Outsourcing controllingu czy dział controllingu w firmie? Plusy i minusy obu rozwiązań

Współcześnie firmy bardziej niż jednowymiarowe jednostki postrzegane są jako rozbudowane organizmy, do których prawidłowego rozwoju niezbędna jest synchroniczna praca zróżnicowanych elementów. Jednak czy każdy z nich powinien być organizowany wyłącznie wewnętrznie? Kiedy warto rozważyć oddelegowanie odpowiedzialności poza przedsiębiorstwo? W dzisiejszym artykule skupimy się na zagadnieniu outsourcingu w odniesieniu do controllingu w różnych rodzajach biznesów, przybliżając sposoby na zwiększenie wydajności własnych działań na coraz bardziej wymagającym rynku.

Outsourcing controllingu

Controlling ściśle łączy się z ogólnie rozumianym zarządzaniem firmą. Tworząc podstawowy system funkcjonowania przedsiębiorstwa, odpowiada za planowanie, wyznaczanie poszczególnych celów, realizowanie związanych z nimi zadań, kontrolowanie, motywowanie, sterowanie czy koordynację, często choćby pozornie niełączących się ze sobą biznesowych aktywności.

Dowiedz się więcej o najważniejszych funkcjach controllingu, czytając ten artykuł.

Podejmowanie przemyślanych controllingowych działań w firmie bez wątpienia pozytywnie wpływa na jej rozwój czy organizację codziennej pracy. Należy jednak pamiętać, iż jest to wysoce skomplikowany proces, którego nie można sprowadzać wyłącznie do raportowania czy chwilowego dostarczania najpotrzebniejszych w danym momencie informacji. Najistotniejszym aspektem staje się skupienie na pogłębieniu decentralizacji organizacyjnej danej firmy, która docelowo wspomoże optymalizację wielowymiarowego systemu informacyjnego odpowiedzialnego za kontrolę początkowo zdefiniowanych założeń.

Sam outsourcing controllingu opiera się na współpracy z zewnętrzną firmą lub ekspertami specjalizującymi się w tej dziedzinie w celu ulepszenia kluczowych aktywności controllingowych. Podjęcie takich kroków ma za zadanie znacznie zredukować koszty controllingowe oraz zagwarantować oszczędność czasu, który tradycyjnie musiałby zostać poświęcony na realizację działań z tego obszaru.

W rezultacie, za sprawą takiego outsourcingu, firma ma szansę na maksymalne i efektywne wykorzystanie usług controllingowych, co odgrywa niezwykle istotną rolę również w kontekście planowania rozwoju przedsiębiorstwa i prognozowania jego sytuacji ekonomicznej. Odpowiednio dopasowany do profilu firmy controlling ułatwia dodatkowo szybkie rozwiązywanie nagłych sytuacji kryzysowych, zwiększając komfort pracy osób realizujących swoje obowiązki na różnych stanowiskach.

Opracowywanie racjonalnych budżetów okresowych, planów finansowych czy inwestycyjnych to kolejne udogodnienia wiążące się z wykorzystaniem outsourcingowego potencjału. Również w przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości, zaawansowane struktury controllingowe pozwalają właścicielom na skuteczne rozwiązywanie problemów, minimalizując ryzyko poniesienia znaczących strat.

Czy konieczny jest dział controllingu?

U wielu przedsiębiorców outsourcing tak bardzo kluczowych i ważnych strategicznie usług, jak controlling, wzbudza niepokój. W obawie przed utratą realnej kontroli nad biznesem, podchodzą oni sceptycznie do pomysłu przekazania zewnętrznym jednostkom wiedzy na temat głównych procesów, tajemnic handlowych, finansów czy ogólnych działań operacyjnych. Czy firmy rzeczywiście mają podstawy, by unikać controllingu zewnętrznego i czy zawsze najlepszym rozwiązaniem jest rozwijanie własnego działu controllingu?

Analizując tematykę organizacji pracy controllingu w firmach, część przedsiębiorców zderza się z mitem o braku możliwości wydzielenia controllingu do zewnętrznej organizacji. Tego rodzaju zniekształcona wizja zwykle motywowana jest błędnymi przekonaniami o utracie kontroli zarządczej, przecieku poufnych informacji czy zbyt dużym dopasowaniu controllingu do danego przedsiębiorstwa, aby możliwe było jego zewnętrzne prowadzenie.

