5 dokumentów HR najczęściej podpisywanych online

Chcesz poznać 5 najczęstszych dokumentów HR podpisywanych online? Cyfrowe podpisywanie dokumentacji kadrowej znacząco usprawnia procesy w firmie, oszczędzając czas i pieniądze. Dzięki podpisowi elektronicznemu, zarówno kwalifikowanemu jak i zaawansowanemu, działy HR mogą zarządzać dokumentacją pracowniczą bez zbędnych wydruków i przesyłek kurierskich. Elektroniczny obieg dokumentów HR to klucz do zwiększenia efektywności całej organizacji. Zapraszamy do lektury, by dowiedzieć się, kiedy podpis online w HR jest przydatny!

W naszym artykule znajdziesz:

• Podpis elektroniczny – co warto o nim wiedzieć?
• 5 najczęstszych dokumentów HR podpisywanych online
• Podsumowanie

Podpis elektroniczny – co warto o nim wiedzieć?

W dobie cyfryzacji procesów biznesowych szczególnie istotne staje się bezpieczne i efektywne podpisywanie dokumentów bez konieczności ich fizycznego obiegu. Dlatego coraz częściej wykorzystywany jest podpis elektroniczny. To rozwiązanie, które znacząco upraszcza i przyspiesza sposób, w jaki firmy zarządzają dokumentacją. Wyróżniamy 3 rodzaje e-podpisów, różniących się poziomem bezpieczeństwa i mocą prawną: prosty, zaawansowany i kwalifikowany.

Podpis kwalifikowany zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i wiarygodności dokumentów elektronicznych – ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny i jest uznawany w całej Unii Europejskiej zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. Jest niezbędny w przypadkach, gdy wymagana jest forma pisemna, np. przy umowach o pracę. Z kolei podpis zaawansowany, choć nie ma mocy prawnej równej podpisowi kwalifikowanemu, wystarcza do podpisywania większości umów i dokumentów w relacjach biznesowych.

Wdrożenie elektronicznego podpisywania dokumentów w dziale HR przynosi liczne korzyści, takie jak:

• oszczędność czasu – podpisywanie dokumentów trwa zaledwie kilka minut,
• redukcja kosztów związanych z drukowaniem i wysyłką dokumentów,
• przyspieszenie procesów rekrutacyjnych i kadrowych,
• łatwiejsze zarządzanie dokumentacją,
• zwiększenie bezpieczeństwa dzięki weryfikacji tożsamości podpisującego.

5 najczęstszych dokumentów HR podpisywanych online

Wdrożenie podpisu online w działach HR przyspiesza procesy kadrowe i eliminuje konieczność fizycznego spotkania z pracownikiem w celu podpisywania umów i innych dokumentów kadrowych. Oto 5 dokumentów HR najczęściej podpisywanych online:

• umowy o pracę – podpisywane dzięki podpisu kwalifikowanego mają pełną moc prawną zgodnie z Kodeksem pracy. Dzięki temu możesz zatrudniać pracowników zdalnie, bez konieczności spotkania osobistego;
• aneksy do umów o pracę – zmiana warunków zatrudnienia, np. zmiana stanowiska, wynagrodzenia lub czasu pracy mogą być podpisywane online;
• umowy cywilnoprawne – umowy zlecenia czy o dzieło mogą być skutecznie zawierane online, co znacząco przyspiesza współpracę z zewnętrznymi specjalistami;
• dokumenty poufności (NDA) – szybkie i bezpieczne podpisywanie online dokumentów o zachowaniu poufności chroni wrażliwe dane Twojej firmy;
• regulaminy i polityki firmowe – skuteczne wdrażanie i aktualizowanie wewnętrznych dokumentów z potwierdzeniem zapoznania się przez pracowników.

Podsumowanie

Wdrożenie elektronicznego podpisywania dokumentów w działach HR to krok w kierunku nowoczesnego zarządzania kadrami. Podpis online w HR to nie tylko wygoda, ale przede wszystkim znaczące oszczędności czasu i pieniędzy oraz zwiększenie bezpieczeństwa dokumentacji pracowniczej. W erze pracy zdalnej i rozproszonych zespołów, elektroniczne podpisywanie staje się standardem nowoczesnych organizacji. Zachęcamy do wprowadzenia rozwiązań SIGNIUS w Twojej firmie – przekonaj się, jak mogą usprawnić codzienną pracę działu HR i całej organizacji!

Umów się na bezpłatną konsultację biznesową – zobacz, jak możesz usprawnić proces podpisywania dokumentacji w swojej firmie.