5 najczęstszych problemów z połączeniem spółek

Połączenie spółek to wieloetapowy i dość skomplikowany proces. Nasze doświadczenie pokazuje, iż w tym obszarze istnieje kilka kwestii, które mogą sprawiać dodatkowe trudności. W tym wpisie omawiamy 5 z nich. Skupiamy się przy tym na łączeniu się spółek z ograniczoną odpowiedzialnością w drodze przejęcia.

1. Udział podmiotów zagranicznych

Wspólnikami łączących się spółek często są spółki zagraniczne. Ta okoliczność stanowi dodatkowe wyzwanie, ponieważ rodzi konieczność potwierdzenie aktualności danych spółki oraz jej reprezentacji.

W tym przypadku pomocne okazują się zagraniczne rejestry handlowe. Jednak nie we wszystkich krajach istnieją odpowiedniki naszego KRS[1], a choćby jeżeli podobne rejestry funkcjonują, to często nie zawierają wszystkich potrzebnych informacji.

Konieczność uzyskania dodatkowych zgód

Umowy spółek lub wewnętrzne dokumenty obowiązujące w grupach kapitałowych łączących się spółek mogą zawierać obowiązek uzyskania dodatkowych zgód. Mowa tu np. o zgodach:

• zgromadzenia wspólników na podpisanie planu połączenia przez zarząd;
• Rady Nadzorczej na połączenie spółek;
• innych organów wspólnika, w szczególności w przypadku wspólników będących podmiotami zagranicznymi.

Występowanie takich obowiązków trzeba zweryfikować już podczas planowania połączenia. Wczesne rozpoznanie tego typu zapisów umożliwi uzyskanie konkretnych zgód na odpowiednich etapach procesu.

Ta kwestia ma istotne znaczenie, ponieważ brak uzyskania stosownej zgody, może w pewnych przypadkach stanowić formalną przeszkodę przeprowadzenia połączenia spółek (w zależności od sposobu sformułowania dodatkowego obowiązku w tym zakresie).

Określenie parytetu wymiany udziałów

Określenie stosunku wymiany udziałów spółki przejmowanej na udziały spółki przejmującej (parytet wymiany) jest obowiązkowym elementem planu połączenia – chyba, iż w toku danego połączenia nie dochodzi do takiej wymiany[2].

Podstawą ustalenia parytetu wymiany jest porównanie wartości łączących się spółek. Dokonując odpowiednich obliczeń, ustala się, ile nowych udziałów w kapitale zakładowym spółki przejmującej zostanie przyznanych wspólnikom spółki przejmowanej. Ilość nowych udziałów powinna wynikać z ustalonego parytetu wymiany, a nie zostać określona dowolnie.

W niektórych przypadkach może się okazać, iż ze względu na obliczony parytet wymiany konieczne będzie przyznanie wspólnikom dopłat pieniężnych. Ich wysokość trzeba wskazać w planie połączenia.

Wybór formy publikacji planu połączenia

Plan połączenia powinien zostać ogłoszony w MSiG[3], a także w inny sposób określony w umowie spółki[4] (o ile taki sposób został wskazany).

Każda ze spółek powinna zadbać o ogłoszenie planu we własnym zakresie. Natomiast, aby usprawnić proces spółki mogą się porozumieć i złożyć wspólny wniosek o ogłoszenie[5].

Alternatywnie plan może zostać opublikowany na stronie internetowej spółki[6]. Taka opcja pozwala uniknąć długiego oczekiwania na publikację w MSiG oraz związanych z tym kosztów.

Plan połączenia powinien zostać opublikowany na stronie internetowej spółki w sposób ogólnie dostępny tak, aby każdy zainteresowany mógł się z nim zapoznać. Jako spełnienia tego obowiązku nie można potraktować np.:

• publikacji planu na portalu społecznościowym;
• umieszczenie planu na portalu z ogłoszeniami;
• opatrzenie pliku z planem hasłem.

Warto wiedzieć, iż publikacja planu przez jedną z łączących się spółek nie zwalnia z tego obowiązku pozostałych spółek.

O czym pamiętać decydując o formie publikacji planu połączenia?

Niezależnie od wybranego sposobu publikacji, w każdym przypadku trzeba pamiętać o zachowaniu odpowiedniego terminu.

Dodatkowo trzeba pamiętać, iż złożenie wniosku o ogłoszenie planu połączenia / ogłoszenie planu połączenia na stronie internetowej jest powiązane z dniem wyceny spółek. Tą ostatnią należy przeprowadzić na dowolny dzień w miesiącu poprzedzającym złożenie wspomnianego wniosku lub ogłoszenie planu na stronie internetowej.

Obowiązki wykonywane po połączeniu spółek

Do połączenia spółek dochodzi z chwilą wpisu do KRS[7]. Trzeba jednak pamiętać o obowiązkach wykonywanych już po tym zdarzeniu.

Należą do nich np. o ogłoszenie o połączeniu[8] czy aktualizacja danych we adekwatnych rejestrach. W grę wchodzą również obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i ustawy o rachunkowości.

Źródłem większości omawianych obowiązków są zapisy innych regulacji niż KSH[9]. Z tego względu ich należyta identyfikacja i odpowiednie zabezpieczenie nie zawsze są łatwym zadaniem. Zakres tzw. obowiązków post-mergerowych oraz terminy ich wykonania warto określić już w toku połączenia. Zaplanowanie działań usprawni realizację szeregu następczych obowiązków.

Potencjalnych problemów może być więcej

Przedstawione zagadnienia mają w praktyce duże znaczenie i występują w toku procesu połączenia bardzo często, o ile nie zawsze (w przypadku niektórych z nich). Nie są to jednak jedyne problematyczne kwestie, jakie mogą się pojawić.

Kluczowe jest więc to, by pamiętać, iż każde połączenie spółek wymaga indywidualnego podejścia oraz zaplanowania. Dlatego w razie potrzeby służymy pomocą i zapraszamy do kontaktu.

[1] Krajowy Rejestr Sądowy

[2] Art. 499 § 1 pkt 2 Kodeksu spółek handlowych

[3] Monitor Sądowy i Gospodarczy

[4] Art. 500 § 2 Kodeksu spółek handlowych

[5] Art. 500 § 3 Kodeksu spółek handlowych

[6] Art. 500 § 2¹ Kodeksu spółek handlowych

[7] Krajowy Rejestr Sądowy

[8] Art. 508 Kodeksu spółek handlowych

[9] Kodeks Spółek Handlowych