Bardzo często uzasadnieniem tego, aby pracownik wykorzystał 14 dniowy wypoczynek jest świadczenie wypłacane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w postaci wczasów pod gruszą. Często to świadczenie jest także mylone ze świadczeniem urlopowym, o którym mowa w art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 998 z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Świadczenie urlopowe to nie są wczasy pod gruszą

Musimy sobie wyjaśnić jedną rzecz. Świadczenie urlopowe to nie wczasy pod gruszą. A więc czym to się różni?

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w przepisach ustawy o ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. A więc świadczenie urlopowe wypłacają pracodawcy, którzy nie wprowadzają ZFŚS i zatrudniają mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Po drugie świadczenie urlopowe, o ile zostanie wprowadzone, jest przychodem ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.). Co oznacza, iż jest opodatkowane na zasadach ogólnych, stanowi podstawę opodatkowania. Natomiast jest nieoskładkowane do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego (§ 2 ust. 1 pkt 21 Rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 728). No i najważniejsze, rzeczywiście w wypadku świadczenia urlopowego istnieje przepis, który przewiduje powiązanie funkcjonalne pomiędzy długością urlopu pracownika a wypłatą omawianego świadczenia (przytoczyłam go powyżej). Nie mniej jednak, ja w dalszym ciągu stoję na stanowisku, iż to pracownik rozdrabnia sobie tak urlop jak chce i nie można narzucić mu ilości dni do wyboru pod pretekstem świadczenia urlopowego. Świadczenie urlopowe ma charakter roszczeniowy pod warunkiem spełnienia kryterium ustawowego – ilości wykorzystanych dni urlopu (M. Mędrala, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Komentarz, Warszawa 2022, s. 88.

Jak już wspomniałam także powyżej świadczenie urlopowe to nie wczasy pod gruszą. Nie można tych dwóch instytucji łączyć ze sobą, co bardzo często się dzieje. zwykle jak robię materiały na temat 14 dniowego urlopu to bardzo dużo osób komentuje, iż przecież wczasów pod gruszą nie dostanę. Ja wtedy odpowiadam, iż wczasy pod gruszą nie mogą być powiązane z ilością dni wykorzystanego urlopu i wtedy wjeżdża cało na biało ubrany art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS. Tylko właśnie osoby, które go przytaczają odnoszą się do świadczenia urlopowego, które jak już wiemy nie jest wypłacane z ZFŚS, bo go po prostu pracodawca nie ma obowiązku go wprowadzania. Zatem co to są wczasy pod gruszą? I czy można powiązać je z długością urlopu wypoczynkowego pracownika?

Po pierwsze wczasy pod gruszą to rodzaj świadczenia wypłacanego z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W związku z tym nie stanowią one w rozumieniu prawa podatkowego przychodu ze stosunku pracy, a więc są nieopodatkowane do pewnego limitu (w 2023 r. jest to limit 2000 zł, art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof w zw. z art. 52 l pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Wysokość wypłaty z ZFŚS w postaci wczasów pod gruszą jest niezależna od wysokości odpisu podstawowego. No i oczywiście są nieoskładkowane bez względu na wysokość pomocy otrzymanej z ZFŚS (§ 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 728). Tym samym jak można połączyć wczasy pod gruszą ze świadczeniem urlopowym? No szczerze- nie da się.

