Zasada memoriałowa a zasada kasowa – sprawdź, czym się różnią zasady rachunkowości

Zasada memoriałowa wskazywana jest jako nadrzędna w rachunkowości. Stawiana bywa zwykle obok metody kasowej, stanowiącej dla niej swoistą alternatywę. Czym różnią się obie zasady? Przeczytaj artykuł i poznaj odpowiedź na to i wiele innych pytań!

Zobacz, jaka jest podstawa prawna do stosowania tych metod. Z naszego artykułu dowiesz się również, dla kogo odpowiednia będzie metoda kasowa, a kto powinien wybrać memoriał. Sprawdź, w jaki sposób podatnik powinien wskazać przychód i jego koszty uzyskania w księgach rachunkowych.

Zasada memoriałowa – co to jest?

Zasada memoriałowa (ang. the accrual principle) została poniekąd objaśniona w artykule 6. Ustawy o Rachunkowości z 29.09.1994 (Zasada memoriału i współmierności). Mówi ona o tym, iż w księgach rachunkowych należy wskazać wszystkie przychody, które firma osiągnęła w danym roku obrotowym.Należy również ująć w nich wszystkie koszty, które odnoszą się bezpośrednio do danego przychodu. To oczywiście rozliczenie podatku VAT od wystawionej faktury.

Co istotne, nie ma tutaj znaczenia, czy przedsiębiorstwo dokonało już należnej zapłaty. Memoriał w księgowości oznacza więc konieczność wskazania wszystkich przychodów i kosztów jako faktu ich wystąpienia, a nie dokonania. Najłatwiej jest wytłumaczyć tę zasadę na przykładzie:

1. zasada memoriałowa kontra przychody – pojęcie przychodu rozumiane jest przede wszystkim jako wpływ środków w zamian za przekazany towar lub zrealizowaną usługę. W przypadku zasady memoriału przychodem jest jednak fakt rozpoczęcia transakcji. Biorąc na przykład firmę sprzedającą porcelanę: klient zamówił x sztuk opakowań porcelany, ale nie opłacił jeszcze faktury. Towar został jednak przekazany zgodnie z zasadą memoriału, firma powinna odnotować zatem przychód od razu po wydaniu zamówienia – termin realnej zapłaty nie ma tutaj znaczenia;
2. memoriał kontra koszty – zasada jest analogiczna do przychodów. Przedsiębiorstwo ponosi koszty tuż po wystawieniu faktury VAT. Wyobraź sobie, iż klient zamówił w twojej firmie x sztuk opakowań porcelany, za które przedstawiliście FV. Zgodnie z art. 106i Ustawy o Podatku od Towarów i Usług, jesteś zobowiązany do wystawienia tegoż dokumentu do 15 dnia kolejnego miesiąca (od zamówienia), tym samym zaczyna na tobie ciążyć obowiązek opłacenia podatku, co już teraz generuje koszty – a nie wtedy, gdy realnie go opłacisz.

Oznacza to więc, iż w myśl zasady memoriału będziesz zobowiązany do księgowania przychodu choćby wtedy, gdy klient nie dokona zapłaty. Tak samo w sytuacji, gdy twoje przedsiębiorstwo nie opłaci jeszcze podatku za wystawioną fakturę.

Zasada memoriału w rachunkowości – jakie ma zalety?

Rachunkowość prowadzona „na bieżąco”, a więc indeksowanie poniekąd wydarzeń zamiast realnych wpływów i wydatków, ma sporo zalet. Jakie korzyści płyną ze stosowania zasady memoriału?

Jasny obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa

Metoda daje ci możliwość śledzenia częstotliwości generowania przychodów i kosztów. To z kolei pozwala na uzyskanie konkretnej informacji o tym, jakie wydatki w stosunku do korzyści finansowych przedsiębiorstwo poniosło w danym miesiącu lub okresie. Tym samym podpowiada twojej firmie między innymi czy miesięczna sprzedaż jest za niska, ile wpływów jest oczekujących – i tak dalej. Teraz wyobraź sobie, iż indeksujesz informacje w księgach rachunkowych w momencie realnego otrzymania wpłaty i poniesienia wydatku (opłacenia VAT). o ile twoja firma otrzyma wpływ za wystawioną fakturę po terminie, obraz sytuacji zostaje zaburzony. Wówczas z ksiąg rachunkowych można odczytać informacje na temat częstotliwości występowania zadłużenia, a nie odbywających się transakcji. Wiadomo bowiem, kiedy klient zapłacił, a nie, kiedy kupił. Dlatego zasada memoriału stała się podstawą w rachunkowości.

Zwiększona skuteczność odczytu ksiąg w razie kontroli

Odpowiadanie na wszelkie pytania dotyczące danych wydatków staje się zdecydowanie prostsze, gdy ich zapis zbiega się w czasie z ich zaistnieniem. Wówczas jego data będzie odpowiadała dacie wpływu lub wystawienia faktury. Indeks staje się bardziej czytelny dla obu stron; zarówno kontrolującego, jak i poddawanego kontroli. Zaletę tę potwierdza fakt, że zasada memoriału jest zalecana do stosowania przez Europejską Federację Księgowych. I to właśnie ze względu na zwiększoną przejrzystość ksiąg – czy to pod względem ich weryfikacji, czy pozyskiwania konkretnych informacji.

Czy metoda memoriałowa ma jakieś wady?

