2 godzin temu
Stan faktyczny
Wnioskodawcą w niniejszej sprawie była spółka, która posiada siedzibę poza granicami Polski. Podmiot ten jest zarejestrowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, co wiąże się z wykonywaniem tutaj czynności opodatkowanych, głównie w obszarze handlu towarami i świadczenia wyspecjalizowanych usług.
Istotnym elementem stanu faktycznego jest fakt, iż spółka nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co ma fundamentalne znaczenie dla jej statusu w obrębie systemu KSeF. Zgodnie z obowiązującymi w 2026 r. przepisami podmioty nieposiadające w kraju siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności nie są zobligowane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a sposób otrzymywania dokumentów od polskich kontrahentów powinien być z nimi każdorazowo uzgadniany.
W ramach prowadzonej działalności spółka nabywa od polskich dostawców różnorodne towary i usługi, które są bezpośrednio wykorzystywane do jej czynności opodatkowanych. W związku z pełnym wdrożeniem obowiązkowego KSeF od lutego 2026 r. wnioskodawca stanął przed problemem potencjalnej niespójności dokumentacyjnej. Spółka założyła, iż w toku codziennych operacji może dochodzić do sytuacji, w których polscy dostawcy – mimo prawnego nakazu – będą wystawiać faktury w tradycyjnej formie papierowej lub jako pliki PDF.
Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą być różnorodne, począwszy od awarii systemów informatycznych po stronie sprzedawcy, poprzez brak wiedzy technicznej, aż po błędne przekonanie dostawcy o możliwości korzystania z odroczenia obowiązku KSeF. Wnioskodawca zauważył, iż jako nabywca nie posiada publicznie dostępnych narzędzi, które pozwalałyby na bieżąco weryfikować, czy dany kontrahent jest już objęty obowiązkiem ustrukturyzowanym, czy też mieści się w limitach sprzedaży pozwalających na czasowe stosowanie formy analogowej.
Wątpliwości interpretacyjne
Główny problem prawny, przed którym stanęła niemiecka spółka, dotyczył bezpieczeństwa podatkowego w zakresie odliczania podatku VAT. Wnioskodawca dążył do ustalenia, czy posiadanie faktury wystawionej poza systemem KSeF, w sytuacji gdy sprzedawca teoretycznie powinien był go użyć, stanowi wystarczającą podstawę do realizacji prawa do odliczenia. Spółka obawiała się, iż organy skarbowe mogą uznać taki dokument za nieistniejący w obrocie prawnym lub wadliwy w stopniu uniemożliwiającym pomniejszenie podatku należnego.
Drugorzędnym, ale równie istotnym pytaniem, była kwestia proceduralna dotycząca raportowania w pliku JPK V7M. Wnioskodawca rozważał scenariusz, w którym po otrzymaniu i zaksięgowaniu faktury papierowej lub elektronicznej, dostawca – chcąc naprawić swój błąd – wystawia tę samą fakturę w systemie KSeF w terminie późniejszym.
Spółka chciała uzyskać pewność, iż w takim przypadku pierwotne ujęcie wydatku w ewidencji na podstawie dokumentu analogowego pozostaje prawidłowe i nie rodzi obowiązku korygowania rozliczeń ani dublowania pozycji w rejestrach zakupu.
Argumentacja wnioskodawcy
Wnioskodawca sformułował bardzo szerokie uzasadnienie swojego stanowiska, opierając się na fundamentalnej dla wspólnotowego systemu podatku od wartości dodanej zasadzie neutralności. Spółka podniosła, iż prawo do odliczenia podatku naliczonego jest integralną częścią mechanizmu VAT i nie może być ograniczane przez czysto techniczne wymogi formalne, jeżeli są spełnione przesłanki materialne. Do tych ostatnich należy zaliczyć status podatnika, rzeczywiste dokonanie transakcji oraz związek nabytych dóbr z czynnościami opodatkowanymi.
W ocenie spółki ustawa z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU) zawiera zamknięty katalog sytuacji, w których podatnik traci prawo do odliczenia, a art. 88 VATU nie wymienia wśród nich otrzymania faktury w niewłaściwym formacie technologicznym. Dodatkowo wnioskodawca wskazał, iż ustawodawca przewidział odrębne sankcje pieniężne dla sprzedawców naruszających obowiązek KSeF, co sugeruje, iż to na wystawcy spoczywa odpowiedzialność za poprawność formy dokumentu. Karanie nabywcy poprzez odebranie mu prawa do odliczenia byłoby zatem działaniem nieproporcjonalnym i naruszającym pewność obrotu gospodarczego.
