4 dni temu
Co musi zawierać ewidencja czasu pracy
Dlaczego Excel przestaje wystarczać
Kryteria wyboru programu do ewidencji czasu pracy
Najczęstsze błędy przy wyborze
Wdrożenie: moduł zamiast całej platformy
Przetestuj program na danych swojego zespołu
Ewidencja czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy, wynikający z art. 149 Kodeksu pracy. Przy kilkudziesięciu pracownikach arkusz kalkulacyjny przestaje wystarczać, rośnie liczba błędów, a te same dane trzeba przepisywać do systemu kadrowo-płacowego. Zanim wybierzesz program do ewidencji czasu pracy, sprawdź, jakie wymogi prawne musi spełniać i które funkcje realnie zdejmują pracę z działu kadr.
Co musi zawierać ewidencja czasu pracy
Zakres ewidencji określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Zgodnie z § 6 tego rozporządzenia karta ewidencji czasu pracy, prowadzona oddzielnie dla wszystkich pracownika, obejmuje:
liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
liczbę godzin nadliczbowych i liczbę godzin pracy w porze nocnej,
dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
liczbę godzin dyżuru wraz z godzinami i miejscem jego pełnienia,
rodzaj i wymiar urlopów, zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności,
wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności.
Do ewidencji dołącza się również dokumenty towarzyszące, między innymi wnioski pracownika dotyczące odbioru czasu wolnego za nadgodziny czy wyjść prywatnych. Program, który nie odwzorowuje tych elementów, nie spełnia wymagań rozporządzenia, niezależnie od tego, jak wygodnie się z niego korzysta. To pierwszy i najważniejszy filtr przy wyborze.
Dlaczego Excel przestaje wystarczać
Arkusz sprawdza się w kilkuosobowym zespole. Przy 50 i więcej pracownikach dane rozjeżdżają się na wiele plików i wersji, nadgodziny nalicza się manualnie, a historia zmian nie istnieje. Każde przepisanie danych do systemu kadrowo-płacowego to kolejne miejsce, w którym może powstać błąd, a błędy w naliczeniach oznaczają korekty list płac i roszczenia pracowników.
Za rzetelność ewidencji odpowiada pracodawca. Od 8 lipca 2026 r., po nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, grzywna za nieprowadzenie lub nierzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej wynosi od 2000 do 60 000 zł (art. 281 Kodeksu pracy). Koszt jednej pomyłki w naliczeniu nadgodzin dla całego zespołu łatwo przekracza roczny koszt licencji na dobre narzędzie.
Kryteria wyboru programu do ewidencji czasu pracy
Porównując rozwiązania dostępne na rynku, sprawdź w praktyce, nie w broszurze, następujące elementy:
zgodność z § 6 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej, czyli pełny zakres danych, łącznie z godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy,
automatyczne naliczanie nadgodzin na podstawie zarejestrowanych godzin i harmonogramu, bez ręcznych obliczeń,
powiązanie ewidencji z wnioskami urlopowymi i nieobecnościami w jednym obiegu, żeby urlop zatwierdzony przez przełożonego sam trafiał do karty ewidencji,
eksport danych do systemu kadrowo-płacowego, a najlepiej dwukierunkową integrację, na przykład z Comarch ERP Optima,
raporty gotowe do przedstawienia przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy,
rejestrację czasu pracy z przeglądarki i telefonu, także dla pracowników zdalnych i hybrydowych,
historię zmian oraz uprawnienia, dzięki którym dane edytuje wyłącznie upoważniona osoba.
Zapytaj też dostawcę o przechowywanie danych. Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy). Program powinien umożliwiać eksport kompletnych danych w formacie, który przetrwa ewentualną zmianę dostawcy.
Najczęstsze błędy przy wyborze
Firmy, które po roku zmieniają narzędzie, zwykle popełniły jeden z czterech błędów:
wybór wyłącznie po cenie, bez sprawdzenia, czy karta ewidencji zawiera komplet danych z rozporządzenia,
zakup rozbudowanej platformy w całości, mimo iż firma potrzebowała na start jednego modułu,
pominięcie integracji z systemem kadrowo-płacowym, przez co dane i tak trzeba przepisywać manualnie,
brak testu na realnych danych, czyli decyzja podjęta po prezentacji handlowej zamiast po własnej próbie.
Każdy z tych błędów wychodzi na jaw dopiero przy zamknięciu pierwszego miesiąca, dlatego etap testów traktuj jako obowiązkową część wyboru, a nie formalność.
Wdrożenie: moduł zamiast całej platformy
Firma zatrudniająca 20-250 osób rzadko potrzebuje od pierwszego dnia pełnej platformy HR. Rozsądniejszy jest model modułowy: zaczynasz od ewidencji czasu pracy i wniosków urlopowych, a kolejne obszary, na przykład rekrutację czy oceny, dokładasz wtedy, kiedy są potrzebne. Płacisz za to, z czego korzystasz, a dane pracowników wpisujesz raz i używasz we wszystkich modułach.
Przetestuj program na danych swojego zespołu
Jeśli szukasz punktu wyjścia do porównań, dobrym wyborem będzie program do ewidencji czasu pracy w tomHRM. Rejestracja godzin, naliczanie nadgodzin, wnioski urlopowe i raporty zgodne z Kodeksem pracy działają w nim w jednym obiegu, z dwukierunkową integracją z Comarch ERP Optima.
Załóż darmowe konto testowe i przez 30 dni sprawdź na danych jednego działu, jak wygląda zamknięcie miesiąca, gdy ewidencja nalicza się sama. Test jest bezpłatny i niczym nie zobowiązuje.
Główna funkcjonalność tomHRM w zakresie ewidencji czasu pracy to:
Proste rejestrowanie obecności i przerw
5 sposobów rejestrowania czasu pracy
Logowanie czasu pracy nad projektami i obliczanie kosztów
Wnioski o nadgodziny, czas wolny, urlopy, praca zdalna
Powiadomienia o nieprawidłowościach
Generowanie kart czasu pracy
Automatyczne zaokrąglanie czasu pracy
Automatyczne raporty na email
Ścieżki akceptacji czasów pracy
Integracja z Optima, enova365, Google workspace, AD Azure Microsoft i inne.
