Przejrzystość płac od grudnia 2025 – czas na audyt wynagrodzeń

Już 24 grudnia 2025 r. wchodzi w życie kluczowa nowelizacja Kodeksu pracy, która wprowadza obowiązek informowania o wynagrodzeniu na etapie rekrutacji. To najważniejszy i najbardziej wyczekiwany termin dla pracodawców. Jest to pierwszy, istotny etap wdrażania unijnej dyrektywy o przejrzystości płac.

Na implementację jej pozostałych zapisów Polska ma czas do czerwca 2026 r., ale to właśnie zmiana wchodząca w życie 24 grudnia 2025 r. stanowi rewolucję, która wymusza audyt i dostosowanie systemów wynagradzania.

Dyrektywa UE jako katalizator zmian

Nowe przepisy to efekt implementacji Dyrektywy (UE) 2023/970, której celem jest walka z dyskryminacją płacową ze względu na płeć. Transparentność ma dać kandydatom i pracownikom realne narzędzia do oceny, czy ich pensja jest sprawiedliwa względem osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości. Zmiany w polskim Kodeksie pracy wdrażają najważniejszy Art. 5 Dyrektywy.

Kluczowe obowiązki pracodawcy od grudnia 2025 r.

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza trzy fundamentalne zasady, które obejmą nie tylko treść ogłoszeń, ale cały proces rekrutacji.

Informacja o wynagrodzeniu oparta na kryteriach

Pracodawca będzie musiał przekazać kandydatowi informację o początkowej stawce lub jej przedziale. najważniejsze jest jednak to, iż widełki nie mogą być arbitralne. Muszą opierać się na obiektywnych, neutralnych pod względem płci kryteriach. Oznacza to, iż muszą wynikać z wewnętrznej, ustrukturyzowanej siatki płac.

Sposób i moment przekazania informacji

Przepisy dają pracodawcy elastyczność, ale cel jest jeden – przejrzystość. Informację trzeba będzie przekazać na jednym z trzech etapów:

1. w ogłoszeniu o pracę (najbezpieczniejsza opcja),
2. przed rozmową kwalifikacyjną (jeśli nie było jej w ogłoszeniu);
3. przed nawiązaniem stosunku pracy (jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu).

Zakaz pytań o poprzednie zarobki i neutralność

Co niezwykle istotne, sama Dyrektywa (Art. 5 ust. 2) wprost zakazuje pracodawcom pytać kandydatów o ich historię wynagrodzeń. choćby jeżeli ten zakaz nie zostanie literalnie wpisany do Kodeksu pracy, należy go uznać za obowiązujący. Dodatkowo, nowe przepisy wzmacniają obowiązek stosowania neutralnych płciowo nazw stanowisk i prowadzenia niedyskryminującego procesu rekrutacji.

To nie ogłoszenia są wyzwaniem, ale systemy płacowe

Największym wyzwaniem dla firm jest zasada „obiektywnych, neutralnych kryteriów”. Oznacza to pilną potrzebę audytu i formalizacji wewnętrznych regulacji.

• Audyt systemów wynagradzania – czy Twoja firma potrafi uzasadnić, dlaczego na danym stanowisku widełki wynoszą X-Y? Konieczne staje się oparcie siatki płac o takie czynniki jak: wiedza, umiejętności, odpowiedzialność czy warunki pracy.
• Dokumentacja kryteriów – muszą powstać wewnętrzne dokumenty (np. zaktualizowany regulamin wynagradzania), które precyzyjnie opisują, jak wynagrodzenie jest przypisane do stanowiska. Bez tego obrona w razie zarzutu dyskryminacji będzie niemal niemożliwa.

Ryzyko finansowe i prawne

Brak wdrożenia transparentności naraża pracodawców na dwa rodzaje ryzyka:

• kary administracyjne: Naruszenie przepisów o równym traktowaniu już dziś jest zagrożone grzywną ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Za nieprzestrzeganie nowych przepisów przewidziane są kary grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.
• spory sądowe: To największe ryzyko. Kandydat, który nie otrzyma transparentnej informacji, będzie mógł łatwiej argumentować, iż proces był dyskryminujący. Ciężar dowodu, iż było inaczej, spocznie wówczas na pracodawcy.

Podsumowanie

Nowelizacja kodeksu pracy, która wchodzi w życie 24 grudnia 2025 r., to sygnał alarmowy. Polskie firmy muszą potraktować restrukturyzację swoich systemów płacowych jako strategiczny priorytet. Rekomendujemy niezwłoczne rozpoczęcie prac nad formalizacją obiektywnych kryteriów wynagradzania oraz dokonanie przeglądu dokumentacji wewnętrznej, aby uniknąć ryzyka i zapewnić zgodność z nowym prawem na czas.

Artykuł autorstwa: r. pr. Agnieszka Wolszczak-Wiśniewska

W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:

[email protected]