No i najważniejsze, czy można powiązać możliwość uzyskania wczasów pod gruszą od ilości wykorzystanego urlopu wypoczynkowego? Bardzo często pracodawcy w regulaminie ZFŚS właśnie wpisują takie postanowienie. Uważam, iż jest ono błędne i nie można wiązać wypłat, dopłat lub innych świadczeń finansowanych z ZFŚS z innymi kryteriami aniżeli kryterium socjalne. Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Ilość dni wykorzystanego przez pracownika urlopu nie jest ani sytuacją życiową, ani bytową, ani materialną, a więc nie mieści się w kryterium socjalnym, a tylko je można stosować. Ponadto należy zwrócić uwagę na to, iż dostęp do ZFŚS nie może być pracownikom (osobom uprawnionym) w żaden sposób ograniczany. Każdy uprawniony ma prawo korzystać z ZFŚS. A wprowadzanie warunku uprzedniego skorzystania z urlopu wypoczynkowego jako kryterium rozdzielnictwa świadczeń z ZFŚS powoduje, iż z wczasów pod gruszą nie skorzystają osoby nowo zatrudnione, dla których jest to pierwsza w życiu prawa, albowiem one dopiero nabywają prawo do urlopu wypoczynkowego. Najprawdopodobniej nie skorzystają z wczasów pod gruszą także osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze etatu, bo utopijną myślą jest to, iż niepełnoetatowiec będzie na wypoczynku 14 dni. Co więcej niektórzy pracodawcy przewidują możliwość skorzystania z wczasów pod gruszą innym uprawnionym do korzystania z ZFŚS (art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS), np. emerytom, rencistom, uzależniając uprzednie skorzystanie z urlopu wypoczynkowego, co jest po prostu sprzeczne. Ponadto wczasy pod gruszą nie mają charakteru roszczeniowego jak świadczenie urlopowe.

Jakie są stanowiska urzędowe, wyroki, a także przedstawicieli doktryny w zakresie konieczności wykorzystania urlopu wypoczynkowego w taki sposób, aby wypoczynek przypadał na 14 dni kalendarzowych?

