Wyliczenie ekwiwalentu za urlop

Ekwiwalent za urlop nie przysługuje pracownikowi, który przez cały czas jest zatrudniony. Taka osoba musi wykorzystać przysługujący jej urlop i nie może otrzymać ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Natomiast pracownikowi, z którym ustał stosunek pracy na skutek rozwiązania umowy o pracę lub upływu terminu na jaki została zawarta umowa o pracę, przysługuje prawo do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Jak powinno wyglądać wyliczenie ekwiwalentu? Sprawdźmy.

Wyliczenie ekwiwalentu za urlop

Współczynnik ekwiwalentu podany na dany rok jest podstawą do wyliczenia ekwiwalentu za urlop. Podstawa prawna do wspomnianego współczynnika ekwiwalentu znajduje się w § 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczególnych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. 2009 nr 174 poz. 1353).

Współczynnik ekwiwalentu określa się w następujący sposób: jest to liczba wszystkich dni w danym roku pomniejszona o ilość wszystkich świąt, niedziel oraz dni wolnych od pracy jakie przypadają w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Otrzymany wynik należy podzielić przez 12 miesięcy.

Ekwiwalent za urlop – współczynnik

W 2024 roku współczynnik ekwiwalentu wynosi 20,92 zł, a to wynika z następującego wyliczenia:

• [365 dni w roku – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 soboty)] :12 = 20,92;
  250 : 12 = 20,92

Jeśli zatrudniamy pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy, to współczynnik ekwiwalentu przedstawia się następująco:

• 1/2 etatu 10,46 (20,92 × 1/2),
• 1/4 etatu 5,23 (20,92 × 1/4),
• 3/4 etatu 15,69 (20,92 × 3/4) ,
• 1/3 etatu 6,97 (20,92 × 1/3).

W przypadku wyliczania ekwiwalentu za urlop zastosowanie mają te same zasady co przy naliczaniu wynagrodzenia za urlop dla pracownika.

Ponadto przy wyliczeniu ekwiwalentu za urlop nie są brane pod uwagę takie składniki jak:

• nagrody jubileuszowe
• wynagrodzenie postojowe
• wynagrodzenie za czas choroby
• nagrody z zakładowego funduszu nagród
• odprawy emerytalne i rentowe
• inne odprawy pieniężne

Obliczenie ekwiwalentu urlopowego odbywa się na podstawie zsumowania ostatnich 12 wynagrodzeń, które należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentu w danym roku. Następnie wyliczoną kwotę należy podzielić przez ilość godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy danego pracownika (ilości godzin pracy pracownika w ciągu dnia). To mnożymy razy ilość godzin urlopu jaki powinien ten pracownik wykorzystać.

Ekwiwalent za urlop – przykładowe wyliczenie:

Przykład wyliczenia 5 dni ekwiwalentu przy wynagrodzeniu zasadniczym 4242 zł:

1. 4242 zł / 20,92 = 202,77 zł, jest to stawka za jeden dzień ekwiwalentu,
2. 202,77 zł / 8 = 25,35 zł , jest to kwota ekwiwalentu za jedną godzinę,
3. 25,35 x (5 x 8h) = 25,35 x 40h = 1013,86 zł brutto (ekwiwalent za 5 dni urlopu po 8 godzin, czyli za 40 godzin).

Przepisy jasno nie określają sposobu liczenia zaokrągleń, natomiast Państwowa Inspekcja Pracy, poparła, iż należy tu zastosować metodę matematyczną, czyli zaokrąglanie do 2 miejsc po przecinku. Czyli, o ile na 3 miejscu po przecinku występuje cyfra równa lub większa niż 5, zaokrągla się cyfrę na 2 miejscu po przecinku w górę, o ile natomiast na 3 miejscu po przecinku występuje cyfra mniejsza niż 5 – zaokrągla się w dół.

Co w przypadku gdy pracownik ma minimalne wynagrodzenie ustawowe? Oznacza to, iż ekwiwalent naliczamy od minimalnego wynagrodzenia jakie obowiązuje w danym roku, w którym umowa z tym pracownikiem ustaje. W serwisie podczas wystawiania rachunku dla pracownika za dany miesiąc, policzony ekwiwalent wpisać należy w polu “wynagrodzenie dodatkowe”. Od ekwiwalentu za urlop oczywiście naliczane są składki ZUS i podatek.