Zawiadomienie ZUS o kontroli – jakie elementy powinno mieć i co zrobić, jeżeli ich nie ma?

Każda kontrola rozpoczyna się formalnie od doręczenia przedsiębiorcy zawiadomienia o wszczęciu kontroli. jeżeli tak, to i nasz październikowy cykl o kontrolach ZUS nie może zacząć się inaczej.

Zawiadomienie to zwykle taka formalność, na którą kontrolowani płatnicy nie zwracają większej uwagi, traktując dokument jako, właśnie, li tylko wypełnienie formalności. Niesłusznie. Zawiadomienie jest bowiem ramą i szkieletem kontroli: określa jej granice, a przede wszystkim jej przedmiot. jeżeli płatnik dopuści do rozpoczęcia kontroli na bazie nieprawidłowo sformułowanego zawiadomienia, najprawdopodobniej nie będzie już mógł na późniejszym etapie zaradzić błędom czy przekroczeniom popełnionym przez organ w czasie kontroli. Kompetencje sądu ubezpieczeń społecznych w zakresie możliwości oceny przebiegu postępowania kontrolnego są bowiem bardziej niż ograniczone. To oznacza, iż jeżeli ZUS narusza procedurę prowadzenia kontroli, co ostatecznie wpływa na pogorszenie sytuacji płatnika w kontekście wydanej decyzji, to sąd nie ma narzędzi, aby każde błędy proceduralne ZUS ocenić i naprawić. W większości przypadków sąd nie bada bowiem przebiegu postępowania kontrolnego i ewentualnych uchybień proceduralnych popełnionych przez ZUS. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, w której doszło do rażącego naruszenia prawa przez ZUS a wydana przez organ decyzja nakłada na ubezpieczonego zobowiązanie, ustala wymiar tego zobowiązania lub obniża świadczenie.

Przepisy regulują treść zawiadomienia, jakie przedłoży nam na pierwszej wizycie inspektor ZUS. To nie tylko przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (art. 89 ust. 1a), ale czytane łącznie z nimi przepisy ustawy prawo przedsiębiorców (art. 49 ust. 7). Zawiadomienie musi zawierać:
• wskazanie podstawy prawnej;
• oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu;
• datę i miejsce wystawienia;
• imię i nazwisko inspektora kontroli Zakładu oraz numer jego legitymacji służbowej;
• oznaczenie kontrolowanego płatnika składek;
• wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
• zakres przedmiotowy kontroli;
• podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
• pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.
Dokument, który nie spełnia ww. wymagań nie może stanowić podstawy kontroli.

Z 9 punktów najbardziej będzie nas interesować „zakres przedmiotowy kontroli”. To szerokie pojęcie, które niestety przez organ kontrolny zwykle jest interpretowane odwrotnie, czyli wąsko. ZUS często przyjmuje bowiem, iż zakres kontroli to nic innego jak materia objęta kontrolą, np. prawidłowość zgłaszania ubezpieczonych do ubezpieczeń społecznych. ZUS często celowo nie wskazuje okresu, który chce kontrolować, aby w czasie kontroli, w zależności od ustaleń, móc żądać od płatnika dowolnych dokumentów, bez względu na okres. Tymczasem z najnowszego orzecznictwa wynika, iż na pojęcie „zakres przedmiotowy kontroli” składają się dwa nierozłączne elementy: przywołana już materia oraz czasookres powiązany z tą materią. Mówiąc wprost – chodzi o wskazanie lat kalendarzowych, które będzie kontrolować ZUS. Na takim stanowisku stanął Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok z 1 grudnia 2021 r., I GSK 1316/21). NSA wskazał, iż „samo określenie materii podlegającej kontroli prowadzi do sytuacji, iż kontrolowany co najwyżej domyśla się, iż czasookres przedmiotowy kontroli obejmuje wszystkie okresy rozliczeniowe, oprócz tych objętych przedawnieniem. Kontrolowany natomiast nie może się domyślać co będzie przedmiotem kontroli (jaki okres będzie kontrolowany).” Jest to stanowisko, któremu można wyłącznie przyklasnąć.

Co zatem jeżeli zawiadomienie nie zawiera czasokresu jako elementu określenia przedmiotu kontroli? Według sądu pociąga to za sobą skutek określony w ustawie prawo przedsiębiorców – zawiadomienie nie może stanowić podstawy do przeprowadzenia kontroli. Co zatem należy zrobić? jeżeli płatnik otrzyma takie niepełne zawiadomienie powinien złożyć sprzeciw. Sprzeciw musi być pisemny i posiadać uzasadnienie. Co ważne, sprzeciw wstrzyma kontrolę. Inspektor ma 3 dni na jego rozpatrzenie – może go uwzględnić, co będzie skutkowało przedłożeniem prawidłowego zawiadomienia, albo odrzucić (wydaje wtedy postanowienie o kontynuowaniu czynności kontrolnych). Postanowienie organu można zażalić (zażalenie przez cały czas będzie rozpatrywane przez ZUS). Dopiero nieskuteczna ścieżka odwoławcza w ZUS da podstawę do zaskarżenia czynności do sądu administracyjnego. Podobną ścieżkę należy obrać, jeżeli zawiadomienie szczęśliwie wskazuje okres kontroli, ale ZUS prosi nas o dokumenty wykraczające poza tenże okres. Również na taką czynność powinno się złożyć sprzeciw.

Jeśli w ferworze kontroli płatnik nie pomyśli o złożeniu sprzeciwu na błędne zawiadomienie, to w zasadzie traci możliwość ochrony swoich praw na dalszym etapie (poza wyjątkiem, o których była mowa wyżej). ZUS oczywiście ma świadomość takiego ukształtowania przepisów i dlatego naruszenia przepisów proceduralnych przez organ w czasie kontroli wcale nie należą do rzadkości. W interesie wszystkich kontrolowanych płatników jest dokładna analiza zawiadomienia o kontroli, aby płatnik miał świadomość czego kontrola dotyczy i jakiego okresu. Tylko w ten sposób płatnik będzie miał szanse przygotować się do kontroli i bronić swoich praw.