1. Stanowisko Departamentu Prawnego GIP, GPP-517-4560-23-1/11/PE/RP: „Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. 1996 r. Nr 70 poz. 335 z późn. zm.) zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.Uregulowania dotyczące wypłaty środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wprowadzone w życie zgodnie z przepisami prawa, mogą przy tym w dowolny sposób kształtować zasady wypłat środków z Funduszu, pod warunkiem respektowania zasady przyznawania świadczeń w oparciu o sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. Dlatego też należy dopuścić możliwość, iż niektórzy spośród pracowników nie spełnią ustalonych warunków i nie będą mogli skorzystać ze środków Funduszu.Nadmienić należy, iż choćby spełnienie przez pracownika kryteriów określonych w regulaminie funduszu nie jest równoznaczne z koniecznością otrzymania świadczeń, nie mają one bowiem charakteru roszczeniowego.Należy także zwrócić uwagę, iż przepisy ustawy w sposób ogólny definiują pojęcie działalności socjalnej. Przykładowo, ustawa posługuje się pojęciem „usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku”. Doprecyzowanie realizowanych przez pracodawcę usług i świadczeń nastąpić powinno w regulaminie Funduszu. Zatem regulamin może określać jakie rodzaje (np. wypoczynek weekendowy, „urlopowy”, itp.) oraz formy (zorganizowane, niezorganizowane) wypoczynku będą dofinansowane. Może to nastąpić także poprzez określenie minimalnego okresu wypoczynku, jaki będzie podlegać dofinansowaniu, w szczególności poprzez powiązanie z regulacją art. 162 Kodeksu pracy.Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy urlop wypoczynkowy powinien być udzielany w całości. Dopiero na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Warunek zapewnienia niepodzielnej 14 dniowej części urlopu ma służyć spełnieniu celu urlopu wypoczynkowego jakim jest regeneracja sił pracownika po dłuższym okresie świadczenia pracy.” Mój komentarz: stanowisko to w świetle niżej przytoczonych wyroków sądowych należałoby odrzucić. Za dyskryminację w rozdzielaniu świadczeń z ZFŚS pracodawca odpowiadanie nie przed PIP, a przed sądem jeżeli uprawnieni wytoczyliby o to powództwo.
2. „Ze środków tego funduszu mogą zatem korzystać wszystkie osoby uprawnione przy zastosowaniu jednakowych, wyłącznie socjalnych kryteriów. Pracodawca nie może zatem wyłączyć prawa do ubiegania się o pomoc socjalną żadnej z ustawowo uprawnionych grup osób, np. emerytów i rencistów, ze względów poza socjalnych, choćby jeżeli nie skorzysta z możliwości zwiększenia na nich funduszu”. Pismo z 23 września 2010 r., Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, SPS-023-16975/10.
3. Wyrok SN z 20.08.2001 r., I PKN 579/00, OSNP 2003, nr 14, poz. 331.: Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
4. Wyrok SA w Lublinie z 10.10.2013 r., III AUa 752/13, LEX nr 1381448.: Przepis art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych uzależnia przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. (…) realizacja socjalnych celów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest możliwa tylko wtedy, gdy wypłacone z tego tytułu świadczenie jest ściśle związane z sytuacją materialną i rodzinną poszczególnych pracowników.
5. Wyrok SA w Łodzi z 12.10.2015 r., III AUa 120/15, LEX nr 1950540: Tymczasem środki z Funduszu winny być rozdysponowane tylko i wyłącznie według kryterium socjalnego, a nie jakiegokolwiek innego.
6. „W zakresie regulacji uprawnień do wczasów pod gruszą regulamin może przewidywać konieczność wykorzystania urlopu wypoczynkowego o określonej licznie dni: bardzo często w regulaminach pojawia się okres urlopu, analogiczny do wymaganego ustawowo limitu dla świadczeń urlopowych u tych pracodawców, którzy nie są zobowiązani do tworzenia funduszu, czyli 14 bezpośrednio następujących po sobie dni kalendarzowych. Nie jest to jednak obowiązkiem – pracodawca może ustalić zarówno wyższy, jak i niższy limit. (…) w obu przypadkach (świadczenia urlopowego i wczasów pod gruszą – K.N.) warunkiem niezbędnym do skorzystania ze świadczenia jest wypoczynek pracownika, potwierdzony okresem, na który został mu udzielony urlop wypoczynkowy”. O. Małecka, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz świadczenie urlopowe z uwzględnieniem prawa podatkowego i prawa ubezpieczeń społecznych, Gdańsk 2021, s. 115. Mój komentarz: w mojej ocenie, biorąc pod uwagę powyższe wyroki to stanowisko jest nieprawidłowe i po prostu powiela błędna praktykę. Autorka nie uzasadnia tego stanowiska w żaden sposób i nie opiera swojej argumentacji o wykładnie przepisów ani o wyroki sądowe lub stanowiska urzędowe.
