Proces gospodarczy zaczyna się na długo przed wniesieniem pozwu. Dlaczego przedsiębiorcy przegrywają sprawy, które mogli wygrać?

Zdjęcie: Proces gospodarczy zaczyna się na długo przed wniesieniem pozwu. Dlaczego przedsiębiorcy przegrywają sprawy, które mogli wygrać?

Proces gospodarczy zaczyna się na długo przed wniesieniem pozwu. Dlaczego przedsiębiorcy przegrywają sprawy, które mogli wygrać? Po latach prowadzenia sporów gospodarczych dochodzi się do wniosku, który dla wielu przedsiębiorców bywa zaskakujący. Większość procesów nie jest przegrywana na sali sądowej. W rzeczywistości ich wynik bardzo często przesądza się wiele miesięcy wcześniej – podczas negocjacji, realizacji kontraktu, odbiorów robót, wymiany korespondencji czy podejmowania codziennych decyzji biznesowych. To nie jest efektowna teza. To obserwacja wynikająca z praktyki.Przedsiębiorcy lubią mówić, iż „mają rację”. I nierzadko rzeczywiście ją mają. Problem polega jednak na tym, iż w procesie gospodarczym sama racja nie ma decydującego znaczenia. Sąd nie rozstrzyga sporu na podstawie intuicji, doświadczenia życiowego stron czy przekonania o słuszności własnego stanowiska. Rozstrzyga go na podstawie materiału dowodowego przedstawionego zgodnie z regułami postępowania cywilnego. To zasadnicza różnica, której wielu przedsiębiorców nie dostrzega aż do chwili, gdy okazuje się, iż ich przeciwnik procesowy był lepiej przygotowany.Najbardziej kosztowne błędy rzadko wynikają z nieznajomości prawa. Znacznie częściej są konsekwencją przekonania, iż dokumentowanie przebiegu współpracy jest zbędną formalnością. Tymczasem to właśnie codzienne nawyki organizacyjne decydują później o sile argumentacji procesowej. W praktyce niemal każdy spór gospodarczy ma podobny przebieg. Na początku strony współpracują poprawnie. Ustalenia zapadają podczas spotkań, przez telefon lub w krótkich wiadomościach. Zmienia się zakres prac, przesuwane są terminy, pojawiają się dodatkowe obowiązki. Wszyscy są przekonani, iż wzajemne zaufanie wystarczy.Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy relacje się pogarszają.Nagle okazuje się, iż nikt nie pamięta dokładnej treści ustnych ustaleń. Nie wiadomo, kto zaakceptował zmianę projektu. Nie zachowano wersji dokumentów. Reklamacje składano telefonicznie. Odbiór robót potwierdzono lakonicznym e-mailem albo nie potwierdzono go wcale. najważniejsze decyzje zapadły podczas spotkania, z którego nie sporządzono choćby krótkiej notatki. W tym momencie przedsiębiorca po raz pierwszy zaczyna myśleć o procesie. Zwykle jest już jednak za późno na odtworzenie zdarzeń sprzed kilku lub kilkunastu miesięcy.Doświadczony pełnomocnik procesowy wie, iż największym problemem rzadko jest brak przepisów chroniących klienta. Znacznie częściej problemem jest brak dowodów pozwalających wykazać, iż przepisy te powinny znaleźć zastosowanie. To właśnie dlatego dwa przedsiębiorstwa znajdujące się w niemal identycznej sytuacji faktycznej mogą uzyskać całkowicie odmienne rozstrzygnięcia. Jedno od początku budowało materiał dowodowy. Drugie zakładało, iż w razie sporu „wszystko da się wyjaśnić”.Nie da się.Proces gospodarczy nie jest miejscem odtwarzania historii przedsiębiorstwa. Jest miejscem oceny tego, co strony potrafią udowodnić.To rozróżnienie wydaje się oczywiste, ale w praktyce bywa lekceważone. Zarządy koncentrują się na sprzedaży, produkcji, finansach i rozwoju biznesu. Dokumentowanie przebiegu współpracy traktowane jest jako zadanie administracyjne, często pozostawione przypadkowi. Tymczasem z punktu widzenia przyszłego sporu właśnie ta sfera organizacji przedsiębiorstwa może mieć znaczenie decydujące. W praktyce dotyczy to zarówno sporów wynikających z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, sporów o