Automatyzacja procesów księgowych. Co wdrożyć, by naprawdę odczuć różnicę?

Automatyzacja procesów księgowych pozwala ograniczyć błędy, skrócić czas obsługi faktur i zapewnić zgodność z przepisami. W LOGITO automatyzacja obejmuje nie tylko OCR i workflow, ale także kontrolę limitów akceptacji, integrację z GUS i białą listą VAT oraz weryfikację kwot na etapie opisu faktur. Jak te funkcje wspierają zespoły finansowe w codziennej pracy?


Automatyzacja procesów księgowych pozwala ograniczyć błędy, skrócić czas obsługi faktur i zapewnić zgodność z przepisami. W LOGITO automatyzacja obejmuje nie tylko OCR i workflow, ale także kontrolę limitów akceptacji, integrację z GUS i białą listą VAT oraz weryfikację kwot na etapie opisu faktur. Jak te funkcje wspierają zespoły finansowe w codziennej pracy?

Jak automatyzacja procesów księgowych zwiększa efektywność pracy?

LOGITO automatyzuje przyjmowanie i obieg faktur, umożliwiając księgowości bieżący wgląd w status dokumentów oraz wspierając jej funkcję kontrolingową w firmie. Powiadomienia przypominają o terminach akceptacji, a historia obiegu dokumentu pozwala śledzić każdy etap – od rejestracji do zaksięgowania.


System umożliwia dodawanie komentarzy przy dokumentach, co upraszcza współpracę między osobami opisującymi faktury a zespołem księgowym. W przypadku wykrycia nieprawidłowości możliwe jest cofnięcie dokumentu do osoby opisującej z precyzyjną informacją, co wymaga poprawy.


„Automatyzacja procesów księgowych to nie tylko krótszy czas obsługi dokumentów, ale przede wszystkim większa przewidywalność finansowa w firmie i mniej stresu w codziennej pracy zespołu.” – mówi Mariusz Lęcznar, dyrektor produktu LOGITO.

Jak działa OCR i integracja z GUS w księgowości?

OCR w LOGITO automatycznie odczytuje dane ze skanowanych faktur papierowych oraz elektronicznych (PDF), przypisując je do odpowiednich pól w systemie. Przed zaksięgowaniem osoba odpowiedzialna, np. asystent ds. księgowości, gwałtownie weryfikuje poprawność danych, co pozwala wyłapać ewentualne nieścisłości. Takie rozwiązanie eliminuje potrzebę manualnego przepisywania danych, przyspiesza proces opisu faktur i zmniejsza liczbę pomyłek.


Z kolei integracja z bazą GUS umożliwia automatyczne pobranie danych kontrahenta na podstawie numeru NIP. To ułatwia weryfikację poprawności danych dostawcy. LOGITO automatycznie sprawdza również kontrahenta na białej liście VAT, redukując ryzyko błędów i odpowiedzialności solidarnej.


Natomiast dla faktur w walutach obcych dostępna jest integracja z NBP, która automatycznie pobiera kursy walut z dnia wystawienia faktury. Pozwala to na poprawne przeliczenie wartości dokumentu, zapobiega powstawaniu różnic kursowych i umożliwia prawidłowe zaksięgowanie.

Jak LOGITO wspiera kontrolę faktur?

Platforma LOGITO automatycznie weryfikuje zgodność kwot na fakturze z podsumowaniem stawek VAT (tzw. tabelą VAT) oraz wykrywa duplikaty dokumentów już na etapie wprowadzania, co pozwala oszczędzić dodatkową pracę później.


Natomiast opis faktury, np. przypisanie do odpowiedniego projektu czy kosztu, weryfikuje osoba odpowiedzialna. Zapobiega to nie tylko podwójnemu wprowadzeniu faktury, ale także eliminuje błędy związane z opisem faktury, co pozwala uniknąć późniejszych korekt i dodatkowej pracy.


W LOGITO można dostosować limity akceptacyjne do polityki finansowej firmy, a system automatycznie je kontroluje. jeżeli kwota faktury przekracza ustalony próg, dokument trafia do osoby posiadającej odpowiednie uprawnienia, która może ją zatwierdzić lub odrzucić w ramach swojej roli akceptanta.


W ramach obiegu faktur w LOGITO dostępna jest funkcja tabeli VAT oraz kalkulatora VAT, która pozwala zweryfikować, czy cała kwota faktury oraz poszczególne stawki VAT zostały poprawnie policzone. Umożliwia to szybkie obliczenie wartości netto, brutto i podatku dla różnych stawek VAT, usprawnia proces opisu i minimalizuje ryzyko błędnych obliczeń.


„ Firmy wdrażają obieg faktur, żeby usprawnić proces, skrócić czas akceptacji i zyskać lepszą kontrolę nad limitami oraz danymi kontrahentów. LOGITO automatyzuje te elementy, dzięki czemu procesy przebiegają szybciej i zgodnie z polityką zakupową firmy” – zaznacza Marcin Kandefer, dyrektor obsługi klienta LOGITO.

Jak rozpocząć automatyzację procesów księgowych w firmie?

Wdrożenie automatyzacji księgowości warto rozpocząć od analizy obecnych procesów i identyfikacji powtarzalnych czynności, które zajmują najwięcej czasu. Pierwszym krokiem jest ujednolicenie sposobu gromadzenia wszystkich faktur w jednym systemie – papierowe są skanowane, elektroniczne trafiają z maila, a faktury z KSeF importowane automatycznie. Następnie proces obejmuje odczyt danych z faktur (OCR), a później przechodzi do etapu opisu, merytorycznej weryfikacji i przypisania kosztów.


Następnie wdraża się OCR, integrację z GUS i białą listą VAT oraz kontrolę limitów akceptacji. Dodatkowo warto założyć bazę kontrahentów, aby mieć miejsce do przypinania faktur i uporządkowania danych w systemie. To gwałtownie przekłada się na mniejsze obciążenie Działu Finansów i Księgowości oraz ograniczenie liczby błędów.


W LOGITO możliwe jest etapowe wdrożenie automatyzacji – od pojedynczych modułów po pełne workflow w całym dziale księgowym.

Chcesz dowiedzieć się, jak automatyzacja procesów księgowych może odciążyć Twój zespół i zmniejszyć liczbę błędów? Sprawdź, jak działa LOGITO w praktyce i poznaj możliwości, które wspierają finanse w rosnących firmach.


>>>Umów się na bezpłatne demo<<< lub skontaktuj się: [email protected], aby porozmawiać o wdrożeniu automatyzacji w Twojej organizacji.