7. „W ramach prowadzonej działalności socjalnej w niektórych zakładach wypłacane jest świadczenie socjalne w formie refundacji kosztów wypoczynku turystycznego organizowanego indywidualnie przez pracownika tzw. wczasy pod gruszą. jest to rodzaj pomocy finansowej udzielanej osobom, której nie korzystają ze zorgknziwoanego wypoczynku. Wczasy pod gruszą różnią się od świadczenia urlopowego tym, iż w ich przypadku nie ma warunku minimalnej liczby dni wypoczynku (14 dni). Zdarza się, iż do otrzymania refundacji niezbędne jest przedstawienie rachunków potwierdzających faktyczne odbycie wycieczki lub udowodnienie w inny sposób kosztów wypoczynku.” M. Nałęcz, Gospodarowanie środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych [w:] Fundusz Świadczeń Socjalnych, red. M. Nałęcz, Warszawa 2020, s. 177. Mój komentarz: jak najbardziej to stanowisko jest w mojej ocenie, w świetle ww. wyroków sądów prawidłowe.
8. „(…) dofinansowanie do wypoczynku wypłacane ze środków ZFŚS jest już uzależnione od kryteriów socjalnych.” M. Mądrala, Społeczny charakter świadczeń w polskim prawie pracy, Warszawa 2020, s. 498.
9. „Warunkiem wypłaty świadczenia urlopowego jest „korzystanie” przez pracownika z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 14 kolejnych dni kalendarzowych. Warunku tego ustawodawca ie przewidział w przypadku dofinansowania tzw. wczasów pod gruszą (…)”. M. Mędrala, Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Komentarz, Warszawa 2021, s. 90. Mój komentarz: jak najbardziej to stanowisko jest w mojej ocenie, w świetle ww. wyroków sądów prawidłowe.
10. „Ustawa nie uzależnia przyznania dofinansowania w formie tzw. „wczasów pod gruszą” od długości wypoczynku, tak jak jest to w wypadku korzystania ze świadczenia urlopowego. Nie oznacza to, iż warunku takiego w regulaminie nie można wprowadzić. Część pracodawców w przepisach wewnątrzzakładowych wprowadza warunek, na podstawie którego dofinansowanie jest możliwe w sytuacji wypoczynku trwającego co najmniej 14 dni kalendarzowych. Dla niektórych pracodawców jest to związane z dbałością o to, aby przynajmniej jedna część urlopu wypoczynkowego była wykorzystana w wymiarze nie krótszym niż 14 dni. Uzależnienie wypłaty dofinansowania do wypoczynku od korzystania przez pracownika z wypoczynku urlopowego w wymiarze nie krótszym niż 14 dni kalendarzowych powoduje, iż w sytuacji skrócenia wypoczynku urlopowego do 11 dni kalendarzowych, pracownikowi nie będzie przysługiwało dofinansowanie. Pozbawione możliwości korzystania z tego świadczenia będą osoby, które nie mogą korzystać z urlopu wypoczynkowego (emeryci, osoby na urlopach wychowawczych), choćby jeżeli uprawnione są do korzystania ze środków funduszu i choćby w wypadku gdy ich sytuacja socjalna będzie gorsza niż pracowników, którzy wykorzystują wypoczynek urlopowy w wymaganym wymiarze. Ponadto z tego świadczenia nie będzie mógł korzystać pracownik, dla którego jest to pierwsza praca, który uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. W tym miejscu pojawia się wątpliwość, czy takie postępowanie nie prowadzi do dyskryminacji osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń z funduszu. (…) Pracownicy, ich rodziny oraz byli pracownicy (emeryci i renciści) i ich rodziny są uprawnieni do korzystania z funduszu na podstawie przepisów ustawy. Żadne postanowienia i zapisy regulaminu tego uprawnienia nie mogą wyłączyć ani ograniczyć. Nie oznacza to jednak, iż przynależność do jednej z tych grup gwarantuje otrzymanie świadczenia. Przyznanie świadczeń z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji bytowej osoby uprawnionej. Tylko kryteria, o jakich mowa w art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s., mogą spowodować, iż osoby, które zostały uprawnione ustawowo do korzystania ze świadczeń funduszu, świadczeń tych nie otrzymają.” B. Tomaszewska [w:] Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Komentarz, wyd. II, LEX/el. 2022, art. 2, dostęp: 27.08.2023 r. Mój komentarz: w pierwszej kolejności należy wskazać, iż autorka jest niekonsekwentna w swoich wywodach. Z jednej strony wskazuje, iż można wprowadzić uzależnienie wypłaty wczasów pod gruszą od ilości dni wykorzystanych przez pracownika na wypoczynek. Ponadto wymienia osoby, które w związku z takimi postanowieniami byłyby wyeliminowane z kręgu osób uprawnionych do wczasów pod gruszą, po czym wskazuje, iż wypłata świadczeń z ZFŚS może być uzależniona tylko i wyłącznie od kryterium socjalnego.

Podsumowując powyższe wywody uznać należałoby, iż uzależnianie wypłaty świadczenia socjalnego jakim są wczasy pod gruszą, o ile pracodawca przewidział je w regulaminie ZFŚS, od innych kryteriów takich jak ilość dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego, aniżeli kryterium socjalne jest niezgodne z ustawą o ZFŚS.

Pozdrawiam, Karolina Niedzielska