W zakresie JPK V7M spółka argumentowała, iż momentem otrzymania faktury jest chwila jej fizycznego wpłynięcia do podmiotu w uzgodniony sposób, a późniejsze procesy systemowe w KSeF nie powinny zmieniać historycznych zapisów księgowych.
Stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
Dyrektor KIS w pełni podzielił argumentację wnioskodawcy, uznając przedstawione stanowisko za prawidłowe. Organ potwierdził, iż w systemie podatku VAT najważniejsze jest rozróżnienie pomiędzy materialnoprawnym prawem do odliczenia a technicznymi obowiązkami dokumentacyjnymi. W uzasadnieniu wskazano, iż faktura wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF przez cały czas spełnia ustawową definicję faktury, gdyż zawiera wszystkie niezbędne dane wymagane przez przepisy, takie jak daty, kwoty, stawki podatku oraz dane identyfikacyjne stron.
Organ podkreślił, iż faktura ustrukturyzowana jest jedynie jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, a jej brak – choćby jeżeli jest wynikiem błędu dostawcy – nie czyni dokumentu nielegalnym. Dyrektor KIS zaznaczył, iż wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie zmieniło hierarchii zasad rządzących odliczaniem podatku. Prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w momencie otrzymania faktury. Dla podatnika nieposiadającego stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce momentem otrzymania jest chwila udostępnienia mu dokumentu w sposób uzgodniony z kontrahentem.
W kontekście raportowania w JPK V7M organ wyjaśnił, iż ewidencja zakupu musi odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zdarzeń. jeżeli spółka otrzymała fakturę papierową lub PDF, powinna ją wykazać w ewidencji z odpowiednim oznaczeniem, które w 2026 r. służy do identyfikacji dokumentów wystawionych poza systemem ustrukturyzowanym. Dyrektor KIS wyraźnie stwierdził, iż przepisy rozporządzenia o JPK nie nakładają obowiązku korygowania ewidencji tylko dlatego, iż dany dokument w późniejszym czasie zyskał numer identyfikacyjny w systemie KSeF. Taka operacja byłaby zbędnym obciążeniem administracyjnym i nie wpływałaby na rzetelność rozliczenia podatkowego.
Podsumowanie i wnioski dla praktyki biznesowej
Omawiana interpretacja ma duże znaczenie dla stabilności rozliczeń w nowej rzeczywistości cyfrowej. Wpisuje się ona w pewien trend i potwierdza, iż cyfryzacja procesów skarbowych nie może odbywać się kosztem praw podstawowych podatników. Organ słusznie zauważył, iż nabywca nie może ponosić negatywnych konsekwencji za działania lub zaniechania swojego dostawcy, na które nie ma wpływu. Takie podejście propodatnikowe zapobiega powstawaniu zatorów płatniczych i sporów handlowych, w których nabywcy mogliby masowo odmawiać przyjmowania faktur z obawy przed sankcjami skarbowymi.
Interpretacja ta rzuca również światło na funkcjonalność oznaczeń w plikach JPK. System raportowania został skonstruowany w sposób elastyczny, pozwalający na współistnienie faktur ustrukturyzowanych oraz tradycyjnych. Dzięki temu podatnicy mogą czuć się bezpiecznie choćby w okresach przejściowych lub w sytuacjach awaryjnych, jeżeli tylko dbają o merytoryczną poprawność swoich zakupów i ich związek z prowadzoną sprzedażą opodatkowaną.
Stanowisko Dyrektora KIS w niniejszej sprawie jest jasnym sygnałem dla rynku, iż forma wystawienia faktury nie determinuje prawa do odliczenia VAT naliczonego. Dla przedsiębiorców, szczególnie tych zagranicznych działających w Polsce, oznacza to znaczące uproszczenie procedur kontrolnych i brak konieczności wdrażania kosztownych systemów weryfikacji statusu KSeF każdego kontrahenta w czasie rzeczywistym.
Z praktycznego punktu widzenia najważniejszym wnioskiem z tej interpretacji jest konieczność zachowania rzetelności w archiwizowaniu otrzymanych dokumentów analogowych oraz ich prawidłowe oznaczanie w ewidencji JPK. Podatnicy powinni pamiętać, iż choć KSeF staje się standardem, to tradycyjne faktury przez cały czas zachowują swoją moc dowodową na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 9.4.2026 r., 0114-KDIP1-1.4012.178.2026.1.EW, Legalis