Zasada memoriału może sprawiać pewne trudności. Najważniejsze wady tego rozwiązania przedstawione zostały poniżej.

Większe skomplikowanie w stosunku do konkurencyjnej zasady kasowej

Więcej na temat tego drugiego rozwiązania przedstawimy w dalszej części tekstu. Na ten moment można jednak wskazać, iż zasada memoriału wymaga sporego zaangażowania i większego doświadczenia w rachunkowości. Osoba rejestrująca przychody i koszty będzie miała umiejętnie poruszać się między nimi a realnymi wpływami i wydatkami.

Zaburzenie płynności finansowej przedsiębiorstwa

Wyobraź sobie, iż twój klient zalega z płatnością bardzo wysokiej kwoty. Jak wspomnieliśmy, jesteś zobowiązany do wystawienia faktury VAT do 15 dnia kolejnego miesiąca. Gdy jako przedsiębiorstwo jesteś płatnikiem podatku VAT, musisz zapłacić podatek od tej transakcji. A ten niewątpliwie będzie wysoki. Brak płatności ze strony klienta oznacza konieczność rozliczenia się z kwoty, której jeszcze nie otrzymałeś.

Czym jest zasada kasowa?

Alternatywą dla zasady memoriałowej jest kasowa. Dotyczy ona księgowania realnych wpływów i wydatków. Zgodnie z jej myślą nie będziesz więc ujmować w sprawozdaniu finansowych tych zamówień, które oczekują na zapłatę przez klienta i tych kosztów, których przedsiębiorstwo jeszcze nie opłaciło. Tym samym zyskujesz jasną informację, jakie kwoty w danym okresie znajdowały się w kasie – i były z niej wyciągane. To rozwiązanie zdecydowanie łatwiejsze pod względem interpretacyjnym. Dużo lepiej mogą czuć się w nim osoby, które nie mają dużego doświadczenia w prowadzeniu czy odczytywaniu ksiąg rachunkowych.

Zasada ta, choć prostsza od memoriału, ma jednak swoje wady. Przede wszystkim nie daje możliwości długofalowej analizy płynności i sytuacji finansowej firmy. Choć dowiesz się, jak wyglądał realny obrót pieniężny w danym okresie, to nie uzyskasz informacji o tym, jakie należności oczekują na zapłatę. W „rywalizacji” zasada memoriału a kasowa, pod względem rachunkowym, „zwycięża” więc ta pierwsza. Pozwala ona na stałą kontrolę nad należnościami i zobowiązaniami firmy, a tym samym przedstawia jej realną sytuację.

Metoda kasowa a memoriałowa – różnice

Różnice między zasadą kasową a memoriałową wynikają w ogromnej mierze z powyższych akapitów. Znacznie lepiej wskazują je jednak przykłady konkretnych operacji.

1. Sprzedaż i dostarczenie towaru do odbiorcy w listopadzie 2020 roku, faktura wystawiona na początku grudnia, opłacona przez klienta w styczniu 2021 roku. Zgodnie z zasadą memoriału masz obowiązek zaindeksować przychód w listopadzie, a koszty (opłacenie podatku) w grudniu. Informacje pojawiają się w księgach z przykładowego roku 2020. Z kolei zgodnie z zasadą kasową, wprowadzisz informacje o wydatku w grudniu 2021, a o przychodzie w styczniu 2021 roku. To zaburza rzeczywisty obraz sytuacji finansowej firmy, generując przychód w roku 2021, a związane z nim koszty w 2020.
2. Twoja firma wykonuje usługę dla innego przedsiębiorcy przez dwa miesiące: w grudniu 2020 roku i w styczniu 2021 roku. Fakturę za całość usługi, tj. wykonanie konkretnego zlecenia (np. planu strategii marketingowej) wystawiasz w lutym 2021 roku. On opłaca ją w kwietniu 2021 roku, kiedy już dawno zapłaciłeś podatek od tej usługi. Zasada memoriałowa wskazuje, iż przychód masz obowiązek zaindeksować w grudniu 2020 roku. Co istotne, za jeden miesiąc; wykonywanie usługi w roku obrotowym 2020 trwało bowiem miesiąc. Zkolei koszty indeksujesz w lutym 2021. Natomiast w przypadku zasady kasowej wpływ zaindeksujesz dopiero w kwietniu 2021 roku. Tym samym firma „traci” miesiąc przychodów z roku 2020.

Metoda memoriałowa a zasada kasowa – czy można samodzielnie wybrać rozwiązanie?

O tym czy twoja firma ma możliwość wyboru między metodą kasową a memoriałową decyduje przede wszystkim sposób prowadzenia księgowości. W przypadku uproszczonej, a więc prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR) oraz ewidencji przychodów, przedsiębiorca może dokonać wyboru. Oznacza to więc, iż w rachunkowości – podczas prowadzenia ksiąg rachunkowych – nie przewiduje się prowadzenia zasady kasowej. W przypadku jej prowadzenia firma ma do czynienia z księgowością pełną i jest zobowiązana do stosowania metody memoriałowej.

Co równie istotne, nie ma możliwości zmiany między metodą memoriałową a kasową w ciągu trwania roku obrotowego. Zasady nie mogą również być łączone.

Zasada memoriałowa jest więc jedną z podstawowych w rachunkowości. Zasada kasowa znajduje swoje zastosowanie z kolei przede wszystkim w prawie podatkowym.