Wyobraź sobie, iż prowadzisz projekt. W ciągu miesiąca do twojej skrzynki przychodzi wiele e-maili z fakturami. Każdą wiadomość musisz otworzyć, przeczytać, pobrać faktury z załączników, zapisać je na dysku, a potem stworzyć tabelę z zestawieniem wszystkich faktur i przekazać ją do księgowości. Brzmi jak mnóstwo pracy, prawda? Na szczęście są to zadania i proces, które da się automatyzować! Dziś pokażę ci, na czym polega automatyzacja i w jaki sposób z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi możesz zautomatyzować zbieranie faktur lub innych dokumentów i robienie zestawień.
Uwaga! Tę automatyzację możesz wykorzystać również do innych zadań, nie tylko do zbierania faktur! Przykłady takich zadań znajdziesz na końcu artykułu, w części „Inne pomysły na wykorzystanie tej automatyzacji”.
Automatyzacja: co to takiego?
Automatyzacja to proces, który pozwala oszczędzać czas: zamiast wykonywać jakieś zadania manualnie, wykorzystujemy specjalne oprogramowanie, które (częściowo lub całkowicie) wykonuje za nas jakąś sekwencję zadań. Innymi słowy: określamy, co ma zostać wykonane i kiedy, a potem cieszymy się z efektu i uwolnionego czasu.
Automatyzacja procesu zbierania faktur krok po kroku
W dzisiejszym artykule pokażę ci, w jaki sposób krok po kroku zbudować automatyzację, która zrealizuje następujący proces:
- Do skrzynki Gmail przychodzi e-mail z fakturą w załączniku.
- Oznaczasz e-mail etykietą „faktura”.
- Etykieta uruchamia automatyzację, która:
- Pobiera załącznik z fakturą i zapisuje go w wybranym folderze na Dysku Google.
- W zestawieniu faktur zlokalizowanym na Dysku Google tworzony jest rekord dla tej faktury. W rekordzie w kolumnach zapisują się najważniejsze informacje takie jak: nazwa pliku, data wpływu, nadawca, link do faktury na Dysku.
- Potem tylko przekazujesz osobie z księgowości link do arkusza z zestawieniem faktur i voila.
Wystarczy jedno kliknięcie, aby faktura trafiła z maila na dysk i do zestawienia faktur. Zyskasz dzięki temu czas, który będziesz mógł/mogła wykorzystać na bardziej kreatywne zadania… albo na odpoczynek!
Do zbudowania automatyzacji wykorzystamy cztery narzędzia:
- Make – narzędzie, w którym zaprojektujemy automatyzację,
- Gmail – skrzynka e-mailowa,
- Dysk Google – dysk w chmurze, na którym będą zapisywane faktury.
- Google Sheets – arkusz kalkulacyjny, w którym zostanie stworzone zestawienie faktur.
Krok 1: Stwórz folder, w którym będą przechowywane faktury
Zaloguj się na swój Dysk Google i stwórz w nim folder, w którym chcesz gromadzić faktury. Na przykład:
Krok 2: Stwórz arkusz kalkulacyjny, w którym będzie przechowywane zestawienie faktur
Załóżmy, iż chcemy w nim zbierać następujące informacje:
- Data wpływu (czyli dzień otrzymania maila z fakturą).
- Nadawca.
- E-mail nadawcy.
- Nazwa pliku z fakturą.
- Link do faktury (aby umożliwić pobranie faktury z Dysku Google).
Krok 3: Skonfiguruj automatyzację w serwisie Make
Zaloguj się na swoje konto w Make. Do przygotowania automatyzacji wykorzystamy gotowy szablon. Aby go znaleźć, z menu po lewej stronie wybierz zakładkę „Templates”, a następnie w okienku wyszukiwania (znajdującym się w prawym górnym rogu ekranu) wpisz „Save Gmail emails and attachments to Google Sheets and Google Drive”.
