Paperless w działach HR

W ostatnim czasie większość pracodawców skupiła się na wdrożeniu przepisów dotyczących pracy zdalnej. Coraz częściej pracownicy korzystają z tej formy pracy, a w efekcie rzadko lub w ogóle nie pojawiają się w biurach. choćby proces rekrutacji i zawierania umowy w wielu firmach odbywa się zdalnie. Powoduje to, iż popularność paperless wciąż wzrasta – szczególnie w obszarze zasobów ludzkich. Nie ma się co dziwić, korzyści jest tutaj całkiem sporo, a możliwości coraz więcej.

Dokumenty elektroniczne w HR

Jak zatem prowadzić dokumentację pracowniczą bez fizycznej obecności pracownika? Z pomocą przychodzą przepisy umożliwiające m.in. elektroniczne:

• prowadzenie akt pracowniczych,
• tworzenie i udostępnianie pracownikom regulaminów i innych dokumentów (np. w firmowym intranecie),
• składanie wniosków przez pracowników.

Podpis elektroniczny

Pracodawcy bardzo często mają i wykorzystują kwalifikowane podpisy elektroniczne, które zrównane są w polskim i europejskim systemie prawnym z formą pisemną (tradycyjną). Niektórzy pracownicy również takie posiadają – wtedy zawarcie umów, które wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (np. umowa o zakazie konkurencji) może odbywać się zdalnie.

Co jeszcze warto przenieść na formę paperless?

Większość dokumentów z obszaru HR nie musi mieć formy pisemnej. Z tego względu brak podpisu elektronicznego po stronie pracownika (a choćby pracodawcy) nie stoi na przeszkodzie wykonywania części procesów zdalnie.

Drogą elektroniczną (np. mailowo czy w wewnętrznym systemie przyjętym w organizacji) pracownicy mogą np.:

• otrzymywać od pracodawcy PIT;
• składać wnioski związane z urlopami, wyjazdami służbowymi czy świadczeniami ZFŚS;
• ewidencjonować swój czas pracy.

Wyzwania paperless

Hybrydowe prowadzenie dokumentacji HR wymaga jej prawidłowego przechowywania. Trzeba również pamiętać, iż np. zmiana formy dokumentu dołączanego do akt pracowniczych – z papierowej na cyfrową – wymaga opatrzenia całości kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną.

Wyzwaniem we wdrażaniu paperless może okazać się również brak adresu e-mail czy nieumiejętność korzystania z komputera przez pracownika. W takim wypadku można jednak zastosować hybrydową dystrybucję (np. do części pracowników PIT wysłać elektronicznie, a do pozostałych pocztą tradycyjną).

Czy warto być paperless w HR?

Jak najbardziej! Dokumentacja elektroniczna to stały i szybki dostęp do dokumentów (zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracowników). Forma cyfrowa przyspiesza również obieg dokumentów, przez co ułatwia m.in. dotrzymanie obowiązujących terminów. Paperless wpływa też pozytywnie na bezpieczeństwo danych (m.in. poprzez zarządzanie dostępami / ograniczone ryzyko utraty lub przejęcia dokumentów przez nieuprawnione do tego osoby).

Prowadzenie niektórych działań online odciąża również działy HR i zdejmuje z nich część obowiązków. adekwatna infrastruktura technologiczna pozwala pracownikom na samodzielne sprawdzanie limitu urlopowego, kontrolowanie czasu pracy i nadgodzin czy generowanie dokumentów kadrowych (takich jak paski wypłat, raporty godzinowe itp.).

Wprowadzenie do organizacji rozwiązań paperless staje się też coraz prostsze. Wdrożenie sprawdzonego rozwiązania często nie wymaga już obecności specjalistów z branży IT – takie narzędzia są intuicyjne i przyjazne dla użytkowników.