Pobyt i zatrudnianie obywateli Ukrainy od 1 października 2025 r.

Dla pracodawców zatrudniających obywateli Ukrainy wrzesień upłynął w atmosferze niepewności co do stanu prawnego związanego z legalnym pobytem i zatrudnianiem ukraińskich pracowników od początku października 2025 r.

Powodem tego stanu rzeczy były zapisy specustawy – ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, zgodnie z którymi legalny pobyt w Polsce obywateli Ukrainy posiadających tak zwaną ochronę tymczasową, czyli status PESEL „UKR”, a także przebywających w Polsce na podstawie dokumentów pobytowych takich jak wizy, karty pobytu czy ruch bezwizowy, których okres ważności już upłynął, zagwarantowany był jedynie do końca września 2025 r.

Rada Ministrów skierowała do Parlamentu projekt nowelizacji specustawy, przewidującej między innymi przedłużenie powyższych okresów do 4 marca 2026 r. Projekt nowelizacji został jednak zawetowany przez Prezydenta RP, w związku z czym nie weszła ona w życie. Powodem weta Prezydenta nie była jednak niechęć do przedłużenia legalności pobytów. Zakwestionowane zostały inne kwestie, które również regulowała nowelizacja, głównie pobieranie świadczenia 800+ oraz dostęp do bezpłatnej służby zdrowia dla Ukraińców bez wyjątków, to jest również dla osób nieaktywnych zawodowo.

W trybie ekspresowym Rząd sporządził kolejny projekt nowelizacji, uwzględniający postulaty Prezydenta, a Parlament uchwalił nową wersję ustawy. Tym razem, 26 września Prezydent podpisał nową wersję nowelizacji, a niemal w ostatnich dniach września – bo 29 września 2025 r. została ona ogłoszona w Dzienniku Ustaw RP, co oznaczało formalne wejście w życie nowelizacji.

Aktualna sytuacja obywateli Ukrainy – do 4 marca 2026 r.

Tym samym weszła w życie najważniejsza zmiana dotycząca zatrudnianych w firmach obywateli Ukrainy, czyli wydłużenie okresu legalnego pobytu do 4 marca 2026 r.

Obecnie funkcjonują zatem trzy najważniejsze ułatwienia, istotne z punktu widzenia podmiotów powierzających pracę obywatelom Ukrainy:

• Status PESEL UKR – pobyt obywateli Ukrainy (oraz ich małżonków innych narodowości i ich małoletnich dzieci), którzy przybyli do Polski od 24 lutego 2022 r. w związku z wojną, uznaje się za legalny bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zezwoleń na pobyt – do 4 marca 2026 r.;
• Przedłużenie ważności dokumentów pobytowych (takich jak przede wszystkim wiza krajowa, wiza Schengen, decyzja o zezwoleniu na pobyt czasowy, karta pobytu, ruch bezwizowy) – do 4 marca 2026 r.;
• Praca na powiadomienie – bez zmian pozostaje uproszczona procedura legalizacji pracy w przypadku obywateli Ukrainy.

Dla porządku dodajmy, iż niezależnie od uregulowań krajowych, legalny pobyt obywateli Ukrainy przybyłych do Państw członkowskich Unii Europejskiej w związku z wojną zagwarantowany jest na poziomie prawa UE. Decyzją wykonawczą Rady UE 2022/382 z dnia 4 marca 2022 r. wydaną na podstawie Dyrektywy Rady 2001/55/WE z dnia 20 lipca 2001 r. w sprawie minimalnych standardów przyznawania tymczasowej ochrony na wypadek masowego napływu wysiedleńców oraz środków wspierających równowagę wysiłków między Państwami Członkowskimi związanych z przyjęciem takich osób wraz z jego następstwami – Unia Europejska objęła obywateli Ukrainy ochroną czasową, która gwarantuje im legalny pobyt. Państwa członkowskie mogą przyjąć natomiast dodatkowo prawo krajowe, zapewniające wysiedleńcom wojennym dodatkową i spójną z krajowym porządkiem prawnym. Takie regulacje są właśnie przedmiotem polskiej specustawy.

Natomiast Rada UE niezależnie kolejnymi decyzjami wykonawczymi co jakiś czas przedłuża okres obowiązywania ochrony tymczasowej. Obecnie ochrona ta została przesłużona aż do 4 marca 2027 r., a więc już rok dłużej, niż to przewiduje Polska.

Ochrona czasowa wynikająca z Dyrektywy i Decyzji Rady UE zapewnia jednak wyłącznie minimum, w tym legalność pobytu, jednak w sytuacji braku kontynuacji ochrony na podstawie prawa krajowego, mogą pojawić się rozbieżności interpretacyjne dotyczące legalności pobytu obywateli Ukrainy, czy dokumentacji, jaką muszą oni posiadać aby to potwierdzić. Przykładowo wskazuje się konieczność uzyskania zaświadczenia od Szefa Urzędu ds. Cudzoziemców potwierdzającego korzystanie z ochrony czasowej.