Kliknij kartę znalezionego szablonu:
Z menu po lewej stronie wybierz opcję „Create new scenario from template”. Otworzy się strona, na której będziemy mogli rozpocząć konfigurację automatyzacji. Zobaczysz cztery ikonki, które obrazują cztery kroki naszej automatyzacji:
- Pierwszy krok to skrzynka Gmail: Make sprawdza, czy w skrzynce pojawiły się jakieś wiadomości oznaczone etykietą „faktura”.
- Drugi krok to ponownie skrzynka Gmail: w ramach tego kroku Make pobierze dane załączników.
- Trzeci krok odpowiada za zapisanie pobranych załączników na Dysku Google.
- A czwarty krok – za uzupełnienie informacji o załączniku w zestawieniu w arkuszu Google Sheets.
Pozostaje nam teraz skonfigurowanie poszczególnych kroków. Na początku zmień nazwę automatyzacji (możesz to zrobić w lewym górnym rogu), a następnie kliknij pierwszą ikonkę.
W oknie konfiguracji uzupełnij:
- Connection: połączenie z twoją skrzynką Gmail. jeżeli korzystasz z Make po raz pierwszy, skonfiguruj połączenie ze swoim kontem Google dzięki tej instrukcji: Instrukcja konfiguracji połączenia między Make i kontem Google (lub skorzystaj z instrukcji w języku angielskim).
- Folder: wybierz nazwę folderu z twojej skrzynki Gmail, w której Make będzie szukał e-maili oznaczonych etykietą „faktura”.
- Filter type: wybierz „Gmail filter”.
- Query: wpisz instrukcję, której Make będzie używał do odszukania odpowiednich e-maili. W naszym przypadku będzie to: has:attachment label:faktura, co oznacza:
- has:attachment – wiadomości, które posiadają załącznik,
- label:faktura – wiadomości, które są oznaczone etykietą „faktura”.
- Mark email message(s) as read when fetched: decyzja, czy wiadomość powinna zostać oznaczona jako „odczytana”, kiedy zostanie pobrana przez Make.
- Maximum number of results: maksymalna liczba wiadomości, które zostaną jednorazowo pobrane.
Kliknij „OK”, aby zapisać.
W drugim kroku niczego nie musimy konfigurować:
W trzecim kroku wybieramy folder, w którym Make ma zapisywać pobrane załączniki:
W ostatnim kroku skonfigurujemy zapisywanie danych o załącznikach w zestawieniu. Zobacz jak to zrobić na poniższym filmie.
Prawidłowa konfiguracja powinna wyglądać następująco:
I gotowe!
Krok 4: Testowanie
Teraz możemy przetestować działanie automatyzacji.
- Na początku folder „__FAKTURY” jest pusty.
- Tabela w pliku „Projekt_XYZ_Zestawienie_faktur” również jest pusta.
- Na moją skrzynkę e-mailową przyszła wiadomość.
- Oznaczam ją etykietą „faktura”.
- W Make klikam w przycisk „Run Once”, znajdujący się w lewej dolnej części ekranu.
- Kiedy proces w Make się zakończy, sprawdzam, czy plik z fakturą został zapisany na Dysku Google.
- Sprawdzam, czy dane załącznika zapisały się w zestawieniu.
Automatyzacja działa!
Krok 5: Ustawienie częstotliwości automatyzacji
Pozostaje tylko ustawić częstotliwość, z jaką automatyzacja ma się uruchamiać:
Uwaga! Nie ustawiaj zbyt dużej częstotliwości, jeżeli chcesz korzysta z bezpłatnego planu Make.
Jednostką rozliczeniową w Make są tzw. operacje (ang. operations) – czyli działania, które Make wykonuje, żeby zrealizować daną automatyzację. Automatyzacja opisana w tym artykule wykorzystuje:
- 1 operację na sprawdzenie, czy w skrzynce mailowej pojawiły się maile oznaczone etykietą “faktura”,
- 1 operację na pobranie 1 załącznika,
- 1 operację na zapisane 1 załącznika,
- 1 operację na dodanie 1 rekordu do arkusza kalkulacyjnego.
