemu finansowo-księgowego za pośrednictwem API do centralnej bazy Ministerstwa Finansów. Po jej wprowadzeniu do KSeF ma być następnie udostępniona zarówno wystawcy jak i jemu kontrahentowi, zaś kontrahent będzie mógł ją dodatkowo pobrać.