zapłatę, sporów budowlanych, jak i sporów dotyczących realizacji kontraktów handlowych czy projektów IT.Nie chodzi przy tym o tworzenie nadmiernej biurokracji. Nadmiar dokumentów może być równie problematyczny jak ich brak. najważniejsze znaczenie ma umiejętność utrwalania tych informacji, które w przyszłości mogą przesądzać o odpowiedzialności kontraktowej, zakresie wykonanych prac czy rzeczywistym przebiegu negocjacji.Szczególnie wyraźnie widać to w sporach dotyczących robót budowlanych, projektów informatycznych czy długoterminowych kontraktów handlowych. W takich przedsięwzięciach rzeczywistość niemal zawsze odbiega od pierwotnych założeń umowy. Powstają zmiany zakresu prac, dodatkowe uzgodnienia, nowe harmonogramy i kolejne wersje dokumentacji. Sam kontrakt przestaje być jedynym źródłem informacji o relacji stron. O wyniku procesu zaczyna decydować wszystko to, co wydarzyło się później.Wielu przedsiębiorców zakłada, iż w razie potrzeby świadkowie odtworzą przebieg wydarzeń. To kolejne niebezpieczne złudzenie. Ludzka pamięć jest zawodna, a po kilku latach od zakończenia współpracy choćby najbardziej zaangażowani pracownicy nie są w stanie precyzyjnie odtworzyć szczegółów. Dokument sporządzony w chwili podejmowania decyzji niemal zawsze będzie miał większą wartość niż wspomnienia uczestników zdarzeń.Coraz większego znaczenia nabiera również jakość komunikacji elektronicznej. E-mail, który miał jedynie potwierdzić ustalenia po spotkaniu, bywa później najważniejszym dowodem w procesie. Z drugiej strony jedno nieprzemyślane zdanie, napisane pod wpływem emocji, potrafi osłabić pozycję procesową przedsiębiorcy bardziej niż niekorzystny zapis umowy. W praktyce spory gospodarcze coraz częściej wygrywa się lub przegrywa korespondencją, która w chwili jej tworzenia wydawała się całkowicie rutynowa.Dlatego przedsiębiorstwo powinno patrzeć na dokumentowanie swojej działalności nie jako na obowiązek administracyjny, ale jako element zarządzania ryzykiem. Podobnie jak dba o płynność finansową, bezpieczeństwo danych czy zgodność z przepisami, powinno również świadomie budować własną wiarygodność dowodową. Nie oznacza to, iż każda firma powinna przygotowywać się do procesu. Wręcz przeciwnie. Celem jest stworzenie takiej organizacji, która dzięki uporządkowanym procedurom ogranicza ryzyko powstania sporu, a o ile spór mimo wszystko się pojawi, potrafi skutecznie wykazać swoje racje.To właśnie tutaj doświadczenie procesowe może stać się źródłem przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Dobry pełnomocnik nie powinien pojawiać się dopiero wtedy, gdy pozew jest już gotowy do wniesienia. Jego wiedza jest znacznie bardziej wartościowa wcześniej – na etapie organizowania procesów wewnętrznych, zasad dokumentowania decyzji i sposobu prowadzenia korespondencji z kontrahentami.Najlepiej prowadzone procesy to często te, których nigdy nie trzeba było wytaczać. Nie dlatego, iż nie doszło do konfliktu, ale dlatego, iż druga strona od początku wiedziała, iż przedsiębiorca dysponuje spójnym, wiarygodnym i kompletnym materiałem dowodowym.Proces gospodarczy nie zaczyna się od pozwu. Zaczyna się od pierwszej decyzji, która może kiedyś stać się przedmiotem oceny sądu. Przedsiębiorcy, którzy rozumieją tę zależność, rzadziej przegrywają. Nie dlatego, iż częściej mają rację, ale dlatego, iż potrafią ją udowodnić. Dobrze przygotowany materiał dowodowy, adekwatnie prowadzona dokumentacja oraz świadome zarządzanie ryzykiem prawnym zwiększają szanse przedsiębiorcy na skuteczną ochronę swoich interesów zarówno podczas negocjacji, jak i w postępowaniu przed sądem. Autor: Jarosław Chałas Partner Zarządzający Radca PrawnyKancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy Dowiedz się więcej: prawo gospodarcze