21 godzin temu
Obowiązek korzystania z KSeF będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (w formacie XML), tj. faktur opartych na ujednoliconym wzorze dostępnym w systemie, którym system automatycznie przydzieli numer identyfikujący. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule o tym, czym jest Krajowy System e-Faktur? Faktury ustrukturyzowane w KSeF będzie musiał wystawiać każdy podmiot, który ma obowiązek wystawiania faktur – forma prawna nie ma znaczenia, każdy podatnik (czynny i zwolniony).
Od kiedy obowiązek wystawiania faktur w KSeF?
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF będą mieli przedsiębiorcy, którzy w 2024 r. wypracowali sprzedaż o wartości przekraczającej 200 mln złotych wraz z podatkiem VAT.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten będzie dotyczył pozostałych przedsiębiorców, za wyjątkiem drobnych przedsiębiorców, u których łączna wartość sprzedaży, wraz z kwotą podatku, udokumentowana fakturami (lub fakturą) wystawionymi w danym miesiącu, jest mniejsza lub równa 10 tys. zł (brutto).
Przedsiębiorcy, u których wartość faktury/faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto, obowiązek wystawiania faktur w KSeF będą mieli od 1 stycznia 2027 r.
Przykład
Przedsiębiorca, który wystawia miesięcznie trzy faktury o wartości 2 tys. zł, 3 tys. zł i 1,5 tys. zł (łącznie: 6,5 tys. zł) będzie miał obowiązek stosowania KSeF od 1 stycznia 2027 r.
Uwaga!
Jeżeli przedsiębiorca wystawi w którymś miesiącu przed 1 stycznia 2027 r. faktury o łącznej wartości ponad 10 tys. zł brutto, to będzie musiał, począwszy od faktury, którą przekroczył limit, wystawiać faktury w KSeF i nie będzie mógł wrócić do wyłączenia z tego obowiązku, choćby jeżeli w kolejnym miesiącu wystawi fakturę lub faktury o mniejszej wartości.
Od kiedy obowiązek odbioru faktur w KSeF?
Pomimo tego, iż obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostanie wprowadzony od 1 lutego 2026 r. tylko dla niektórych przedsiębiorców, dla pozostałych – od 1 kwietnia 2026 r. albo od 1 stycznia 2027 r., to jednak obowiązek odbioru faktur w KSeF zostanie wprowadzony dla wszystkich podatników już od 1 lutego 2026 r.
Jak korzystać z KSeF?
Z KSeF można korzystać przy użyciu programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane z KSeF (integracja przez API) lub bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl:
– dostępnej online Aplikacji Podatnika KSeF (umożliwiającej korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i docelowo również certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie UPO),
– Aplikacji Mobilnej KSeF (zapewniającej wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu telefona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury).
Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności manualnego przepisywania danych.
Czy KSeF obejmie wszystkie faktury?
Nie będzie obowiązku wystawiania w KSeF faktur dla konsumentów, zarówno przed 1 lutego 2026 r., jak i po tej dacie. Przedsiębiorca przekazuje konsumentowi fakturę w sposób z nim uzgodniony. Do 31 grudnia 2026 r. przez cały czas funkcjonować będą faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone – paragony fiskalne z NIP.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami: od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych. Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. będzie można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 tys. zł.
