Alert legislacyjny. Monitor ekranowy obowiązkowym elementem wyposażenia na stanowisku biurowym

W dniu 2 listopada 2023 r. w Dzienniku Ustaw zostało opublikowane rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. To pierwsza nowelizacja tej liczącej już 24 lata regulacji. Zmiany technologiczne, które zaszły od tego czasu, z pewnością uzasadniają podjęcie się przez prawodawcę zmiany tego aktu prawnego.

Wskutek wzmiankowanej zmiany, w najbliższym czasie pracodawcy będą musieli przyjrzeć się realizacji norm BHP na stanowiskach biurowych, a w razie konieczności odpowiednio te stanowiska dostosować do nowych przepisów. Zmiany będą mieć znaczenie także w przypadku stanowisk pracy pracowników zdalnych.

Wejście w życie nowelizacji rozporządzenia w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe

Omawiana nowelizacja wejdzie w życie już z dniem 17 listopada 2023 r.

Kolejną ważną datą jest dzień 16 maja 2024 r. W przypadku stanowisk utworzonych przed dniem wejścia w życie nowelizacji, tj. do dnia 16 listopada 2023 r. włącznie, pracodawcy będą mieli czas właśnie do dnia 16 maja 2024 r. na dostosowanie tych istniejących już wcześniej stanowisk pracy do minimalnych wymagań BHP oraz ergonomii określonych w znowelizowanym rozporządzeniu.

Powyższe oznacza, iż w przypadku utworzenia nowego stanowiska pracy w dniu 17 listopada 2023 r. lub później niezbędne będzie stosowanie przepisów znowelizowanego rozporządzenia. Z kolei po dniu 16 maja 2024 r. rozporządzenie będzie znajdowało zastosowanie do wszystkich stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, tj. zarówno nowych, jak i tych już istniejących (wyjątkiem będzie jedynie sytuacja, w której praca przy komputerze na danym stanowisku nigdy nie przekracza połowy dobowego wymiaru czasu pracy).

Wyposażenie stanowiska pracy w monitor ekranowy

Najważniejszą zmianą wynikającą ze znowelizowanego rozporządzenia jest wprowadzenie nowego pkt 1.2 do załącznika, stanowiącego integralną część rozporządzenia. Zgodnie z nim:

„W przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.”

W praktyce oznacza to, iż na stanowisku pracy, na którym pracownik pracuje przez ponad połowę swojego dnia pracy z wykorzystaniem laptopa, konieczne będzie zainstalowanie stacjonarnego monitora ekranowego. Jedyną alternatywą dla monitora ekranowego jest wyposażenie stanowiska pracy w spełniającą odpowiednie wymagania podstawkę.

Obok tego, co szczególnie ciekawe, obowiązkowym elementem wyposażenia stanie się także dodatkowa klawiatura (odrębna od tej wbudowanej w laptopa).

Obowiązek zapewnienia przez pracodawcę szkieł kontaktowych

Inną ciekawą zmianą wynikającą z rozporządzenia nowelizującego jest obowiązek zapewnienia pracownikom szkieł kontaktowych korygujących wzrok, alternatywnie do zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok. Warunek powstania odpowiedniego uprawnienia po stronie pracownika pozostaje taki sam jak dotychczas w przypadku okularów korekcyjnych – musi wynikać to z zaleceń lekarza.

Monitory ekranowe dla pracowników zdalnych

Nowelizacja przepisów w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe będzie mieć znaczenie dla pracowników zdalnych.

W większości przypadków, to pracownik zdalny bierze odpowiedzialność za stan BHP na swoim stanowisku pracy. Zgodnie z art. 67[31] § 6 Kodeksu pracy, przed dopuszczeniem do pracy składa on swojemu pracodawcy oświadczenie dotyczące zapoznania się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Wobec powyższego, absolutnym minimum dla pracodawców zatrudniających pracowników zdalnych jest aktualizacja informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz przekazanie tak zaktualizowanej informacji pracownikom zdalnym. Przy okazji przekazania tak zaktualizowanej Informacji wskazane jest pouczenie pracowników zdalnych, iż niedostosowanie stanowiska pracy zdalnej do nowych przepisów w terminie do dnia 16 maja 2024 r. będzie skutkować koniecznością powrotu do biura.

Jeżeli jednak pracodawca nie chce przerzucać na pracowników zdalnych kosztów wynikających ze zmian w przepisach, może rozważyć zaopatrzenie ich w monitory ekranowe na swój koszt. Obok zakupu i przekazania takiego urządzenia przez samego pracodawcę, w grę może wchodzić także refundacja całości lub części kosztów zakupu monitora ekranowego i/lub klawiatury. W takim wypadku, warto przewidzieć odpowiednie rozwiązanie w obowiązującym w zakładzie pracy regulaminie pracy zdalnej, co może pozwolić m.in. na zwolnienie kwoty takiego dofinansowania z zaliczki na podatek dochodowy oraz ze składek na ubezpieczenia społeczne.