Transformacja cyfrowa usług prawnych przestała być wyłącznie domeną wielkich, międzynarodowych korporacji. W dobie AI sposób gromadzenia know-how, strukturyzacji i ponownego wykorzystania wiedzy, wyznacza nowe granice przewagi konkurencyjnej.
W typowym modelu zarządzanie wiedzą opiera się na przekazie ustnym, pamięci partnerów i rozproszonej wiedzy w wielu folderach sieciowych. Takie dane są trudne w dostępie i zwykle nieustrukturyzowane.
Przełom może pojawić się w punkcie styku dwóch dyscyplin – sztucznej inteligencji (AI) oraz projektowania prawa zorientowanego na użytkownika. Połączenie to zmienia podejście do zarządzania wiedzą – z pasywnych zbiorów do aktywnych systemów umożliwiających wyszukiwanie informacji.
Wdrożenie rozwiązań opartych na AI w strukturach kancelarii wymaga oczywiście wcześniejszej weryfikacji tych rozwiązań pod kątem ich zgodności z prawem – ten artykuł skupia się wyłącznie na architekturze informacji i zarządzaniu wiedzą.
Fundamenty zarządzania wiedzą w praktyce prawniczej
Zarządzanie wiedzą w kancelarii to powtarzalny cykl identyfikacji, weryfikacji, standaryzacji i dystrybucji zasobów informacyjnych.
W kontekście działalności kancelarii można wyróżnić dwa główne typy wiedzy:
- Wiedzę jawną – dostępne materiały, takie jak wzorce umów, wzory pism procesowych czy opinii.
- Wiedzę cichą – bezcenne, ale trudne do uchwycenia doświadczenie prawników – strategie negocjacyjne, znajomość danej branży czy tzw. know-how relacyjne.
Budowa skutecznej bazy wiedzy wymaga przejścia od modelu rozproszonego do architektury informacji. najważniejsze etapy to:
- Weryfikacja zasobów – nie każdy dokument jest wzorem; budowa bazy wiedzy wymaga usunięcia wersji roboczych, dokumentów nieaktualnych i nieprzydatnych oraz zgromadzenia wiedzy cichej (co nie zawsze będzie łatwe).
- Nadzór – wyznaczenie osób odpowiedzialnych za okresowy przegląd i aktualizację zasobów. Zarządzanie wiedzą bez stałej weryfikacji to tylko zbiór starych informacji.
Głównym problemem tradycyjnych baz wiedzy w kancelarii – poza tym, iż często po prostu nie istnieją – jest ich wysoka bariera wejścia. Informacje są rozproszone, często niespisane, a jeżeli spisane, to w formie chaotycznych notatek zrozumiałych tylko dla twórcy.
Dlatego tak ważne jest odpowiednie projektowanie informacji, które zasilą bazę wiedzy – tu można wykorzystać projektowanie informacji zorientowane na użytkownika (legal design).
Architektura informacji – baza wiedzy dla użytkowników
Legal design to metoda projektowa oparta na podejściu zorientowanym na użytkownika, łącząca analizę prawną, psychologię poznawczą, prosty język oraz architekturę informacji.
W kontekście zarządzania wiedzą użytkownikami bazy są przede wszystkim prawnicy kancelarii – od aplikantów rozpoczynających swoją praktykę, po partnerów potrzebujących szybkiej weryfikacji określonego postanowienia umownego.
Redukcja obciążenia poznawczego
Pracujemy pod presją czasu i w warunkach ciągłego napływu informacji. Projekt bazy wiedzy musi więc ograniczać wysiłek potrzebny do odnalezienia i zrozumienia zasobu.
W jaki sposób?
- Zastosowanie prostej struktury – zamiast obszernych, kilkudziesięciostronicowych dokumentów bez spisu treści, najważniejsze wnioski, podsumowania oraz rekomendacje, które powinny znajdować się na samym początku dokumentu. Sam dokument powinien być napisany maksymalnie prostym językiem.
- Hierarchia wizualna – konsekwentne stosowanie nagłówków, wypunktowań, wyróżnień i wyrazistego układu graficznego pozwala na szybkie skanowanie tekstu wzrokiem i – w konsekwencji – szybsze wyszukiwanie informacji.
Zestawienie postanowień umownych zamiast całych wzorów
Można spróbować odejść od przechowywania pełnych wzorów umów na rzecz biblioteki postanowień. Biblioteka postanowień sprawia bowiem, iż wiedza staje się gotowa do natychmiastowego użycia bez konieczności lektury całej źródłowej umowy.
W takim układzie każde wzorcowe postanowienie powinno być opisane według jednolitego standardu, na przykład:
- Treść klauzuli (w wersjach pro-klient / pro-wykonawca / neutralna).
- Komentarz prawny (nie zawsze będzie wymagany, ale przy bardziej skomplikowanych postanowieniach będzie ułatwieniem w negocjacjach).
- Powiązane orzecznictwo lub przepisy, ewentualnie sytuacja, w której postanowienie się sprawdziło.