Trudno przewidzieć, jak do tych kwestii odnosić się będą funkcjonariusze Inspekcji Pracy podczas kontroli legalności zatrudnienia, czy Straży Granicznej przy kontroli legalności pobytów.

Dodatkowo pozostaje wąska grupa obywateli Ukrainy, którzy nie posiadają statusu UKR, a legalność ich pobytu oparta jest o przepisy specustawy, pozwalające na uznanie za legalny pobyt pomimo upływu ważności dokumentów pobytowych (kart pobytu, wiz, czy paszportów – okresu bezwizowego). Część obywateli Ukrainy przebywająca na podstawie takich dokumentów, które utraciły już ważność, zdecydowało się nie składać jeszcze wniosków o nowe dokumenty, skoro specustawa przedłużyła ważność ich pobytu do 30 września 2025 r., a teraz do 4 marca 2026 r.

W związku z nowelizacją ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy, nie trzeba w tej chwili składać nowych wniosków o zezwolenie na pobyt dla Ukraińców – tych ze statusem UKR, jak i tych bez statusu UKR, a którym skończyła się ważność wizy lub karty pobytu. przez cały czas także funkcjonuje uproszczony tryb legalizacji pracy obywateli Ukrainy – na tak zwane powiadomienie Urzędu Pracy.

Rekomendowane działania

Podpisując ostatecznie nowelizację specustawy, Prezydent Polski Karol Nawrocki oznajmił, iż „w przyszłości nie podpisze już kolejnej ustawy w tej sprawie”. Prezydent stoi na stanowisku, iż „musimy zmierzać w kierunku tego, aby mniejszość ukraińska miała te same prawa, co inni obcokrajowcy przebywający w naszym kraju”. Te deklaracje pozwalają prognozować, iż po 4 marca 2026 r. może nie dojść do kolejnego przedłużenia ochrony wynikającej ze specustawy, albo nastąpi jej istotna modyfikacja. W związku z tym rekomendujemy, aby do marca 2026 r. wszyscy obywatele Ukrainy, korzystające z jakiejkolwiek form uznania za legalny pobytu w Polsce na podstawie specustawy, złożyły wniosek do adekwatnego Urzędu Wojewódzkiego o zezwolenie na pobyt.

Niezależnie bowiem od ochrony tymczasowej na podstawie prawa unijnego, dla osób zdecydowanych na długotrwały pobyt w Polsce, najbardziej stabilnym rozwiązaniem zapewniającym legalność pobytu jest uzyskanie decyzji zezwalającej na pobyt wydanej przez adekwatnego wojewodę.

Wszystkie opisywane sytuacje dotyczą tylko kwestii legalizacji pobytu obywateli Ukrainy.

Nie ma natomiast potrzeby zmiany modelu zatrudniania Ukraińców, opartego na powiadomieniu Urzędu Pracy o powierzeniu pracy. Te przepisy, choć też wynikające ze specustawy, nie są uzależnione w żaden sposób czasowo. w tej chwili nie toczy się żadna dyskusja polityczna ani prawna na temat tego, aby zmieniać cokolwiek w tym zakresie.

Rodzaje zezwoleń pobytowych

Najbardziej popularnym zezwoleniem na pobyt jest zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Podstawą pobytu cudzoziemca jest w takim przypadku wykonywanie pracy w Polsce.

Istnieją jednak także inne rodzaje zezwoleń pobytowych: czasowe – między innymi w związku z małżeństwem z obywatelem Polskim, na połączenie z rodziną, czy w związku ze statusem studenta, a także zezwolenie na pobyt stały oraz zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej. Dla obywateli Ukrainy posiadających aktywny status UKR przewidziano specjalną ścieżkę uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy, o ile celem dalszego pobytu w Polsce jest wykonywanie pracy, pobyt z obywatelem Polskim, połączenie z rodziną lub prowadzenie własnej działalności gospodarczej.

Już od pewnego czasu projektowane jest także wprowadzenie jeszcze bardziej uproszczonej procedury uzyskania zezwolenia na pobyt na okres 3 lat dla obywateli Ukrainy posiadających status UKR. Planuje się wprowadzenie systemu internetowego, dzięki którego będzie można składać wnioski o wydanie karty pobytu, a czas rozpatrywania wniosku ma być skrócony do 90 dni. Zezwolenie na pobyt wydane na tej podstawie ma uprawniać do wykonywania pracy bez uzyskania dodatkowego zezwolenia. Taka uproszczona ścieżka ma pomóc w stopniowym uzyskiwaniu zezwoleń pobytowych przez wszystkich obywateli Ukrainy przybyłych do Polski w związku z wojną. Wprowadzenie tego rozwiązania jest jednak póki co wciąż odsuwane w czasie.

Choć sytuacja prawna dotycząca legalności pobytu obywateli Ukrainy w Polsce została w tej chwili ustabilizowana, obowiązujące przepisy są złożone i mogą budzić wątpliwości — w razie potrzeby zapraszamy do kontaktu z ekspertami SOBOTA JACHIRA Kancelaria Prawna.

Artykuł autorstwa: adw. Piotr Gamian

W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:

[email protected]