Dlatego też, weryfikując zasadność istnienia wewnętrznego działu controllingu, firmy powinny być świadome, iż outsourcing tego obszaru nie oznacza wydzielenia procesów decyzyjnych. Outsourcing skupia się na wspomaganiu podstawowych zadań, bazując na zewnętrznej infrastrukturze informatycznej, co jednocześnie nie wyklucza realizacji controllingu wewnętrznie w modelu SaaS.

Nawet przy skorzystaniu z zewnętrznej pomocy, wszelkie decyzje wciąż zapadają w jednostce na podstawie dostarczonych jej danych. Specjalistyczne firmy konsultingowe realizują usługi w oparciu o klauzulę tajności, co pozwala na utrzymanie choćby wrażliwych danych finansowych pod ścisłą kontrolą. Odchodząc od organizacji własnego działu controllingu, przedsiębiorstwa nie mają więc podstaw, aby obawiać się przecieków jakichkolwiek informacji.

Outsourcing controllingu a dział controllingu w firmie – podsumowanie

Dla wielu przedsiębiorców, szczególnie tych odpowiedzialnych za prowadzenie dynamicznie rozwijających się firm małej i średniej wielkości, coraz częściej kuszącą alternatywą staje się skorzystanie z pomocy zewnętrznych doradców w procesie planowania . Podjęcie takich kroków prowadzi do wyłączenia osób z obszarów podstawowej działalności z realizacji procedur planowania czy kontroli, co usprawnia pracę całej organizacji, umożliwiając pracownikom skupienie się na kluczowych zadaniach.

W następstwie firmy wdrażające outsourcing controllingu mogą zaobserwować widoczną redukcję zapotrzebowania na zasoby połączoną z minimalizacją samych kosztów. Brak konieczności pozyskiwania specjalistów pomaga w skalowaniu biznesu, zwiększając przychody szybciej niż związane z nimi koszty.

Przedsiębiorstwa nie muszą przejmować się już organizacją często problematycznych procesów rekrutacyjnych. Zamiast zatrudniać nowych pracowników, lepiej skorzystać z usług już odpowiednio wyszkolonych zewnętrznych specjalistów, co jednocześnie znacznie zmniejszy ryzyko zatrudnienia niekompetentnej osoby. W ten sposób przedsiębiorcy dodatkowo oszczędzają czas , który nie musi być już poświęcany na administrowanie zasobami ludzkimi czy bezpośrednie zarządzanie i kontrolowanie rozbudowanymi procesami.

Kolejną zaletą zewnętrznego controllingu jest brak konieczności rozbudowy infrastruktury informatycznej, jak serwery, systemu czy urządzenia sieciowe. Zewnętrzna firma skupiająca się na ściśle controllingowych usługach korzysta z nowoczesnych oprogramowań, które pozwalają realizować działania z tego obszaru w zgodzie z najnowszymi wymogami prawnymi. Rozbudowane zaplecze informatyczne usprawnia przepływ informacji, wspomagając sam proces podejmowania decyzji, również w obliczu sytuacji kryzysowych.

Jednak podejście do outsourcingu controllingu wygląda nieco inaczej w odniesieniu do stosunkowo dużych firm, które wykorzystują dane z księgowości bardziej w kontekście terminowego płacenia należności, niż regularnego analizowania własnych budżetów czy ogólnej sytuacji finansowej. Wyodrębnienie komórki controllingu umożliwia im wzmocnienie dyscypliny kosztowej, a także precyzyjne powiązanie zadań, zasobów oraz odpowiedzialności, stabilizując wyniki całej jednostki.

Takim organizacjom przeważnie nie zależy na cyklicznych raportach, które umożliwiałyby śledzenie trendów zmian w prowadzonej działalności, optymalizację działalności operacyjnej czy lepszą kontrolę nad płynnością finansową. Jednocześnie, często motywowany stereotypowymi przekonaniami, brak zaufania do zewnętrznych kontrolerów, staje się ostatecznym czynnikiem motywującym przedsiębiorców do pozostania przy prowadzeniu własnego działu controllingu.