Prosty język
W wewnętrznych dokumentach kancelarii nie ma potrzeby wykorzystywania kwiecistej retoryki, która niepotrzebnie utrudni wyszukiwanie informacji pod presją czasu.
Jasne komunikaty zapobiegną też szumowi informacyjnemu i skrócą czas wdrożenia nowych pracowników, którzy łatwiej zrozumieją precyzyjne komunikaty.
Architektura informacji – baza wiedzy dla AI
Jeśli korzystacie z AI albo planujecie to zrobić, baza wiedzy powinna być zaprojektowana również z uwzględnieniem „potrzeb” modelu językowego. Dlaczego?
Systemy AI przeliczają tekst na wektory matematyczne. Aby wyszukiwanie semantyczne i generowanie odpowiedzi przez AI było precyzyjne oraz wolne od halucynacji, dane wejściowe muszą być jasne.
Projektowanie bazy wiedzy, z której korzystać będzie model, w sposób odpowiadający potrzebom prawników z niej korzystających, może więc również usprawniać jego działanie.
Architektura treści i prosty język
Modele RAG (Retrieval-Augmented Generation – modele językowe korzystające z zamkniętych zasobów wiedzy) dzielą dokumenty na mniejsze fragmenty, a następnie analizują je w celu odnalezienia odpowiedzi na pytanie użytkownika. jeżeli dokument nie ma jasnej struktury i jest litym tekstem, proces podziału może wyrwać informację z szerszego kontekstu, doprowadzając do błędnej interpretacji przez AI.
Dlatego właśnie te same zasady, które ułatwiają wyszukiwanie wiedzy ludziom – nagłówki, akapity, prosty język – usprawniają działanie AI.
Jak?
- Rozbicie tekstu na mniejsze fragmenty – stosowanie jasnych nagłówków i zwięzłych akapitów ułatwia algorytmom poprawną segmentację tekstu.
- Jasne odniesienia – unikanie niejasnych zaimków np. w formułach „jak wskazano powyżej”, „w takim przypadku”. Zastąpienie ich precyzyjnymi odniesieniami ułatwia modelom językowym wychwycenie relacji między pojęciami.
Wszystko musi dziać się zarówno z poszanowaniem tajemnicy zawodowej i zasad wykonywania zawodu, jak i z uważną oceną wyników, które generuje AI.
Model językowy w żadnym wypadku bowiem nie może zastąpić oceny prawnej, doświadczenia ani odpowiedzialności radcy prawnego czy adwokata. Stanowi warstwę wykonawczą i analityczną.
Skuteczność takiego modelu jest jednak wprost proporcjonalna do jakości danych, na których operuje. Stare porzekadło informatyczne garbage in, garbage out (śmieci na wejściu, śmieci na wyjściu) w branży prawniczej nabiera krytycznego znaczenia.
Od czego zacząć transformację zarządzania wiedzą w kancelarii?
Wdrożenie systemu zarządzania wiedzą nie wymaga natychmiastowej rewolucji technologicznej ani zakupu wielomilionowych systemów IT. Proces można podzielić na kilka etapów, z wykorzystaniem zasobów, które są dostępne w większości kancelarii.
Jakie to etapy?
- Stworzenie standardów dokumentów kancelaryjnych – wewnętrzny dokument, który wskaże, w jaki sposób formatować pisma czy umowy, jak je nazywać i gdzie zapisywać.
- Wyznaczenie obszarów pilotażowych – wybór 2 – 3 powtarzalnych procesów (np. umowy NDA, dokumenty compliance albo pisma procesowe w sprawach pracowniczych).
- Zbudowanie ustrukturyzowanej bazy wiedzy – przygotowanie wzorcowych dokumentów z uwzględnieniem zasad, które krótko omówiłam w tym artykule.
- Wdrożenie AI –bezpieczne, zamknięte środowisko AI, zintegrowane z lokalną bazą wiedzy; przeszkolenie zespołu z zasad pracy z AI współpracującym z bazą wiedzy.
Podsumowanie
Zarządzanie wiedzą w kancelarii prawnej może stać się istotnym elementem wspierania codziennej pracy prawników, zamiast pełnić rolę archiwizacyjną.
Projektowanie baz wiedzy pozwala na osiągnięcie podwójnego celu – tworzenia zasobów intuicyjnych, prostych i użytecznych dla człowieka, a zarazem ustrukturyzowanych i czytelnych dla algorytmów AI.
Kancelarie, które jako pierwsze przejdą od chaotycznych zbiorów plików do ustrukturyzowanych, zautomatyzowanych baz wiedzy, nie tylko skrócą czas realizacji usług i podniosą jakość obsługi klienta, ale mogą zbudować przewagę strategiczną w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu rynkowym.
***
Dominika Kornet – radczyni prawna. Łączy wiedzę z zakresu prawa spółek, prawa pracy i compliance z metodologią legal design thinking. Wierzy, iż prawo może być zrozumiałe, a dzięki temu skuteczne.