Przykładowo:
- Jeśli po uruchomieniu automatyzacji zostanie znaleziony 1 maila z 1 załącznikiem, automatyzacja „zużyje” 4 operacje. jeżeli automatyzacja będzie uruchamiana 1 raz dziennie codziennie, w ciągu miesiąca automatyzacja „zużyje” ok. 120 operacji.
- Jeśli zostaną znalezione 2 maile, z których każdy będzie miał 1 załącznik, automatyzacja „zużyje” 7 operacji. Uruchamiana 1 raz dziennie codziennie w ciągu miesiąca „zużyje” ok. 210 operacji.
- Jeśli zostaną znalezione 3 maile, z których każdy będzie miał 1 załącznik, automatyzacja „zużyje” 10 operacji. Uruchamiana 1 raz dziennie codziennie w ciągu miesiąca „zużyje” ok. 300 operacji.
- etc.
Liczba operacji wykorzystanych podczas danego uruchomienia automatyzacji jest oznaczona cyfrą znajdującą się w chmurce nad ikoną danego etapu procesu. Na przykład:
W planie bezpłatnym w ciągu miesiąca mamy do dyspozycji 1000 operacji. Po przekroczeniu tego limitu w danym miesiącu uruchomienie automatyzacji zostanie wstrzymane. Możesz wtedy przejść na wyższy pakiet w Make albo dokupić pakiet dodatkowych operacji (bez przechodzenia na wyższy plan).
Dlatego warto sprawdzać, ile operacji wykorzystuje nasza automatyzacja i rozsądnie ustawiać częstotliwość jej uruchamiania (np. raz dziennie, zamiast co minutę).
Co jeszcze można zautomatyzować? Inne pomysły na wykorzystanie tej automatyzacji
Automatyzacja przedstawiona w tym artykule jest uniwersalna – możesz wykorzystać ją również do optymalizacji ss automationinnych procesów, które polegają na pobraniu załącznika z maila i zapisaniu jakichś informacji na jego temat.
Na przykład:
- zbieranie prac nadsyłanych na konkurs;
- zbieranie zgód na wykorzystanie wizerunku od uczestniczek i uczestników warsztatów;
- zbieranie kart obiegowych od pracowniczek i pracowników organizacji;
- tworzenie zestawienia rachunków do zapłacenia w danym miesiącu (np. rachunek za Internet, telefon, prąd, czynsz, etc.).
A jeżeli nie korzystam z Google?
Aplikacje, które zostały wykorzystane w tej automatyzacji, są przykładowe. jeżeli nie korzystasz z Gmaila, możesz, zamiast niego wykorzystać np. integrację z Outlook. jeżeli nie korzystasz z Dysku Google – możesz wykorzystać np. integrację z OneDrive. Katalog aplikacji, które można wykorzysta w automatyzacjach w Make, jest bardzo szeroki!
Koniec wykonywania powtarzalnych zadań. Podsumowanie!
Jeśli zdarza ci się wykonywać powtarzalne zadania i chcesz sobie tę pracę ułatwić, spróbuj wykorzystać automatyzacje! Zaoszczędzony czas będziesz mogła/mógł wykorzystać na ciekawsze zadania, wymagające kreatywności i skupienia, albo na… odpoczynek!
A jakie zadania ty chciałabyś/chciałbyś zautomatyzować?
Dodatkowe materiały:
- Jak AI może ci pomóc w odpowiadaniu na często zadawane pytania?
- Jak sztuczna inteligencja może ci pomóc w nauce?
- Smart notes – inteligentne notatki, które zwiększą twoją produktywność
- Mapy myśli, czyli uczenie się przez skojarzenia
- Jak się efektywnie uczyć? Przydatne techniki i narzędzia
- Make Academy – bezpłatny kurs e-learningowy pozwalający lepiej poznać działanie Make
